跟單

跟單員的定義Documentary Handler 跟單員是指在企業運作過程中，以客戶訂單為依據，跟蹤產品，跟蹤服務運作流向的專職人員。（不能兼職，替代）所有圍繞著訂單去工作，對出貨交代負責的人，都是跟單員。

跟單員還有其他的英文解釋：Quality Control

跟單英文walkthrough的直譯 ,意思是從業務的起始一直到業務的結束——一般都是到財務做賬結束——一整套業務流程的。跟單就是跟著這些已經發生的業務所留下的證據——各種證據、單據、報表等——對業務流程進行重複模擬。

⒈ 全面準備並了解訂單資料（客戶制單、生產工藝、最終確認樣、面/輔料樣卡、確認意見或更正資料、特殊情況可攜帶客樣），確認所掌握的所有資料之間製作工藝細節是否統一、詳盡。對指示不明確的事項詳細反映給相關技術部和業務部，以便及時確認。

⒉ 務必保證本公司與外加工廠之間所有要求及資料詳細並明確、一致！（最好要有文字證明）

⒊ 事先儘可能多地了解各加工廠的生產、經營狀況並對工廠的優/劣勢進行充分評估，做到知根知底。

⒋ 跟單員言行、態度均代表本公司，因此與各業務單位處理相應業務過程中，須把握基本原則、注意言行得體、態度不卑不亢。嚴禁以任何主觀或客觀理由對客戶（或客戶公司跟單員）有過激的言行。處理業務過程中不能隨意越權表態，有問題及時請示公司決定。

⒌ 預先充分估量工作中問題的潛在發生性，相應加強工作力度，完善細化前期工作，減少乃至杜絕其發生的可能性。不以發現問題為目的，預先充分防範、工作中重複發掘、及時處理問題並總結經驗，對以後的工作方式和細則進一步完善方為根本之道。

6. 訂單跟單員與訂單負責人（操作員）要保持密切的聯繫，出於雙方的利益著想，多與對方溝通，將問題降到最低限度。

⒈ 面/輔料到廠后，督促工廠最短時間內根據發貨單詳細盤點，並由工廠簽收。若出現短碼/少現象要親自參與清點並確認。

⒉ 如工廠前期未打過樣品，須安排其速打出投產前樣確認，並將檢驗結果書面通知工廠負責人和工廠技術科。特殊情況下須交至公司或客戶確認，整改無誤後方可投產。

⒊ 校對工廠裁剪樣版後方可對其進行版長確認，詳細記錄后的單耗確認書由工廠負責人簽名確認，並通知其開裁。

⒋ 根據雙方確認后的單耗要與工廠共同核對面/輔料的溢缺值，並將具體數據以書面形式通知公司。如有欠料，須及時落實補料事宜並告知加工廠。如有溢余則要告知工廠大貨結束後退還我司，並督促其節約使用，杜絕浪費現象。

⒌ 投產初期必須每個車間、每道工序高標準地進行半成品檢驗，如有問題要及時反映工廠負責人和相應管理人員，並監督、協助工廠落實整改。

⒍ 每個車間下機首件成品后，要對其尺寸、做工、款式、工藝進行全面細緻地檢驗。出具檢驗報告書（大貨生產初期/中期/末期）及整改意見，經加工廠負責人簽字確認后留工廠一份，自留一份並傳真公司。

⒎每天要記錄、總結工作，制定明日工作方案。根據大貨交期事先列出生產計劃表，每日詳實記錄工廠裁剪進度、投產進度、產成品情況、投產機台數量，並按生產計劃表落實進度並督促工廠。生產進度要隨時彙報公司。

⒏ 針對客戶跟單員或公司巡檢到工廠所提出的製作、質量要求，要監督、協助加工廠落實到位，並及時彙報公司落實情況。

⒐ 成品進入后整理車間，需隨時檢查實際操作工人的整燙、包裝等質量，並不定期抽驗包裝好的成品，要做到有問題早發現、早處理。盡最大努力保證大貨質量和交期。

⒑ 大貨包裝完畢后，要將裁剪明細與裝箱單進行核對，檢查每色、每號是否相符。如有問題必須查明原因並及時相應解決。

⒒ 加工結束后，詳細清理並收回所有剩餘面料、輔料。

⒓ 對生產過程中各環節（包括本公司相應部門和各業務單位）的協同配合力度、出現的問題、對問題的反應處理能力以及整個定單操作情況進行總結，以書面形式報告公司主管領導。

13.在檢查過程中一定要公平，客觀。不能收到廠家的一點點好處，而忘了自己的職責.

1）要有較好的外語基礎，掌握一定的專業外語，同時至少對（面料/服裝）生產流程有基本上的了解：接單--備料--開裁--掃粉（如有車花或釘珠）/排花（如是喱士排花款）--車縫--手工--后整--查貨--包裝等等。

2）接單：清楚明白不同客戶對樣辦款式及風格上的需求，在跟客戶接單時，能及時發現一些生產上可能出現的問題，誘導客戶接受既具他的產品獨特風格而又適於大貨生產的產品（注意：“是否適合於生產大貨”這一點是做樣辦時特別重要考慮到的！！！因為，如果難度太大而不是普遍工廠能到好，那麼無疑就是大大提高了生產成本……），把客戶各項要求清楚地標明在辦單上。

3)布產：A.讓紙樣師傅做圖稿的同時安排備料，認真做到跟進每工序的進度並記錄生產過程中碰到的每個問題、需注意的事項、每種物料的用量及各工序生產工時以作成本核算的基本資料。

4）看辦：樣辦完成後，可請本廠設計師一起看辦（這個對於初入門的跟單員相當重要，可以從中學到一些技術上的東西），看看這辦是否已做到如你從客戶那了解到的他所要的樣辦。

5）成本資料：樣辦寄給客戶后就得做成本資料存檔及給客戶報價，這一項需要特別謹慎認真。大家都知道，如果成本出了點錯或是報價出錯，會對以後這個款的大貨帶來很大損失……

跟大貨生產要求：

1）有較好的外語基礎，掌握一定的專業外語，同時至少對服裝生產流程有基本上的了解：接單--備料--開裁--掃粉（如有車花或釘珠）/排花（如是喱士排花款）--車縫--手工--后整--查貨--包裝

2）接單：特別注意與跟辦同事銜接好相應款式在做辦時存檔的資料----這部分工作得特別細心，如：做辦時是這樣做，而客戶已要求大貨更改另外的做法。

3）布產：將生產單及各工序在做辦時遇到的問題、修改方法以及人客意見的資料分發給各相應工序。

4）跟進生產：多到車間走走，向各工序的管理人員了解各款大貨在生產過種中所碰到的問題，如有必要，需向客戶反映問題及建議或徵求意見……

5）貨期及質量：跟進貨期的同時要讓QC控制好質量……

6）出貨箱單資料：需預先提供出箱裝單資料給船務部用於做報關資料……

7）包裝出貨：一般情況下，不同客戶有不同的嘜頭、嘜頭位置車法、包裝資料。按客戶要求做就可以了啦……

1、頭辦：設計圖紙發外廠做頭版，頭版批核尺寸和板型（和設計師一起），若不確認，必須繼續做復版。

2、確認生產款：做面輔料訂購預算單交採購部訂購。

3、發麵輔料：開單發麵輔料（CMT單不用發麵料）

4、做產前版：用大貨面輔料（如沒有物料可暫代，但需標示清楚）做正確產前辦，追辦並批複（包括工藝、尺寸、輔料、款式等，總之是大貨前樣）。

5、生產進度和質量跟進，確保貨期和質量：開裁、裁數、初期查驗、中期查驗、尾期查驗、交貨、退主輔料清算。中間要解決各種生產中問題，對每款易出問題部分要時時提點檢查。如裁數多了或少了，物料補訂和補發，對FOB單數量的正常接受範圍外的：要不要多的數量、接不接受少了數量，三期的質量問題如何解決如何監督，貨期晚了如何解決等等。

跟單除了專業技術之外，還有的就是要注意和工廠的關係處理，這是一個很重要的關鍵

產前樣的確認，船樣的確認，生產中工廠和公司之間的銜接溝通，原料的質量鑒定，生產技術，產品包裝方式，交期的跟催和跟進，等等，總之包括生產的全過程。

還有的一種跟單是業務跟單，多為外貿公司，對技術的知識要求不是太高，主要是負責生產工廠和客人的聯繫，並安排出貨方式和船期，付款等。當然對於面料（服裝）的質量也相當重要。

從客戶下單到簽定完合同，根據排料室提供的排版圖進行前期的面料準備工作，同時可著手下投產資料單給各個部門（包括計劃辦、品質部、技術部、採購部）。面料到廠后可根據工廠的實際情況到車間跟蹤一下生產進度，以便更好的與客人溝通，並及時讓客人了解工廠的大貨操作情況，以備在出現特殊情況下（如交期不及時、不能按時交貨等）讓客人在第一時間得到消息，避免出現客人提前訂好船期或空運，因退倉不及時而給工廠造成不必要的損失。

跟單注意事項:

1：物料是否正確。

2：尺寸是否“準確”。

3：款式是否錯誤。

4：做工是否細緻。

5：成品顏色是否“正確”。

6：有無漏定物料。

7：物料是否能按預定時間到加工廠。

8：時間上是否有問題。

員工的一切行為代表著整個公司的企業形象，不論從個人言行或者處事上，注重個人以及公司形象很重要。對公司要忠實，不能為了個人利益而出賣了公司。

我國加入WTO以來，對外貿易發展迅速，外貿跟單作為一種的新的崗位應運而生。作為對外貿易企業內部專業化分工的產物，外貿跟單崗位工作目標明確，任務具體，成為外貿業務工作不可分割的組成部分。外貿跟單崗位的出現不是偶然的，它是外貿企業內部管理結構有效調整，外貿經營管理規範化和科學化發展的產物。它的出現不但進一步劃清了外貿企業各崗位的責任界限，而且充分調動了企業跟單人員的積極性和創造性，對提高對外貿易企業的管理水平和經營效率，避免外貿業務操作失誤和風險具有重要的意義。

首先，外貿跟單崗位的出現符合系統論的原理和要求。系統論認為，系統是由若干相互聯繫的基本要素構成的，它是具有確定的特性和功能的有機整體。系統中各要素不是孤立地存在著，每個要素在系統中都處於一定的位置上，起著特定的作用。要素之間相互關聯，構成了一個不可分割的整體。由於世界上的具體系統是紛繁複雜的，必須按照一定的標準，將千差萬別的系統分門別類，以便分析、研究和管理。如機械系統的主機、零件、配件的分工；行政系統的科、處、局、部、委的分工；軍事系統的排、連、營、團、師、軍的分工等，正是由於其層次性和關聯性的存在才保證了這些系統的正常運作。

從系統論的角度看，外貿業務的各個分工不是孤立的，是一個有方向性的動態過程。在生產性跟單中，生產企業的選擇與原料的採購、工藝流程與技術、生產進度與質量監控、投入與產出；在業務性跟單中，“船、貨、證、款”的平衡，裝運、保險、報檢、報關、結匯的操作與監控，都涉及到系統的層次性和有機聯繫。外貿跟單是外貿企業維護產品和服務的生產鏈和供應鏈的完整，反映外貿企業運行系統意志、促進外貿企業經營管理有序化，保證企業經營機制和風險防範機制有效運行的重要組成部分。在這個意義上可以說，外貿跟單崗位的產生是外貿企業為了取得最佳經濟效益，對外貿合同履行進行系統化分工與管理的必然產物。

系統論的基本原理要求系統中的各個環節的功能充分發揮，互相銜接，而不是彼此代替，最終保證整個系統的順利運行。外貿跟單崗位的產生適應了外貿經營管理系統有機性的要求，與外銷、貨運、單證等工作崗位相區別，外貿跟單崗位既體現了本崗位的特性與規律，又體現了外貿經營管理系統的整體性和功能性。忽視外貿跟單的特性與地位，用別的崗位功能來替代跟單崗位的功能，勢必造成外貿經營管理系統的破壞；而只強調外貿跟單的重要性，將外貿跟單功能孤立起來，忽略其他環節的功能，外貿經營管理系統同樣難以有效運轉。外貿跟單崗位的產生較好地解決了各業務環節層次性和關聯性的關係。

其次，外貿跟單崗位的出現符合控制論的原理和要求。

控制論是研究各類系統的調節和控制規律的科學。控制論通過對系統運動規律的認識，能動地運用有關的信息並施加控制作用以影響系統運行行為，使之達到人類預定的目標。任何事物都有其既定的發展趨勢或偏離正常發展的趨勢，控制論的關鍵之處就在於其能夠控制事物的這種發展趨勢，使其得到延緩或加速，以達到預期的目標，滿足人類的決策和需求。外貿跟單功能與國內貿易跟單功能相比，其涉外性、複雜性和風險性的特點更為突出，因為任何一份合同的履行都涉及到兩個或兩個以上的國家或地區，涉及眾多的環節；產品質量要求、技術標準和法律體系複雜；市場波動、行情變化、外匯風險等不測風雲時常出現。儘管從形式上看，外貿跟單的任務是落實合同或信用證條款、對生產安排、組織貨源、質量管理、報關報驗、裝運結匯等過程進行全程監控，但從性質上看，外貿跟單的所有任務集中到一點，就是對業務進程中現實的或潛在的風險進行有效的控制。無論是前程跟單、中程跟單還是全程跟單，任何一個環節的問題處理不當均可能釀成風險或損失。跟單員不可能只是被動地執行合同條款，而要面對客觀現實，主動地、積極地、迅速地解決可能產生的問題，規避業務進程中的各種風險。

外貿企業的風險控制可分為高級風險控制——涉及企業長遠利益和根本利益的風險控制；中級風險控制——涉及企業經營戰略中的決策風險控制；初級風險控制——涉及企業業務工作效率的風險控制。三種風險可以相互影響和轉化，其風險控制也不是固定不變的。一般來說，外貿跟單的風險控制主要是業務性風險控制。如：產品質量風險控制——及時發現和更換不符合合同條款規定的產品；交貨期風險控制——為避免錯過裝運期督促生產企業按期交貨；結匯風險——及時改變結算方式和更新不合格的業務單證等，但如果這些風險不能有效控制，或風險信息傳播渠道受阻，就可能影響企業中級或高級風險的控制，導致企業喪失防範或規避風險的有利時機，進而破壞整個企業的風險防範機制。因此，外貿跟單崗位的出現將在外貿業務的基礎環節上防止失誤與漏洞，對外貿企業有效進行風險控制，保證風險防範機制的正常運行具有重要意義。

第三，外貿跟單崗位的出現符合資訊理論的原理和要求。

資訊理論是關於信息的本質和傳輸規律的科學的理論，是研究信息的計量、發送、傳遞、交換、接收和儲存的一門新興學科。人類的社會實踐活動不僅需要對周圍世界的情況有所了解和做出正確反應，而且還需要與周圍的人群溝通關係才能協調地行動。這就是說，人類不僅時刻需要從自然界獲得信息，而且人與人之間也需要進行通訊，交流信息。人類需要隨時獲取、傳遞、加工、利用信息，才能生存和發展。當今人類社會已進入了信息時代，善於利用信息、處理信息、利用信息轉化、解決各種矛盾已成為認識事物複雜運動規律的一種科學方法。從資訊理論的角度看，外貿跟單工作就是在履行合同中充分利用各種有利條件和信息源，及時收集來自生產、物流、海關、商檢、銀行等各部門的信息，處理和化解各種矛盾或不利因素，對各個業務環節做好科學的統籌安排的過程。也就是說，在履行每一筆合同中，能夠在物與物、人與人、人與物之間有效交流信息和處理信息是外貿跟單崗位的基本功能和任務。

信息也是生產力，無論是維護髮揮外貿企業經營管理系統的整體性和功能性，還是有效控制對外貿業務的各個環節可能出現的風險，信息的可獲得性和可靠程度直接影響到企業的正確決策。從資訊理論的角度看，外貿企業經營和信息環境關係密切，信息不對稱，隨時可能出現企業決策失誤。在外貿跟單業務中，跟單員始終處在生產和流通環節的前沿，掌握著第一手信息，其擁有信息量有時甚至超過上級決策者，因此在信息處理上具有獨特的條件和作用：一是可以隨時依據信息變化和本崗位的職責範圍做出相應決策；二是將自己不能直接處理的信息傳遞給上級部門，供上級部門參考和做出決策；三是對上級和自己決策的效果進行檢測、評價和反饋，從而在最大限度上避免決策失誤和風險。隨著國際市場需求的多樣化、產品小批量化以及履約節奏的加快，外貿跟單員對信息的處理能力直接關係到企業的經濟效益、服務品牌、信譽和形象。特別是在條件不確定的情況下，外貿合同的順利完成往往來自於一項決策的成功，而一項成功的決策往往來源於跟單員對信息的正確把握與處理。“軍事信息好比千軍萬馬，經濟信息猶如黃金萬兩”，信息交流與處理的重要性是不言而喻的。

總之，根據系統論、控制論和資訊理論的原理對外貿跟單崗位進行分析，不難得出結論：外貿跟單崗位的出現是我國外貿企業在新的經營環境下，經營管理人才的重新分工和調整，也是外貿經營管理模式的創新，它適應了外貿企業管理的內在需求和外貿人力資源開發的新趨勢，具有客觀的必然性和可觀的發展前景。在當前，由於經濟發展的不平衡，不同外貿企業的經營管理環境和跟單員個體的差異，規範外貿跟單崗位，對其從業人員進行統一系統的專業培訓不僅具有重要的理論依據，也具有重要的實踐意義。

2012年11月跟單員考試：

全國外貿跟單員考試將於2012年11月18日(星期日)舉行，考試時間及科目：

2012年11月18日9：00-11：00外貿跟單基礎知識(含英語)

2012年11月18日14：00-16：30外貿跟單操作實務(含英語)

從2012年6月1日至10月20日，考生可以登入網上報名後台，報名、列印准考證1和報名表，在11月8日-11月17日，登陸網上報名系統，自行列印准考證(二)。考生必須在考前列印准考證(二)，查閱考場安排和地點，併到指定考場參加考試；必須按規定的時間(考試開始前半小時)入場，考試開始30分鐘后(包括30分鐘)禁止入場。考試全過程中，考生離開考場后不得再入考場。