行政人事部

行政人事部

建立和完善行政人事部的工作程序、崗位職責,使部門工作更加靈活高效;同時規範明晰部門日常工作!

職責簡介


人事方面

1 公司各部門人員的招聘
2 公司員工的培訓、考核、建議
3 公司人事制度的擬定、實施、監督、完善
4 公司對外事務聯繫和辦理
5 公司企業文化的建設
6 公司員工相關證件的辦理
7 公司對外的宣傳
8 公司員工檔案的管理

行政方面

1 負責公司行政制度的擬定和實施
2 負責公司廠房的維護
3 負責公司固定資產的管理
4 負責公司辦公用品的採購與管理
5 負責公司員工宿舍的管理
6 負責公司車輛的管理
7 負責公司消防的管理
8 公司對外的聯繫與協調

職責細則


1、負責貫徹公司領導指示。做好上下聯絡溝通工作,及時向領導反映情況、反饋信息;搞好各部門間相互配合、綜合協調工作;對各項工作和計劃的督辦和檢查。
2. 根據領導意圖和公司發展戰略,負責起草年度工作計劃、年度工作總結和其他重要文稿,牽頭或協助公司的規劃研究。
3. 負責全公司日常行政事務管理,協助總經理處理日常工作,負責總經理的日常活動和外出活動的安排。
4. 組織安排公司辦公會議,或會同有關部門籌備公司其他會議及有關重要活動,做好會議記錄和整理會議紀要,根據需要按會議決定發文。
5. 負責公司來往信函的收發、登記、傳閱、批示,做好公文的擬訂、審核、印刷、傳遞、催辦和檢查,及文書檔案資料的歸檔立卷管理的工作。
6. 做好公司歷年大事記的原始資料收集和編纂工作,定期或不定期編輯公司簡訊、簡報或內部發行的刊物。
7. 負責公司保密工作和法律事務,妥善保管和正確使用公司印章和介紹信。
8. 負責前台接待、客人來訪迎送等招待工作。
9. 負責公司辦公設施的管理。包括公司辦公用品採購、發放、使用登記、保管、維護管理工作,負責傳真機複印機長途電話、手提電話、計算機、手提計算機的管理和使用。
10. 負責公司總務工作,做好後勤保障。主要是員工膳食、衛生保潔、電話總機服務、安全門衛、宿舍管理工作。
11. 負責公司車輛調度、管理、維修、保養工作,確保公司領導和職工正常工作用車。定期對司機進行交通安全教育,減少事故和違章,降低油耗。
12. 負責公司人力資源管理方針、政策、制度和公司行政組織機構設置、部門工作職責、部門人員編製與內設機構、崗位工作標準和人員素質要求的制定、實施及檢討、改善、修訂。
13. 根據公司發展規劃,制定人力資源招聘、調配、培訓開發計劃並組織實施。
14. 組織督促各部門編製工作計劃、工作總結、業務管理程序、規範和落實辦公例會、總經理交辦工作,並負責跟進、檢查、監督、考核。
15. 辦理員工招聘、錄用、薪資獎金、調動、考核、獎懲、辭職辭退、離職、人事檔案等業務事項。
16. 調查處理各種重大工作失職、違規違紀案件;調查處理員工投訴;調處勞資糾紛。
17. 做好員工保險、福利工作。
18. 為豐富員工文化生活,組織安排各種文體活動和旅遊活動。
19. 每月製作相關行政費用表及人力資源報表供總經理審查並進行存檔。
20. 其他需要配合完成的工作。。

相關制度


一、考勤管理制度
1. 作息時間:
星期一至星期六8:30——17:30,午休12:00—13:30
2. 員工上班時必須簽到。遇公事外出遲到公司,提前向行政部或直屬分部經理說明。
3. 員工考勤包括遲到、早退、事假、病假、曠工。
4. 遲到:上班時間開始后未到崗者。
5. 早退:下班時間結束前1小時內提前離開公司者。下班提前1小時以上離開,未請假者計曠工
6. 曠工:上班時間開始后1小時以上未到公司者,下班時間結束提前1小時以上離開公司者;超過遲到、早退時限到崗或離崗,且未提前請假的,記一天曠工;以去工地、處理客戶事宜等為由未到公司上班,經查不實的,按曠工論處。
7. 病假:提前以口頭或書面形式通知行政部,病假結束后需到行政部進行銷假。未填請假條的補填請假條。病假2天及以上者需提供醫療單位開具的病假證明。
8. 事假:一天以內需提前請假,填寫請假單,經部門經理或總經理批准後方可休假,特殊情況不能提前請假的,需在上班後半小時內請假,並在上班後補辦請假單;事假兩天或以上者,需提前由本人填寫請假單,未按上規定辦理的,均按曠工處理;
9. 違反勞動紀律規定:
(1) 遲到、早退:
次數第一次第二次第三次第四次第五次
罰款20元30元50元按曠工一天計辭退
(2) 曠工:
曠工一天以內的,當月工資按全額工資扣除三天出勤天數計算工資;曠工超過三天者解除勞動合同
(3) 婚假
凡通過試用期的員工,憑結婚證可享受七天有薪婚假。
(4) 喪假
員工直系親屬(指配偶、子女、父母、兄弟姐妹及配偶之父母、兄弟姐妹)去世,可申請三天有薪假。
(5) 分娩假
凡符合計劃生育規定並在公司工作一年以上的女員工,憑醫院證明,經公司行政部核准后,可視情況享受四十天有薪產假。
二、書籍管理辦法
本公司書籍,泛指設計,工程,策劃,行業規範,雜誌刊物及其它由公司出資購買的書籍。
1. 購買
(1) 部門經理根據工作需要,向行政部提出購買申請,並填寫《書籍購買申請表》。
(2) 行政部經理審核,報總經理簽字同意后,方可購買。應急購買,至少應徵得行政部經理口頭同意。
(3) 《書籍購買申請表》一式二份,行政部留存一份,購買部門經理處留存一份。
2. 報銷
(1) 書籍購回后,購買人將收銀條、發票、收據等相關票據交行政部人員。
(2) 行政部人員根據收銀條金額,清點實際購買數量,填寫《固定資產登記表》一式兩聯,並輸入電腦備份,將一聯《固定資產登記表》返回購買人。
(3) 購買人填寫《支出憑單》,持《固定資產登記表》、收銀條、發票、收據等相關票據,經行政部經理簽字后,到財務部進行報銷。
3. 借閱
(1) 公司員工借閱,需在《書籍借閱登記表》上簽字,認真填寫借閱細目。歸還時,履行銷藉手續。
(2) 非公司員工借閱,除履行上述手續外,還必須打借條,並需行政部經理簽字同意。
(3) 借閱人員按時歸還書籍刊物,不得無故延期歸還。所有書籍借閱期限不超過一個月。
(4) 不得損壞書籍刊物。歸還時發現書籍有破裂、缺頁等情況,處以罰款10元/次。
(5) 不得在書籍上亂作標記,隨意塗畫。違者處以罰款10元/次。
(6) 不得故意弄髒書籍刊物。違者處以罰款5元/次。
(7) 不得在書籍借回家后,又轉借他人。因複製、拷貝等引起的版權爭議,將由借閱者承擔責任,公司概不負責。
三、物資用品採購及使用管理制度
1. 本制度所指物資用品包括:
(2) 辦公用品、電腦耗材等用品用具;
(3) 其他用品(另行規定)。
2. 採購程序:
(1) 每月26日各部門上報下月所需辦公用品、電腦耗材、工具用品等到行政部,由行政部匯總編製《採購預算表》一式兩份。
(2) 行政部經理根據實際需要進行審核簽字,並報總經理簽字批准。
(3) 總經理審批簽字后交財務部,財務部預算、預支採購金額,並留存一聯;
(4) 行政部按計劃安排實施採購。
(5) 由行政部對採購物品進行登記,填寫《辦公用品採購統計表》。
(6) 如需進行應急採購,可先報行政部,由行政部報總經理審批進行採購,採購后按正常登記手續進行登記。
四、物品領用管理制度
1. 物品類別
(1) 辦公用品:包括紙、筆、筆記本、計算器、名片簿、名片夾、訂書機、膠水、回形針透明膠雙面膠、尺、美工刀等公司出資購買的辦公用品。
(2) 公用物品:包括各類彩墨、碳粉、硒鼓列印紙、專用彩噴紙、照片紙、硫酸紙,其它特種紙及各類電腦、印表機耗材。
2. 領用原則
(1) 辦公用品:本人根據工作需要,填寫《辦公用品領用表》,到行政部領取。
(2) 公用物品:本著合理使用杜絕浪費的原則,互相監督,物品屬自然磨損者,則以舊換新;凡屬遺失或被盜者,及時報行政部備補,並按原價賠償,由行政部不定期進行抽查盤點。
五、清潔衛生管理制度
1. 本公司清潔範圍包括:辦公區域內所有角落。
2. 本公司清潔衛生由各部門所有人員輪流打掃,詳見《值日輪流表》。
3. 值日人員須按如下標準進行清掃:
(1) 地面:無紙屑碎末,無油漬,無污痕,整潔通透。
(2) 桌面:無明顯灰塵,無油漬污痕,桌上物件分類整齊擺放,物見本色。
(3) 椅、沙發:無明顯灰塵,無污垢,擺放端正整齊。
(4) 玻璃窗、窗檯:光潔鋥亮,無水漬、無污痕和灰塵,做到窗明幾淨。
(5) 印表機等固定設備設施:無灰塵,無污垢。
(6) 公司盆景、花木植物由行政部統一管理,值日人員對其進行垃圾清掃、去雜物處理。
4. 個人衛生執行以下標準:
(1) 自己辦公區域衛生,整理文件,清倒個人垃圾,保持辦公桌整潔;
(2) 定期擦拭及保養自己使用的電腦,保持其清潔及正常的使用;
(3) 嚴禁隨地吐痰,亂扔紙屑、煙頭、瓜果、皮核,禁止從窗戶往外吐痰倒水、亂扔雜物;
(4) 其他需個人注意的衛生事項。
5. 衛生懲罰制度:
個人辦公區域衛生由個人負責,包括工作台、紙簍書架、電腦、個人辦公用品等。其他公共區域由值日人員負責。
6. 懲罰原則:
區域第一次第二次第三次第四次備註
個人衛生10元30元50元通報批評個人部分由個人負責,值日人員部分由當日值日人員均攤
公共衛生20元50元100元通報批評
六、檔案的分類及管理制度
1. 營銷部檔案:
(1) 招投標資料:包含招標文件、圖紙、答疑、回標文 件(主要是報價匯總及圖紙)等,營銷人員領取招標文件后,由營銷部內勤填寫《招標文件檔案表》進行登記,並將原件存檔,複印件下發給相關人員,投標疑問統一由內勤發送,並將疑問及回復文件及時存檔,以保證招投標文件的完整性。
(2) 日常工作檔案:包括營銷人員跟蹤項目登記表、客戶考察通知單、營銷總結、合同概況表、分公司宣傳品發放統計表、客戶檔案及競爭對手調查表、業務費及傭金提取表等,由銷售內勤分類存檔,便於隨時查閱。
(3) 營銷部會議紀要及其他需要存檔的文件。
2. 技術部檔案:
(1) 定額:按照項目名稱分別存檔,每次下發時都要在《收發文記錄表》上進行登記,並將相對應電子版文件進行存檔。
(2) 施工圖:由設計人員將施工圖交給技術部內勤存檔,並在《施工項目圖紙登記表》上進行登記。
(3) 技術部會議紀要及其他需要存檔的文件。
3. 工程部檔案:
(1) 工程施工過程資料:包括與甲方聯繫函、工程洽商、變更等相關資料,按項目分類進行存檔,填寫《收發文記錄表》。
(2) 報驗資料:按工程進行存檔。
(3) 結算資料:包括工程結算資料、勞務結算資料及材料結算資料,分別填寫《工程結算統計表》、《勞務結算統計表》、《材料結算統計表》,並隨時更新。
(4) 工程部會議紀要及其他需要存檔的文件。
4. 行政人事部檔案:
(1) 分公司相關行政制度、員工檔案。
(2) 集團公司下發的相關文件、制度等。
(3) 合同文件,由行政部負責將各類合同進行存檔。需借閱合同者,在具體保管合同的部門簽字登記後方可借閱。凡與合同無關,因工作需要借閱合同者,除在具體保管合同的部門履行簽字手續外,還須出具書面借條,寫明借閱原因,借閱期限,經部門經理和行政部經理批准後方可借閱。
(4) 其他需要存檔的文件。
5. 財務部檔案:
(1) 包括各種費用明細表等與財務相關的資料。
1. 凡技術人員或工作涉及到公司機密的人員在入、離職時必須簽訂《保密協議》,保證不泄露公司的機密資料。
2. 各部門文件及檔案按類別、按級別、按時間的先後順序進行歸類管理,分為三類:一般檔案、保密檔案、絕密檔案。一般檔案各部門經理均有權查閱;保密檔案各部門經理如要查閱的,必須由行政部經理簽字才能查閱;絕密檔案一般不準任何人查閱(註:副總、總經理除外),如有特殊情況需要查閱的部門經理,必須要總經理簽字同意,且必須在行政部所指定的地點進行查閱,公司檔案不準任何人帶出公司。
3. 除本部門工作人員外,未經許可,任何人不得私自進入其他辦公場所,未經許可,不得使用其它部門人員電腦,不得查看U盤、光碟及軟盤中的文件資料,更不能翻閱、抄錄其他部門資料。
4. 在列印、複印文件或資料中,應樹立保密意識,不得隨意將文件、資料內容泄露給公司外部人員及其他無關人員,列印、複印錯誤的重要文件應及時銷毀,不得亂丟亂放。
5. 負責文件及檔案的管理人員應具有高度保密意識,不得向任何人有意無意泄露公司的機密。公司員工應做到“不該說的話不說”,“不該問的事不問”。廢舊文件不得隨意丟棄,經公司認定作廢的文件應定期銷毀。
6. 公司員工不得擅自更改公司各種文件或資料。
7. 財務人員應妥善保管好帳務、報表、資料,不得將公司機密泄露給予任何人。
8. 合同文件、財務狀況及其它重要的公司內部文件應特別注意保密原則,各種資料應妥善保存,更不能泄露給其他人。
9. 凡重要文件,未經上級允許,不得複製、抄錄。
10. 員工的薪金、獎金公司予以保密,嚴禁任何人互相打聽、攀比。
11. 員工應盡忠盡職、努力工作,珍惜公司信譽,工作中不得泄露公司商業秘密或資料。
1. 獎勵
(1)嘉獎
1) 出色完成公司領導指派的重要任務者;
2) 圓滿完成重大項目未出差錯者;
3) 對操作技術或管理制度建議改進,經採納施行,著有成效者。
4) 為公司節約成本,合理利用電腦耗材、辦公用品,充分利用廢棄品,成績顯著者;
5) 檢舉違規或損害公司利益者;
6) 全心全意服務,有具體事迹者;
7) 遇有困難,勇於負責,處理得當者。
8) 其它突出事迹應予獎勵者。
(2)記功
1) 節約物料或對廢品利用,著有成效者。
2) 發現職責外問題,予以報告或妥為防止損害足為嘉許者。
(3)記大功
1) 遇有意外事件或災害,奮不顧身、不避危難,因而減少損害者。
2) 維護公司重大利益,避免重大損失者。
3) 有其他重大功績者。
(4)獎金
1) 對公司有特殊貢獻,足為全公司同仁表率者,獎現金200元。
2) 一年內記在功二次者,獎現金300元。
3) 服務年滿三年,成績優良未曾曠工或受過記過以上處分者,獎現金500元。
2. 懲罰:
(1)警告:
每次減發獎金二十元,並於年終獎金時一併減發。
有下列情形之一者,予以警告:
1) 違反公司管理規定,情節輕微者;
2) 著裝不整或不佩戴規定標誌、員工牌;
3) 不能按時完成工作任務者;
4) 因過失導致工作失誤,情節輕微者;
5) 不服從上級合理指示,情節輕微者;
6) 浪費公物,情節輕微者;
7) 上班時間、躺卧休息,擅離職守,怠忽工作者;
8) 破壞環境者;
9) 說長道短,影響團結者
(2)記過:
每次減發獎金三十元,並於年終獎金時一併減發。
1) 違反公司管理規定,不聽勸阻者;
2) 在工作場所喧嘩、嘻戲、吵鬧、妨礙他人工作而不聽勸告者;
3) 對同仁惡意攻擊或誣害,偽證,製造事端者;
4) 投機取巧,謀取非法利益者;
5) 因疏忽或過失使公司遭受損害或傷及他人者;
6) 未經許可攜帶外地人入公司閑談。
(3)記大過:
每次減發獎金五十元,並於年終獎金時一併減發。
1) 擅離職守,致公司蒙受重大損失者;
2) 違反公司管理規定,頂撞、污辱管理人員者;
3) 泄露公司重要機密者;
4) 遺失經營的和重要文件、機件和其它物品;
5) 一個月內曠工達五日者;
6) 電腦等具技術性設備,非經使用人員及主管同意,擅自操作並造成損害者。
7) 拒絕聽從主管人員合理指揮監督,經勸告仍不聽從者;
8) 其他重大違規行為者。
(4)開除、解僱
開除(不發資遣費)
1) 對同仁暴力、恐嚇,嚴重妨礙工作者;
2) 在公司內毆打他人或相互毆打者;
3) 故意損壞設備或財物者;
4) 張貼、散發煽動性文字,圖畫破壞勞資感情者;
5) 偷盜同仁或公司財物者;
6) 侵佔、貪污公司財物者;
7) 無故損毀公司財物,損失重大或第二次損毀、塗改重大文件或公物者;
8) 未經許可兼任其他職務或兼營與本公司同類業務者;
9) 在公司服務期間受刑事處分者;
10) 一年內記大過滿二次,功過無法平衡抵消者;
11) 無故連續曠工三日或全月累積曠工六日或一年內曠工達十二日者;
12) 吸食毒品者;
13) 偽造、編造或盜用公司印信者;
14) 在工作場所內製作私人業務或喚使他人製作業務者;
15) 故意泄露公司技術,營業上的機密緻使公司蒙受重大損失者;
16) 其他違反法令或勞動法或本制度規定情節重大者。
3. 功過相抵
(1)嘉獎與警告相抵消;
(2)記功一次或嘉獎三次可抵消記過一次或警告三次;
(3)記大功一次或記功三次可抵消記大過一次或記過三次;
(4)前功不能抵後過。
(5)職員功過抵消以發生於同一年內的為限。
4. 減發獎金
受警告以上處分者,於年終獎金髮放時按下列標準減發:
1) 警告——減發15天工資的獎金;
2) 記過——減發25天工資的獎金;
3) 記大過——減發45天工資的獎金。
5. 福利
1) 為了員工老有所依,健康有保障,按國家有關規定,結合公司具體發展情況,逐步建立養老、醫療等社會保險制度
2) 本手冊由行政部負責解釋和修改。

崗位設置


行政人事部經理:負責整個部門行政人事的統籌管理,制度的制定及審批等。
行政主管:負責部門中行政部分的事務管理,包括廚房、保安、清潔、宿舍等。
人事主管:負責部門中人事部分的事務管理,包括招聘,培訓,考勤,薪酬,績效及員工關係等。
行政助理:協助行政主管處理具體工作中實務性工作,屬於執行層面的人員配置。
人事助理:協助人事主管處理具體工作中實務性工作,屬於執行層面的人員配置。
其他文員:如招聘專員培訓專員,薪酬專員,企劃專員前台文員等等。