採購績效

埃森哲在為客戶提供供應鏈諮詢服務的過程中和對《財富》500強企業的調查中，發現採購績效優異的公司，在以下四個方面有獨到之處：

建立統一的測評機制

在大多數企業中，CEO和負責採購的副總或其他高層主管，對採購業績各有自己的評價標準。在某種程度上，這屬於正常現象，因為企業的高層管理人員，總有一些與所擔任的職位相聯繫的具體目標，而對不同的事情有不同的優先考慮順序。很多公司都要應對這種採購評價標準的不聯貫狀況。在這方面走在前面的公司，CEO和採購主管使用同一個平衡記分卡（balancedscorecard）來評價績效，以便使每一個人都能夠以大致同樣的方式理解採購信息。縱貫全公司的平衡記分卡幫助各個不同的業務部門調整它們處理業務輕重緩急的順序，制定目標和期望，鼓勵有利於業務開展的行為，明確個人和團隊的責任，決定報酬和獎勵，以及推動不間斷的改進。

積極的領導作用

有眼光的採購領導的一件任務，也是最重要的一件任務，是確立全局的採購策略。一般而言，這個策略應該圍繞企業如何採購物資和服務，如何提高績效水平來規範業務實踐、政策，優先考慮的事情和做事情的方法。其中最重要的一點，是要把採購和整個供應鏈管理結合起來。

企業採購供應鏈管理（Procurement Supplier Chain Management）是以採購產品為基礎，通過規範的定點、定價和定貨流程，建立企業產品需求方和供應商之間的業務關係，並逐步優化，最終形成一個優秀的供應商群體的方法。

創造性地思考組織架構

採購業務做得好的公司，最常用的組織架構形式是根據同類物品劃分組織。這種架構使公司可以在全局範圍內聚合採購量，並且有利於集中供應基地。

採購管理平衡記分卡示例

按同類物品劃分的組織架構也有利於採購人員發展深入的行業、產品和供應商知識，並且學會怎樣用同一種聲音與供應商對話。但是，這種方式也有不足之處。例如，因為要與公司內跨不同事業部的內部客戶打交道，協調和合作可能比較困難。地處一隅的用戶可能會覺得自己離供應商的選擇和管理流程太遙遠，因而可能會禁不住想獨自與外界的供應商發展和保持關係。

為了應付這種挑戰，有些公司嘗試集中發展採購知識，例如招標，合同，談判，服務等，這些知識成為採購優化中心。在公司內部，這些知識能幫助增加地方用戶的接受程度，降低發展關鍵技能所花的時間和資源，並且有助於在分散的採購環境中培養符合法律和道德規範的行為。

全企業範圍內的整合

為了讓有效率的、從企業出發的採購理念取得優勢地位，領先的公司常常依靠覆蓋全企業範圍的採購團隊。這些團隊的成員包括採購、工程和產品開發的代表。不定期的，會有財務、銷售、分銷和IT的人員參與。這些團隊一起決定策略採購優先考慮的事項，設計物料佔有成本模式，發展品種策略，並設計供應商選擇標準。

對於大多數的公司來說，在採購方面要取得好的業績，需要有改變採購能力的意願。在這些方面做出改進，其效益是明顯的。例如據《市場報》報道，河南正龍食品有限公司，僅僅是採購部門實施了零配件採購公示制度，每周對零配件供應商的名稱、採購數量、價格公布一次。使實際使用這些零配件的管理人員，技術部門和工人對不同供應商的產品進行比較，並將意見反饋到採購部門。設備維修費就從每月8，000元降為4，000元。

美國一家生產賀卡和其他禮儀產品的公司。其下屬機構一直是各自獨立運作，缺乏集中採購的功能。在埃森哲的幫助下，公司制定了採購管理的遠景目標和改變採購能力的規劃。新的採購機制注意平衡全球戰略和本地實施，提高配合優秀供應商和執行戰略採購合同的質量，以及通過招聘、培訓和提供恰當的工具等改善採購人員的工作績效，該公司節省了300萬美元的採購費用。

1、營造良好的組織氛圍

做好採購管理規劃和採購人員管理，建立良好的採購T作程序、控制採購價格與成本、加強供應商管理、掌控採購計劃和購貨合同執行．按質量合格率分級、制定改善供應商方寒、在供應商推行IS09000。

2、強化內部管理

制定採購管理手冊。建立合格的採購團隊，提供必需的資、選聘合格人員擔任採購人員並培訓、設立挑戰可行的工作指標、激勵採購人員．掌握採購知識、提升技術能力、提高風險管理能力、具有協作精神、具有供應鏈全局觀和國際視野、具有良好的道德素養。

3、應用科學技術

(1)建立企業內部網：內網獲取信息，免去了頻繁召集會議的辛苦；外部電郵傳送圖紙或技術文件，供應商獲得清晰原件．又快又准

(2)使用國際網際網路：節約採購成本、縮短採購周期、增加採購流程透明度、增加有效供應商、促進企業現代化、知己知彼、百戰百勝

(3)推行MRP系統：MRP系統中的數據不僅全面，而且實時性好，許多採購人員所需的數據如採購歷史數據如採購量、歷史價格、供應商信息等、一種物資有幾個合格供應商、供應商的基本情況(地址、聯繫方式)、採購前置時間、採購申請單、收貨狀態、庫存量、供應商的貨款支付狀況等均可查詢

(4)使用條形碼：產品包裝上使用條形碼，包含了物料名稱、物料編號、價格、製造商信息用讀碼器掃描直接輸入電腦中，迅速準確，避免了手工輸入工作量大容易出錯。

(5)與供應商進行電子數據交換(EDI)：首先定位好，把供應商作為企業的一個部門來管。傳遞信息多、采供信息交換快、數據準確好、無紙化儉省。

4、與供應商建立合作夥伴關係

與供應商共同制訂成本降低計劃、簽訂長期採購協議、供應商參與到產品設計中去。

5、通過開發優秀新供應商來降低採購總成本

成立供應商開發小組，聘請具有好的業務素質和好的職業道德、熟悉相應法律法規，掌據業務理論知識，勝任採購評審工作；熟悉產品並在其專業領域享有聲譽，接受審計監督的人員採購評審號家。採購物料要堅持就近和本地化原則。

6、正確選擇採購方式

招標採購、競爭性談判採購、詢價採購、定點採購、集中採購、分散採購、現貨採購、遠期合同採購、直接採購、間接採購等。

採購人員績效評估應以“5R”為核心，即適時、適質、適量、適價、適地，並用量化指標用為考核之尺度。

1. 時間績效

由以下指標考核時間管理績效：

1) 停工斷料影響工時。

2) 緊急採購（如空運）的費用差額。

2. 品質績效

由以下指標考核品質管理績效：

1) 進料品質合格率。

2) 物料使用的不良率或退貨率。

3. 數量績效

由以下指標考核數量管理績效：

1) 獃滯物料金額。

2) 呆料處理損失金額。

3) 庫存金額。

4) 庫存周轉率。

4. 價格績效

由以下指標考核價格管理績效：

1) 實際價格與標準成本的差額。

2) 實際價格與過去移動平均價格的差額。

3) 比較使用時之價格和採購時之價格的差額。

4) 將當期採購價格與基期採購價格比率同當期物價指數與基期物價指數之比率相互比較。

5. 效率指標

其他採購績效評估指標有：

1) 採購金額。

2) 採購金額占銷貨收入的百分比。

3) 採購部門的費用。

4) 新開發供應商的數量。

5) 採購完成率。

6) 錯誤採購次數。

7) 訂單處理的時間。

8) 其他指標。

一. 對採購績效的正確思維

1. 績效（Performance）之意義

2. 對績效的平衡思考

3. 採購績效管理的意義與目的~PDCA

4. 採購績效管理之範圍

*部門績效管理、外部供貨商管理

*個人績效管理~成果、過程、發展績效

二. 採購績效規劃

1. 採購目標設定

2. 採購KPI指針設定

3. 供貨商管理之績效指針展開

* 品質績效指針

* 數量績效指針

* 時間績效指針

* 成本績效指針

* 服務績效指針

4. 採購人員績效指針之展開

*成果、過程、發展績效指針

三. 採購績效執行

1. 如何溝通目標與任務指派

*與供貨商之溝通

*與採購人員之溝通

2. 如何發揮採購執行力

*品質、交期、成本、服務管理之執行力

3. 提高採購議價談判績效

4. 採購計劃之執行與變動管理

5. 採購團隊運作

四. 採購績效考核

1. 對供貨商績效之評估

*績效追蹤

*績效反饋

*評估方式

2. 誰來對採購人員作績效考核

*主管評估

*自我評估

*工作相關部門

*任務小組負責人

*供貨商

*外界專業或管理顧問

*稽核小組

3. 採購績效評估方式

*定期、不定期評估

4. 績效評估考核之工具

5. 績效面談技巧

五. 採購績效改善

1. 採購績效不善的障礙與原因分析

2. 如何改善採購績效

*品質問題之改善對策

*交期問題之改善對策

*成本問題之改善對策

*服務問題之改善對策

3. 如何提升供貨商管理效能？

六. 如何成為採購績效管理高手

觀念突破、善用長處、深入核心

系統思考、洞察先見、快速反應

①確定需要評估的績效類型。

②具體績效測量指標設定。

③建立績效測量標準。

④選定績效評估人員。

⑤確定績效測量時間和測量頻率。

⑥實施測量並將結果反饋。