審計檔案

審計檔案工作是指審計機關對審計檔案進行的收集、整理、保管、利用、編製、統計、鑒定和移交，以及對下級審計機關審計檔案管理工作的指導和監督。我國審計檔案工作實行統一領導，分級管理的原則。審計署主管部門的審計檔案工作，同時接受國家檔案行政管理部門的指導和監督；地方各級審計機關的審計檔案工作，接受上級審計機關和同級檔案行政管理部門的指導和監督。省級以上審計機關應設檔案管理機構，市（地）級審計機關設專職檔案管理人員，縣級審計機關設專職或兼職檔案管理人員。審計檔案管理機構和檔案人員的職責是：

（1）認真貫徹執行國家關於審計檔案管理工作的法規，依法建立本機關的審計檔案管理工作規章、制度；

（2）組織、指導和監督本機關各部門審計文件材料的立卷和歸檔工作；

（3）按照國家有關規定，做好審計檔案的收集、整理、保管、利用、調研、統計工作，為審計工作服務；定期對本機關庫存審計檔案進行鑒定，如期移交應由同級檔案館保管的審計檔案；

（4）對下級審計機關的審計檔案管理工作進行指導和監督，有計劃地開展檢查、總結、培訓、研究等活動。

審計檔案管理應遵循我國檔案工作的基本原則，即集中統一管理原則、完整與安全的原則和方便利用的原則。同時還應建立實行誰審計誰立卷、審結捲成、定期歸檔的現任制度；採取按職能分類、按項目立卷、按單位排列的立卷方法。按照立卷歸檔現任制要求，審計文件材料的收集、整理、立卷由審計組負責；審計案卷的質量檢查由相關審計業務部門負責；審計案卷的接收由機關檔案管理部門負責。

1．審計文件材料立卷管理

（1）審計文件材料立卷的原則

①歸入審計案卷的文件材料必須是審計監督項目或審計調查項目實施過程中形成的專門性業務文件材料；

②審計文件材料的組合要遵循其形成規律和特點，保持內在的歷史聯繫，區別不同價值，便於保管和利用；

③審計文件材料的排列要符合規範化要求，一般應分為“結論性文件材料”、“證明性文件材料”、“立項性文件材料”三個單元。

（2）審計文件材料立卷的基本要求

①為確保審計檔案中文件材料的合法、有用、有效，在案卷內容上，要做到“完整”與“精練”。 “完整”是指每一個年度審結的審計項目和完成的調查項目案卷要收集齊全；每一項目所產生的審計文件材料要收集齊全；每一案卷內重要文件的各次稿本要收集齊全。

“精練”是指在立卷時要嚴格按照審計文件材料的保存價值決定取捨。審計文件材料與行政文件材料一般不得混合立卷或重複立卷。未經核實的或與審計事項無關的文件材料、不重要的文件修改稿不得歸入審計案卷。

②為便於審計檔案的安全保管和提供利用，要做到案卷封面整潔、書寫規範，文件整齊有序、組裝嚴密。

（3）審計文件材料的收集範圍 凡記錄和反映審計機關在履行審計監督或審計調查任務中直接形成的文件、筆錄、證據、電報、信函的原件或複製件，照片、聲像磁帶、電腦軟盤、光碟，以及與項目有關的其他文件材料，均屬審計檔案的收集範圍。如，審計機關在執行審計監督和審計調查任務中，根據《審計法入《審計法實施條例》和《中國審計規範》製作和使用的各種審計公文；審計實施類文書；審計項目管理文件；審計項目往來文件；與審計項目有關的各種舉報材料和其他有關文件。不歸入審計檔案的文件有：

①與具體審計項目無關的行政文書和審計綜合管理性文件；

②未用作審計依據，或未經核實的證明性文件材料；

③審計所依據的法規、政策文件中無關的條款及其他參考材料；

④未經領導審簽的文件草稿；

⑤其他不應歸入審計檔案的文件材料。

（4）審計文件材料的組卷方法

①審計文件材料的組合採用按職能分類，按項目立卷，按單元排列的基本方法。一個審計項目可立一個卷或幾個卷，多卷項目在分卷時應防止割斷卷內文件材料的聯繫性。一般情況下，不得把幾個審計項目的文件材料合併為一個卷。

②跨年度的審計項目，在項目審計終結的年度立卷。

③行業審計項目的綜合報告與子項目的審計結果報告合併立卷，各子項目的審計文件材料另行立卷。

④定期審計項目的總體審計方案與綜合審計報告單獨立卷，對定期審計範圍內各被審計單位進行審計形成的文件材料另行立卷。

⑤建設項目預算、概算執行情況，年度決算、項目竣工決算和開、復工前審計均以項目為單位立卷。

⑥經濟責任年度審計、期滿審計或離任審計以項目為單位立卷。

⑦審計行政複議項目，由受理複議的審計機關按項目立卷。原審計機關收到的複議文件材料，可在審計案卷中設“第四單元”存入。審計行政應訴項目，由應訴審計機關單獨立卷。

⑧專項審計調查項目，按項目立卷。

（5）審計案卷內文件材料的排列規則

①項目審計產生的文件材料，一般應按三個單元排列：結論性文件材料；證明性文件材料；立項性文件材料。

②各單元內每份或每組文件材料之間的排列規則是：正件在前，附件在後；定稿在前，修改稿在後；批複在前，請示在後；批示在前，報告在後；重要文件在前，次要文件在後；匯總性文件在前，原始性文件在後。

（6）審計文件材料的立卷程序

①審計方案經批准后，審計組應確定本項目立卷現任人，並提出明確要求。立卷現任人應備置專門卷夾，做好立卷準備工作。

②項目審計實施開始后，立卷責任人要隨著審計程序各個環節的完成，及時收集本審計項目的文件材料，並認真檢查每一份文件材料的內容、格式是否完整、合規，手續是否完備，字跡是否清晰。

③項目審計終結以後，立卷責任人要對本審計項目的全部文件材料進行系統地整理，進一步做好文件材料的鑒別和篩選工作，並按照規定進行排列。

④整理審計案卷如遇有個別審計文件材料與行政文件或審計綜合管理文件在內容上相互交叉，難以劃分時，應在保證審計檔案完整的前提下確定取捨。必要時，可在審計檔案和行政文書檔案中“同時立卷”。

⑤對立卷責任人整理出的項目審計文件材料，由審計組長或相關業務部門負責進行檢查，發現不符合要求之處，應責成立卷責任人進行補救。

⑥檢查合格后，編寫頁號、卷內文件目錄、填製備考表、書寫案卷封面等；此外，還要做好審計案卷裝訂工作和審計證物的處理工作。

2．審計文件材料歸檔管理

審計文件材料歸檔管理工作，主要包括歸檔存放、保管和利用等項工作。主要內容是：

（1）審計文件材料的歸檔，必須堅持以項目審計案卷為單位進行交換，無特殊情況，不得向檔案部門移交單份文件材料。

（2）對準備歸檔的審計案卷，由相關審計業務部門在事先逐卷檢查合格的基礎上，登記造冊，填寫“審計檔案移交清冊”（一式兩份人 由機關檔案人員逐卷清點驗收，移交人和接收人在清冊上簽字蓋章。

（3）審計案卷的歸檔時間不得遲於該審計項目結束后次年六月底之前。

（4）對於不存入審計案卷但尚有參考價值的文件材料，可由業務部門自行保存和使用；確無價值的可經業務部門派專人審查后銷毀。

（5）應當依據有關審計檔案保管期限的規定進行審計檔案的鑒定；應當按照審計案卷的保存價值確定審計檔案的保管期限（永久、長期、短期）。

（6）在划完保管期限的基礎上，按“年度一組織機構”或“年度一審計類別”的方法排列和編目。

（7）審計檔案的密級和保密期限，按卷內文件的最高密級確定，並按有關規定做出標識。

（8）審計機關應按規定設置專用庫房，建立健全保管制度，定期進行保管狀況檢查。

（9）積極開展審計檔案的利用工作，借閱一般只限於審計機關內部。

（10）審計文件資料的銷毀，對於失去使用價值的審計信息資料，應根據其重要性確定最短保管期限，到期銷毀時應編造清冊，報經審計組織主管負責人批准，同時銷毀時應有專人監督，並將銷毀情況報告負責人，並在檔案中註銷。