遼寧省行政執法文書檔案管理辦法

遼寧省人民政府法制辦公室遼寧省檔案局關於印發《遼寧省行政執法文書檔案管理辦法》的通知

遼政法發[2009]17號

各市人民政府，省政府各廳委、各直屬機構：

為加強我省行政執法文書檔案管理工作，保證行政執法檔案的完整與安全，推進依法行政，現將《遼寧省行政執法文書檔案管理辦法》印發給你們，自2009年12月1日起施行。

遼寧省人民政府法制辦公室 遼寧省檔案局

二○○九年十月二十八日

第一條　為加強行政執法文書立卷歸檔和管理工作，保證行政執法文書檔案的完整與安全，推進依法行政，根據《中華人民共和國檔案法》及國家有關規定，結合我省實際，制定本辦法。

第二條　本省行政區域內縣級以上人民政府所屬的行使行政執法職權的行政機關和法律、法規授予行政執法職權的具有管理公共事務職能的組織，以及受行政執法機關委託從事行政執法的機構（以下統稱行政執法單位），應當遵守本辦法。

法律、法規、規章或國務院有關部門對行政執法文書檔案管理另有規定的，從其規定。

第三條　本辦法所稱行政執法文書，是指行政執法單位在依法實施行政處罰、行政許可、行政強制、行政徵收或者徵用等行政執法活動（以下統稱行政執法活動）中形成的法律文書。

行政執法文書是行政執法活動的真實記錄，是行政執法單位檔案的重要組成部分。

第四條　行政執法單位應當將行政執法活動中形成的全部檔案作為機關檔案的一部分集中交由檔案部門統一管理，任何個人和部門不得據為己有或者拒絕歸檔。

第五條　行政執法單位受理案件后，承辦人員應當立即收集、整理該案件的行政執法文書。案件辦結后，歸檔的行政執法文書材料應當真實、準確、法律手續完備。

第六條 行政執法單位在行政執法活動中形成的下列文書材料應當歸檔：

（一）行政處罰。包括立案審批材料、詢問材料、其它證據材料、行政處罰告知書、陳述材料、聽證材料、處罰決定書、送達回證、執行憑證、結案文書等。

（二）行政許可。包括行政許可（含變更或延續行政許可，下同）申請書、行政許可補正告知書、受理憑證、當場或實地審查材料、聽證材料、檢查（勘驗）筆錄、招標（拍賣）情況材料、檢驗（檢測、檢疫）結果、專家評審（鑒定）意見、准予行政許可或不予行政許可的書面決定書、撤回（撤銷）行政許可決定書、行政許可註銷手續等書。

（三）行政強制。包括採取行政強制措施的批准文件、現場筆錄、查封（扣押）或解除查封（扣押）清單、督促催告的書面材料、當事人陳述申辯記錄、行政強制決定書、代為履行材料、申請法院強制執行材料、法院裁定等。

（四）行政檢查。行政許可后的跟蹤監督檢查和日常監督檢查情況所形成的材料，包括現場勘查（書面檢查）記錄、詢問筆錄、檢查結論、現場採取的措施等。

（五）其他行政執法活動。複核、鑒定性材料，當事人申請及提供的材料，其它有關證據材料，行政執法機關的審查意見。

（六）省檔案行政管理部門規定的其他材料。

第七條　卷內行政執法文書材料，一般應當保存原件。重份的文書材料應當剔除。照片應當寫好文字說明，隨紙質文件一起立卷。

第八條　行政執法文書應當組成案卷，一般應當一案一卷。材料頁號超過200頁的，也可以一案數卷。涉及國家機密、商業秘密、個人隱私的案件，可以一案二卷，即正卷和副卷。行政執法文書檔案應當採用軟卷皮裝訂。

採用簡易程序的行政執法案件檔案，應當依案號順序組成案卷。

第九條　行政執法文書可以選擇下列兩種順序排列：

一是行政（處罰、許可等）決定書和送達回證在前，其餘文書按照辦案時間順序排列；

二是行政（處罰、許可等）決定書和送達回證在前，其餘文書按照法律文書、證據文書、其他文書設置分類順序排列。

第十條　行政執法文書檔案的卷內材料應當按照排列順序，採用阿拉伯數字逐張編頁號。凡有文字的頁面都應當編號，頁碼的位置正面在右上角，背面在左上角。一本案卷編一個流水頁號。案卷封面、卷內文件目錄、卷內備考表、卷底不編頁碼。

第十一條　案卷內每份行政執法文書材料填寫一個順序號。卷內文件目錄應當按照卷內行政執法文書材料排列順序逐份登記，標明所在頁號。“頁號”一欄，只有最後一份文件填起止號，其餘各份文件只填起始號。

第十二條　組卷前應當對行政執法文書材料進行檢查。對破損或褪色的材料，應當進行修補和複製。紙面過小的書寫材料，應當加貼襯紙。紙張大於卷面的材料，應當按案卷大小摺疊整齊。對字跡難以辨認的材料，應當附上抄件。需要附卷的信封要打開平放，郵票不得撕掉，材料上的金屬物全部剔除乾淨。

第十三條　案卷封面所列的各個項目，應當用耐久性字跡逐項填寫齊全，書寫要工整。

封面的第一行，填寫行政執法單位的全稱；“自××××年 ××月至××××年××月”欄，填寫立案日期和正式執罰結束日期；“歸檔號”欄，填寫行政執法單位給本卷宗歸檔時保管序號。

第十四條　行政執法文書材料應當製作成案卷。案卷歸檔前由案件主要負責人檢查質量，符合規定要求的，應當簽字確認。不符合規定要求的，應當重新整理。

第十五條　歸檔的照片、影片、錄音帶、錄像帶、磁帶、磁碟、光碟等載體的檔案管理，應當按照國家有關規定執行，並與同一案件的案卷互設參見號。

第十六條　歸檔的證物，凡是能夠附卷保存的，應當裝入案卷或者證物袋。裝入證物袋的，應當在證物袋上寫明名稱、數量、特徵、來源。

易腐、易爆、易燃、有毒的證物，因不適於保存，可以拍成照片附卷，原物應當依法處理。

第十七條　案卷檢查合格后，應當在案卷卷皮上端的空白處加蓋歸檔章。案卷歸檔后，如果該案卷仍有需要歸入案卷的材料，應在備考表中註明。

第十八條　歸檔的行政執法文書應當按年度，一案一號。結案后，由案件承辦單位整理立卷，於次年三月份前移交本單位檔案管理機構，也可以由辦案人隨時立卷，直接向本單位檔案管理機構移交歸檔。部門內各機構形成的行政執法文書檔案應當歸入本部門檔案管理機構統一保管。

第十九條　重大行政執法活動及適用一般程序的行政處罰案卷保管期為永久，適用簡易程序的行政執法案卷保管期為定期，定期分為10年、30年、50年等。

第二十條　行政執法單位內部需要調閱行政執法案卷的，應當履行審批手續。外單位或個人查閱行政執法案卷的，應當按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國政府信息公開條例》和《遼寧省政府信息公開規定》的規定執行。

第二十一條　縣級以上人民政府應當建立行政執法案卷評查制度，將行政執法檔案管理納入本地區依法行政評議考核指標體系。

第二十二條　對在行政執法檔案收集、整理、保護等方面成績顯著的單位或者個人，檔案行政管理部門或者行政執法單位應當給予表彰和獎勵。

第二十三條　有下列行為之一的，由縣以上檔案行政管理部門責令限期整改，情節嚴重的，依照《中華人民共和國檔案法》、《行政機關公務員處分條例》、《遼寧省檔案條例》等法律、法規的規定，對直接負責的主管人員和直接責任人給予行政處分，涉嫌犯罪的，依法追究刑事責任：

（一）未按照本《辦法》要求集中管理檔案的；

（二）未按照規定歸檔、不按期移交或者接收檔案的；

（三）擅自塗改檔案內容或者偽造檔案材料的；

（四）檔案保管機構明知所保存的檔案面臨危險而不採取措施，造成檔案損失的；

（五）損毀或者擅自銷毀檔案的。

行政執法單位有前款行為的，由縣以上檔案行政管理部門給予通報批評。對有前款所列行為的行政執法人員，其所在行政執法單位可以依照有關規定給予批評教育、離崗培訓、調離執法崗位、取消執法資格等處理。

第二十四條　行政複議、行政賠償案件檔案管理，參照本辦法執行。

第二十五條 本辦法自2009年12月1日起施行。