oa實施

oa實施對oa廠商而言是項目的結尾，但對oa諮詢而言只是開始，其目的不僅僅是軟體的安裝和技術實現，還包括最終的企業管理實效。

1.制度、人員的保證

OA辦公系統往往涉及單位各個部門及人員，涉及面較廣，其引入的新的管理理念和模式很大程度上改變了員工傳統的作業習慣。因此，OA辦公系統在推廣過程中，難免要遇到各種阻力。因此，要從制度上、人員上加以保證。在實際操作中，萬戶會將OA辦公系統的實施制度化，制定OA辦公系統運行的規定及一整套實施細則，明文要求系統的使用；同時，在人員方面，要求單位領導帶頭堅持使用，不使系統卡在某些關鍵的審批環節。此外，萬戶還倡導在實施過程中，各部門之間要充分協調配合，充分利用OA辦公系統的信息共享平台，以促進系統迅速、切實地應用起來。

2.重視數據遷移與數據共享

信息系統建設中有一句老話，即“三分技術、七分管理、十二分數據”。如今的OA辦公系統建設的核心，就是要打破傳統的信息孤島現象，對數據資源進行統一規劃，並制定統一的數據標準和建立整個OA辦公系統共享的中心資料庫。在OA實施推進的過程中，需要整合舊系統遺留的歷史數據，並存在結構複雜或不規範、數據量浩大、數據不全或者有誤等多種情況。如果不能對這些已有數據進行正確的整理和遷移，常常會讓新的OA辦公系統成為空殼，無法支持業務的順利開展。而整理數據的工作往往耗時費力。為此，萬戶在實施過程中十分重視數據遷移與數據共享，投入足夠的人力物力。同時，萬戶OA還允許用戶方便地自定義各種業務流程和表單、和其他系統進行數據整合、生成各種統計報表，並預留良好的介面，方便信息數據的導入導出，最大限度地減少使用者的重複勞動。

3.人性化的設計與管理

萬戶認為，OA辦公系統本身設計上要增加一些人性化的東西，比如：領導工作繁忙，可將一些非關鍵的流程交由其他崗位掌握進度；在審批的界面可以設定一些常用的審批語言，以供點擊選擇，可以盡量簡化審批流程；在內部簡訊、郵件功能上可以設定自定義群組，實現簡訊、郵件有針對性的群發等等。這些人性化的設計能讓用戶體會到信息化帶來的便利。從而更樂於接受系統。事實上，為了更好地做到人性化，萬戶OA部署了大量的自定義工具，包括：首頁門戶自定義、知識管理平台、工作流程平台、自定義模塊平台，自定義關係平台，以及大量的設置和開關與支持以上模塊定義的基礎自定義內容，如：數據表自定義、表單自定義、頻道自定義等，通過這些人性化的功能或工具，讓企業對系統的控制力大大加強，在日常的使用中不再過分依賴軟體開發商，能夠讓系統迅速適應管理的變革，能夠讓軟體系統為用戶真正創造更多價值。

4.全面的用戶培訓

對用戶的培訓決定了OA辦公系統的使用程度，用戶培訓是成功實施OA辦公系統的重要因素。萬戶通過對理論、系統功能、使用操作、數據採集等方面的內容進行不同層次的培訓，使用戶明確OA原理、相關管理理論和具體的OA實施方法，從而提高人員的技術水平和素質，提高全員對實施OA項目根本意義的認識，並提高他們的積極性和主動參與意識。

第一階段：入門級應用階段入門級應用階的主要任務有兩個：一是選擇平台先進的OA產品，為OA系統未來深層次應用構建良好基礎平台；二是保障系統的快速上線，儘快建立組織級協同方式的新的習慣和模式。不積跬步無以至千里，第一階段實施是否成功直接決定了整個OA項目的成功與否。如何保證第一階段的成功呢：選擇平台先進的OA產品，然後保證最大範圍的最基本應用。讓企業全體員工包括領導都真正參與進來，先使用最基本最常用的功能。深圳的OA系統建設公司多如牛毛，據不完全統計，在深圳區域做OA系統的公司多達兩千多家，而專業從事OA系統建設的公司又多達幾十家，如果說比較專業化的OA系統建設公司，在深圳區域贏客創想網路技術股份有限公司是目前為止OA系統建設領域比較專業化的OA系統製作公司，贏客創想製作的OA系統在深圳眾多領域都獲得過良好的市場效應。第二階段：深化應用階段在大量OA系統的實施案例中，現實情況往往是：每個部門的管理水平不同，對OA系統的應用深度也會不同。文檔如山的注重文檔管理；知識變化快的注重知識管理；流程繁雜的部門領導重視流程梳理和效率；項目經理注重過程和跨部門信息對稱；企業高層領導者注重結果等等。因此，有必要在第二階段進行OA系統二次實施：以部門為中心的管理深化，通過OA系統把部門管理的難點、重點通過深度實施來好好解決。由於入門級應用階段就選擇了平台先進的OA產品，深化應用階段的修改、調整、擴展等OA系統二次開發內容，就會比較順利地完成。第三階段：整合應用階段在這一發展階段，企業信息化進程一般已經達到一個比較深的層次，不少企業內部同時擁有兩個或兩個以上的業務系統，為了消除信息孤島、實現協同管理，整合是必須的。可擴展、可集成、擁有靈活開發介面的平台型OA產品才能滿足這一階段的協同管理需求。第四階段：柔性管理階段企業信息化發展的最終目標是實現柔性管理，這就要求OA系統能夠應需而變，與企業戰略緊密結合協調發展，靈活性和開放性俱佳的平台型OA是最好的選擇。獨立OA實施集中在前兩個階段。細分起來主要包含以下幾方面：安裝->調研->初始化->培訓->上線。作為通達OA系統調研主要是以下內容（見附件）。建議如下內容在實施工程師到現場前企業做初期調研，將內容資料收集完全。

九思軟體的核心團隊成功服務過成千上萬的客戶，九思軟體公司也在今年榮獲“中國管理軟體項目成功率第一”的大獎，其接近100%的驗收率，相比市場上的低成功率，必然有值得大家關注的成功內涵。

結合十幾年的諮詢和實施經驗，九思軟體提出了“團隊、工具、方法論，一個都不能少的”的實施理念，提煉了基於企業整體信息化規劃，結合客戶個性化需求的個性化成功地圖，在該地圖中，為幫助企業IT戰略通往成功之路，實施階段需要在團隊建設、工具完善和管理方法論上下足功夫。

項目經理的人選要求是具備一定軟體技術的、更強調非技術方面的顧問諮詢、項目管理的綜合素質很強的人才。有效控制項目質量、項目進度、帶領團隊成功完成項目實施，是九思軟體項目經理的職責，而不是合同簽訂下來，派個會用產品的低端技術員去裝好產品就了事了。以項目經理為中心，搭建領導小組、項目辦公室、應用小組、技術小組、諮詢小組，形成團隊，這將是項目推進和成功的基礎。

項目團隊從軟體應用的角度，幫助客戶的實現管理落地。項目經理總在想方設法使客戶的OA系統發揮效益，而不是只要驗收付款就萬事大吉。同一個軟體交給不同的企業去用，他們的應用效果絕不一樣。項目經理的一個重要任務就是結合客戶的實際業務情況，指導客戶將已有功能用的爐火純青，使普通用戶能得到滿足需求的、美觀的、易用的、有創意的、靈活的、變通的功能應用，從而幫助客戶實現系統應用效果最大化。

協同OA系統的實施是一個複雜的系統工程，因為一方面OA系統的實施是全員的，涉及面很廣，一方面OA系統的實施涉及到眾多業務系統的集成，是跨系統的，另一方面OA系統的實施周期較長，不是三五天可以解決問題，因此，若要全面提高項目的實施效率，必須藉助於先進的工具。

九思軟體在協同OA系統的實施過程中，首先會採用項目管理軟體，對OA系統的整個項目進行階段劃分、人員分工、任務分解、文檔共享、過程協作和資源調度，並且通過OA系統雙系統運作的方式，為客戶提供更快的融入和學習支撐，在實施過程中，還提供了專家支持系統對項目中的問題處理進行專家診斷和問題排除，同時，實施過程中，提供了各種專業的電子工具，幫助對過程進行質量控制，這些都將大大提高實施的效率。

所謂標準化實施管理方案，是通過項目管理理論的支撐，對項目過程進行標準化的質量控制，九思軟體作為ISO9000質量管理體系認證的企業，一般情況下，都會嚴格都參照成熟的項目管理體系，對項目進程進行全過程管控，將項目劃分成7個關鍵階段，每個階段拆分成5-8條核心任務，每項目任務責任到人、設定完成和交付標準，並且通過過程文檔的交付和檢查，對項目進行多維度質量管控，從而保證最終的上線會是可靠的、可用的、可交付的，從而大大提高了用戶的滿意度。