會計檔案

會計檔案是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案，它是對一個單位經濟活動的記錄和反映，通過會計檔案，可以了解每項經濟業務的來龍去脈；可以檢查一個單位是否遵守財經紀律，在會計資料中有無弄虛作假、違法亂紀等行為；會計檔案還可以為國家、單位提供詳盡的經濟資料，為國家制定宏觀經濟政策及單位制定經營決策提供參考。

《會計法》規定，“各單位對會計憑證、會計帳簿、財務會計報告和其他會計資料應建立檔案，妥善保管。會計檔案的保管期限和銷毀辦法，由國務院財政部門會同有關部門制定。”因此，法律主要依據是《會計檔案管理辦法》，由國務院財政部門和國家檔案局會同制定。

與文書檔案、科技檔案相比，會計檔案有它自身的特點，主要表現在三個方面：

一、形成範圍廣泛，凡是具備獨立會計核算的單位，都要形成會計檔案。這些單位有國家機關、社會團體、企業、事業單位以及按規定應當建賬的個體工商戶和其他組織，一方面會計檔案在社會的各領域無處不有，形成普遍；另一方面，會計檔案的實體數量也相對其他門類的檔案數量更多一些。尤其是在企業、商業、金融、財政、稅務等單位，會計檔案不僅是反映這些單位的職能活動的重要材料，而且產生的數量也大。

二、檔案類別穩定。社會上會計工作的種類繁多，如有工業會計、商業會計、銀行會計、稅收會計、總預算會計、單位預算會計等，但是會計核算的方法、工作程序以及所形成的會計核算材料的成分是一致的，即會計憑證、會計賬簿、財務報告等。會計檔案內容成分的穩定和共性，是其他門類檔案無可比擬的，它便於整理分類，有利於管理制度的制定和實際操作的規範、統一。

三、外在形式多樣。會計專業的性質決定了會計檔案形式的多樣化。會計的賬簿，有訂本式賬、活頁式賬、卡片式賬之分。財務報告由於有文字、表格、數據而出現了16開或8開的紙張規格以及計算機列印報表等。會計憑證在不同行業，外形更是大小各異，長短參差不齊。會計檔案的這個外形多樣的特點，要求在會計檔案的整理和保管方面，不能照搬照抄管理其他門類檔案的方法，而是要從實際出發，防止“一刀切”。

會計檔案的重要程度不同，其保管期限也有所不同。

會計檔案的保管期限，根據其特點，分為永久、定期兩類。永久檔案即長期保管，不可以銷毀的檔案；定期檔案根據保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5種。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

《會計檔案管理辦法》規定了中國企業和其他組織、預算單位等會計檔案的保管期限，該辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限，具體規定如下：

1、需要永久保存的會計檔案有：

年度決算財務會計報告；資本金、股金及股權明細；開銷戶登記簿；客戶掛失申請書、掛失登記簿、補發憑單（卡）收據；賬銷案存的清單或資料。會計檔案保管登記簿、銷毀清冊； 7有價單證、業務公章銷毀清冊；機構變動交接清冊；有權機關查詢、凍結及扣划書；己用憑證、賬簿登記簿；會計系統數據移植日的所有會計檔案；會計初始環境文本、基礎數據維護修改有關記錄、文件；其他需要永久保管的檔案。

2、保管期限為25年的會計檔案有：

現金和銀行存款日記賬；稅收日記賬（總賬）和稅收票證分類出納賬。

3、保管期限為15年的會計檔案有：

會計憑證類；總賬、明細賬、日記賬和輔助賬簿（不包括現金和銀行存款）；會計移交清冊；行政單位和事業單位的各種會計憑證；各種完稅憑證和繳退庫憑證；財政總預算撥款憑證及其他會計憑證；農牧業稅結算憑證；會計移交清冊。

4、保管期限為10年的會計檔案有：

國家金庫編送的各種報表及繳庫退庫憑證；各收入機關編送的報表；財政總預算保管行政單位和事業單位決算、稅收年報、國家金庫年報、基本建設撥貨款年報；稅收會計報表（包括票證報表）。

5、保管期限為5年的會計檔案有：

下級行上報的中期財務會計報告（月度、季度、半年度 報表及附件、說明）；聯行往來清單及查詢查復書；密押代號表使用保管登記簿；存、貸款單位餘額對賬回單；固定資產卡片、固定資產報廢清理后卡片；客戶申請辦理電子支付業務的基本資料、協議；其他需要保管五年的會計檔案。

6、保管期限為3年的會計檔案有：

各級行本身及匯總全轄的日計表；會計系統運行日誌；不定期報表；會計檢查工作底稿、檢查報告、整改情況等檢查資料；流水賬；其他需要保管三年的會計檔案。

會計憑證類

1.原始憑證 15年

2.記賬憑證 15年

3.匯總憑證 15年

會計賬簿類

4.總賬 15年（包括日記賬）

5.明細賬 15年

6.日記賬 15年

（其中現金和銀行存款日記賬為25年）

7. 固定資產卡片 ( 報廢清理后保管5年)

8.輔助賬簿 15年

財務報告類

(包括各級主管部門匯總財務會計報告）

9. 月、季度財務會計報告（包括所屬單位 月、季度財務會計報告） 3年（包括文字分析）

10. 年度財務會計報告 (決算）永久（包括文字分析）

其他類

11.會計移交清冊 15年

12.會計檔案保管清冊 永久

13.會計檔案銷毀清冊 永久

14.銀行餘額調節表 5年

15.銀行對賬單 5年

會計檔案的內容一般指會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會 計核算資料等四個部分。

（1）會計憑證。會計憑證是記錄經濟業務，明確經濟責任的書面證明。它包括自製原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證（收款憑證、付款憑證、轉賬憑證三種）、記賬憑證匯總表、銀行存款（借款）對賬單、銀行存款餘額調節表等內容。

（2）會計賬簿。會計賬簿是由一定格式、相互聯結的賬頁組成，以會計憑證為依據，全面、連續、系統地記錄各項經濟業務的簿籍。它包括按會計科目設置的總分類賬、各類明細分類賬、現金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。

（3）會計報表。會計報表是反映企業會計財務狀況和經營成果的總結性書面文件，主要有主要財務指標快報，月、季度會計報表，年度會計報表，包括資產負債表、損益表、財務情況說明書等。

（4）其他會計核算資料。其他會計核算資料屬於經濟業務範疇，與會計核算、會計監督緊密相關的，由會計部門負責辦理的有關數據資料。如：經濟合同、財務數據統計資料、財務清查匯總資料、核定資金定額的數據資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。實行會計電算化單位存貯在磁性介質上的會計數據、程序文件及其他會計核算資料均應視同會計檔案一併管理。

會計檔案是會計活動的產物，是記錄和反映經濟活動的重要史料和證據，其重要作用表現在以下方面：

⑴會計檔案室總結經驗、揭露責任事故、打擊經濟領域犯罪、分析和判斷事故原因的重要依據。

⑵利用會計檔案提供的過去經濟活動的史料，有助於各單位進行經濟前景的預測進行經營決策，編製財務，成本計劃。

⑶ 利用會計檔案資料，可以為解決經濟糾紛，處理遺留的經濟事務提供依據。

此外，會計檔案在經濟學的研究活動中，發揮著重要史料價值的作用。

各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防損毀、散失和涉密。

（1）會計檔案的整理立卷。會計年度終了后，對會計資料進行整理立卷。會計檔案的整理一般採用“三統一”的辦法，即：分類標準統一、檔案形成統一、管理要求統一，並分門別類

按各卷順序編號。

①分類標準統一。

一般將財務會計資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報表，四類文字資料及其他。

②檔案形成統一。

案冊封面、檔案卡夾、存放櫃和存放序列統一。

③管理要求統一。

建立財務會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄；會計憑證裝訂成冊，報表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序彙編裝訂成冊。

（2）會計檔案的裝訂。會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他文字資料的裝訂。

①會計憑證的裝訂。

一般每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年分月妥善保管歸檔。

A．會計憑證裝訂前的準備工作：

a．分類整理，按順序排列，檢查日數、編號是否齊全；

b．按憑證匯總日期歸集（如按上、中、下旬匯總歸集）確定裝訂成冊的本數；

c．摘除憑證內的金屬物（如訂書針、大頭針、回形針），對大的張頁或附件要摺疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持數字完整；

d．整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發現缺號要查明原因。再檢查附件有否漏缺，領料單、入庫單、工資、獎金髮放單是否隨附齊全；

e．記賬憑證上有關人員（如財務主管、複核、記賬、制單等）的印章是否齊全。

B．會計憑證裝訂時的要求：

a．用“三針引線法”裝訂，裝訂憑證應使用棉線，在左上角部位打上三個針眼，實行三眼一線打結，結扣應是活的，並放在憑證封皮的裡面，裝訂時儘可能縮小所佔部位，使記賬憑證及其附件保持儘可能大的顯露面，以便於事後查閱；

b．憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印製，封面規格略大於所附記賬憑證；

c．裝訂憑證厚度一般1．5厘米，方可保證裝訂牢固，美觀大方。

會計憑證裝訂后的注意事項。

a．每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員簽章；

b．在封面上編好卷號，按編號順序入櫃，並要在顯露處標明憑證種類編號，以便於調閱。

②會計賬簿的裝訂。

各種會計賬簿年度結賬后，除跨年使用的賬簿外，其他賬簿應按時整理立卷。基本要求是：

A．賬簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的使用頁數核對各個賬戶是否相符，賬頁數是否齊全，序號排列是否連續；然後按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂。

B．活頁賬簿裝訂要求：

a．保留已使用過的賬頁，將賬頁數填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，用質好的牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊。

b．多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數量金額式活頁賬等不得混裝，應按同類業務、同類賬頁裝訂在一起。

c．在本賬的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號，會計主管人員和裝訂人（經辦人）簽章。

C．賬簿裝訂后的其他要求：

a．會計賬簿應牢固、平整，不得有折角、缺角，錯頁、掉頁、加空白紙的現象。

b．會計賬簿的封口要嚴密，封口處要加蓋有關印章。

c．封面應齊全、平整，並註明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號為一年一編，編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存（借）款日記賬、分戶明細賬。

d．會計賬簿按保管期限分別編製卷號，如現金日記賬全年按順序編製卷號；總賬、各類明細賬、輔助賬全年按順序編製卷號。

③會計報表的裝訂。

會計報表編製完成及時報送后，留存的報表按月裝訂成冊謹防丟失。小企業可按季裝訂成冊。第一，會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表頁數，上邊和左邊對齊壓平，防止折角，如有損壞部位修補后，完整無缺地裝訂；第二，會計報表裝訂順序為：會計報表封面、會計報表編製說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底；第三，按保管期限編製卷號。

（3）會計檔案的保管。《會計檔案管理辦法》規定：“當年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位財務會計部門保管一年，期滿之後原則上應由財務會計部門編製清冊移交本單位的檔案部門保管。”根據上述規定，會計檔案的保管要求主要有：

①會計檔案的移交手續。財務會計部門在將會計檔案移交本單位檔案部門時，應按下列程序進行：

A．開列清冊，填寫交接清單；

B．在賬簿使用日期欄填寫移交日期；

C．交接人員按移交清冊和交接清單項目核查無誤后簽章。

②會計檔案的保管要求。

A．會計檔案室應選擇在乾燥防水的地方，並遠離易燃品堆放地，周圍應備有適應的防火器材；

B．採用透明塑料膜作防塵罩、防塵布，遮蓋所有檔案架和堵塞鼠洞；

C．會計檔案室內應經常用消毒藥劑噴灑，經常保持清潔衛生，以防蟲蛀；

D．會計檔案室保持通風透光，並有適當的空間、通道和查閱地方，以利查閱，並防止潮濕；

E．設置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱登記簿，嚴防毀壞損失、散失和泄密；

F．會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。

③會計檔案的借閱。

A．會計檔案為本單位提供利用，原則上不得借出，有特殊需要須經上級主管單位或單位領導、會計主管人員批准。

B．外部借閱會計檔案時，應持有單位正式介紹信，經會計主管人員或單位領導人批准后，方可辦理借閱手續；單位內部人員借閱會計檔案時，應經會計主管人員或單位領導人批准后，辦理借閱手續。借閱人應認真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、單位、日期、數量、內容、歸期等情況登記清楚。

C．借閱會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標記，拆散原卷冊，也不得塗改抽換、攜帶外出或複製原件（如有特殊情況，須經領導批准後方能攜帶外出或複製原件）。

D．借出的會計檔案，會計檔案管理人員要按期如數收回，並辦理註銷借閱手續。

④會計檔案的保管期限。各種會計檔案的保管期限，按其特點可分為永久性和定期性兩類。凡是在立檔單位會計核算中形成的，記述和反映會計核算的，對工作總結、查考和研究經濟活動具有長遠利用價值的會計檔案，應永久保存。定期保管期限分別為3年、5年、10年、15年、25年5種。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起，如：1996年度終了日為12月5日，保管期限按1997年元月1日開始計算。

為了全面反映會計檔案情況，上檔部門應設置“會計檔案備查表”及時記載會計檔案的保存數、借閱數和歸檔數，做到心中有效、不出差錯。

（1）會計檔案保管期滿，需要銷毀時由本單位檔案機構會同會計機構共同提出銷毀意見，會同財務會計部門共同鑒定、嚴格審查，編造會計檔案銷毀清冊。

（2）機關、團體、事業單位和非國有企業會計檔案要銷毀時，報本單位領導批准后銷毀；國有企業經企業領導審查，報請上級主管單位批准后銷毀。

（3）會計檔案保管期滿，但其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結清債權債務時為止；建設單位在建設期間的會計檔案，不得銷毀。

（4）銷毀檔案前，應按會計檔案銷毀清冊所列的項目逐一清查核對；各單位銷毀會計檔案時應由檔案部門和財會部門共同派員監銷；各級主管部門銷毀會計檔案時，應由同級財政部門、審計部門派員參加監銷；財務部門銷毀會計檔案時，應由同級審計部門派員才加監銷；會計檔案銷毀后經辦人在“銷毀清冊”上籤章，註明“已銷毀”字樣和銷毀日期，以示負責，同時將監銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報本單位領導，一份歸入檔案備查。