告知函

告知對方有關情況的文書

告知函和答覆函十分接近。它們的主要區別在於主要區別是答覆對方所詢問問題,而告知函則是告知對方有關情況。告知函的正文通常包括兩項內容。一是告知原由。說明制發本函的原因。二是告知事項。簡明扼要地敘述告知對方有關事項的具體內容及應注意的問題。

寫法


一標題

函的標題一般由發文機關、事由和文種構成,有時也可以只由事由和文種構成。

二正文

1.開頭。寫行文的緣由、背景和依據。
一般來說,去函的開頭或說明根據上級的有關指示精神,或簡要敘述本地區、本單位的實際需要、疑惑和困難。
復函的開頭引用對方來文的標題及發文字型大小,有的復函還簡述來函的主題,這與批複的寫法基本相同。繼而,有的復函以“現將有關問題復函如下”一類文種承啟語引出主體事項,即答覆意見。
2.主體。寫需要商洽、詢問、答覆、聯繫、請求批准或答覆審批及告知的事項。
函,或去函和復函的事項一般都較單一,可與行文緣由合為一段。如果事項比較複雜,則分條列項書寫。
⒊ 。如果行文只是告知對方事項而不必對方回復,則結語常用“特此函告”、“特此函達”。若是要求對方復函的,則用“盼復”、“望函復”、“請即復函”等語。請批函多以“請批准”、“請大力協助為盼”、“望能同意”、“望准予××是荷”等習慣用語收束。復函的結語常用“特此復函”、“特此回復”、“此復”等慣用語。也有的函不寫結語。

注意問題


1.注意批請函與請示的區別,向有隸屬關係的上級機關請求指示、批准事項用請示。而向沒有隸屬關係的業務主管機關請求批准有關事項,則用請批函。主管機關答覆請求審批事項,用審批函。
2.開門見山,直奔主題。無論去函還是復函,都不要轉彎抹角,切忌空話、套話和發空泛的議論。
3.一文一函,簡潔明了。
4.語言要規範得體,並體現函的用語特色。發函要使用平和、禮貌、誠懇的語言,對主管機關要尊重、謙敬,對級別低的單位要平和,對平行單位和不相隸屬的單位要友善。切忌使用生硬、命令性的語言。復函,則態度要明朗,語言要準確,避免含糊籠統、猶豫不定。

舉例


例一

告知函
敬啟者:
我方三月十日致貴方函諒悉,故在函曾中強調我方第816號單交貨之重要,務必將貨物於四月三十日前運達。
貨物雖已運出,但尚未接到貴寄來的任何資料,除取消本訂單外,別無選擇。因為我方顧客堅持交貨日期,這樣做實出無奈,至感遺憾。
發函者

例二

告知函
敬啟者:
貴方訂購貨物的出口許可證已獲批准。貨物即於八至十天內製伯完成,特此奉告。我方建議,以見到由中華人民共和國中國銀行開出不可撤消信用證時付款。
我方一接到貴方確認書後,信用證就已開出,而貨物即行啟運並將文件寄出,作為向銀行結帳任據。
敬上
發函者