電子化人力資源管理

一、電子化招聘

不可否認，網際網路由於其所獨具的“全球性、交互性和實時性”的特點，已成為迄今為止最有效的廣泛傳播人力資源信息的途徑。電子化招聘是網路技術在人力資源管理中應用最快的領域。根據《財富》雜誌所作的調查，世界500強企業中2000年就有79％的公司實現了電子化招聘，而1998年僅為29％，1999年為60％，據預測，2002年這個比例將上升到90％，2003年將達到100％。

簡單地說，電子化招聘是利用公司網站完成與招聘相關的一系列活動。根據世界500強的實踐，電子化招聘可分為中心資源庫式和初級電子招聘兩種。中心資源庫式招聘是指公司在網上發布招聘信息並通過電子郵件或簡歷庫收集應聘信息。初級電子化招聘是指公司在網上發布招聘信息，但鼓勵應聘者通過傳統渠道如傳真或寫信來應聘。前者屬於完全數字化的招聘方式；後者屬於部分數字化的招聘方式。不同的行業、地區所採用的電子化招聘方式也有差異，IT業、金融業、高科技產業以及歐美國家的企業更多地採用中心資源庫式招聘，傳統產業和亞洲國家的企業採用初級電子化招聘的企業為多。

電子化招聘的優勢是顯而易見的，集中表現在以下幾個方面：(1)招聘範圍的全球性：突破了傳統招聘的地域性限制；(2)招聘費用的經濟性：節省了傳統招聘活動中的參會費、交通費、差旅費等開支；(3)招聘過程的隱蔽性：網上的人力資源爭奪戰雖悄無聲息，但更有殺傷力，求職者可以不動聲色地找到理想的去處；(4)招聘活動的靈活性：招聘的企業可以每周7天，每天24小時向全球範圍內的應聘者發出應聘信息，應聘者也可隨時隨地與應聘單位聯繫，大大方便雙方的信息交流和溝通。

網上招聘的缺點也是不可忽視的，表現在以下一些方面：(1)由於發送求職材料簡單、便捷，會造成企業招聘站點的虛假繁榮，勢必給人力資源管理部門帶來判斷、篩選的壓力；(2)那些本沒有誠意、只是一時衝動發送應聘材料的“消極應聘者”會幹擾其招聘工作的正常進行；(3)那些真正優秀的、也是企業急需的人才可能因為不經常使用網路而與招聘單位失之交臂，特別在中國，年齡偏大、經驗較為豐富的專業人才不上網的情況還很普遍，對他們來說，電子化招聘很難起作用。

使電子化招聘成功的關鍵之處有：企業必須建立一個不斷更新的、一流的招聘網站；選用合適的能自動分析、處理應聘者初步信息的軟體；對應聘者儘快作出回應；逐步過渡到實施完全電子化招聘策略；借鑒以往區分積極應聘者和消極應聘者的經驗；重視網下人性化的服務等。

思科公司的網址已成為強有力的招聘工具。應聘者可以通過關鍵詞，檢索與自己的才能相匹配的空缺職位，也可以發送簡歷或利用思科公司的簡歷創建器在網上製作一份簡歷。最重要的是，該網址會讓應聘者和其公司內部的一位志願者結成“朋友”。這位朋友會告訴應聘者有關思科公司的情況，把應聘者介紹給適當的人，帶應聘者完成應聘程序。但是，思科公司網址真正的威力，不在於它讓積極求職者行事更快捷，而在於它把公司推介給那些滿足於現職、從未想過在思科工作的人。因此，該公司在它這種人才經常光顧的地方宣傳其網址。比如說，思科公司已和dilbert公司(網址：WWW．dilbert．com)網頁連線，這是擺脫工作桎梏的程序設計人員最鍾愛的網頁。思科公司不斷提出該網址訪問者的報告，並據此調整其戰略。比如說，公司了解到大多數訪問者來自太平洋時區，時間在上午10點到下午2點之間。他們得到的結論是許多人在該公司辦公時間尋覓工作機會。為此，思科公司正在開發一種軟體，以方便這些偷偷摸摸找工作的人。這種軟體讓用戶點擊下拉菜單，回答問題，並在10分鐘內介紹個人概況。它甚至還能替他們打掩護。如果上司正好走過，用戶只須擊一下鍵就能激活偽裝屏幕，把原屏幕內容轉換成“送給上司和同事的禮品單”或“傑出員工的7種好習慣”等。

二、電子化培訓

網際網路讓知識的更新速度越來越快，越是先進、流行、新穎的知識，生命周期就越短，尤如新鮮的水果，保質期只有區區數日。作為網路經濟時代的企業必須成為“學習型組織”，通過持續不斷的培訓，提高員工整體素質，增強企業競爭實力。電子化培訓與電子商務相伴而生，無疑將成為未來企業開展培訓活動的主要方式。電子化培訓，顧名思義，就是通過網路這一互動式的信息傳播媒體實現培訓過程。與傳統的、讓員工某一時間集中在某一地點統一受訓方式不同的是，電子化培訓是把信息送到員工面前，而傳統的培訓方式則是把員工送到信息面前。兩者的差別是顯而易見的。

電子化培訓所具有的優勢主要體現在6個方面：(1)培訓成本顯著降低，包括培訓的場地設施、教材、教師講課費、差旅費等費用很大程度上將取消或削減；(2)跨越時空界限，方便員工隨時隨地學習，培訓的靈活性顯著上升；(3)多媒體的應用和互動式的特性使培訓形式生動活潑，有利於激發員工的學習興趣；(4)便於為員工制定量身定做的培訓方案，大大提高培訓的針對性；(5)易於隨時掌握培訓效果，及時改進培訓內容和要求；(6)提高員工對變化的適應能力，培養一種學習型的人格特徵。

電子化培訓並不是一蹴而就的，需要人力資源管理部門不斷開發培訓課程，逐步積累培訓經驗，及時進行培訓結果的考評，對考評結果要進行較大力度的獎懲。使電子化培訓成為員工成長發展的重要途徑，為創建學習型企業服務。

思科公司在電子化培訓方面已積累了豐富的經驗。從1999年8月起，思科就把80％的內部培訓內容用網上培訓的方式實現，結果節省了60％的培訓開銷。在2000午3月，思科又把這一成功的教學經驗推廣到合作夥伴，推出了“合作夥伴在線學習”計劃，登陸人數由1萬增加到2萬，電子化培訓的受歡迎程度充分證明了它的有效性。思科通過實施學習能力和創新能力為基礎的培訓戰略，大大提高了員工的綜合素質，促進入力資源資本效益的持續發展，在網路經濟競爭的大舞台上長期立於不敗之地。

三、電子化學習

相對於企業組織的、旨在提高員工業務水平和崗位技能的電子化培訓而言，員工自發的、通過網路進行的、以提高自身素質為主要目的的獲取知識的過程，稱之為電子化學習。電子化學習與電子化培訓緊密相關，既受到了世界各國企業的廣泛重視，也得到了廣大員工的積極參與，必將成為知識經濟時代人們實現“終生學習”的最主要的途徑。電子化學習與電子化培訓相比，使得學習的範圍突破了企業的界限，員工學習的內容更為廣泛，學習的時間更為充裕，形式也更為靈活。電子化學習是在員工自願的基礎上，選擇自己感興趣的學習內容，目的既可以是為了獲取學位，也可以是為了了解另一專業的知識，還可以是僅僅為了豐富自己的業餘生活。對企業人力資源管理部門來說，鼓勵員工參加電子化學習，對提高員工的綜合素質，創建學習型組織大有好處。因此，企業要在做好電子化培訓工作的基礎上，創造出有利於員工開展電子化學習的環境與條件，使整個公司養成濃厚的學習氣氛，營造出富有活力和創新精神的學習文化。

電子化學習與傳統的學習方式相比有三個最主要的區別：其一是學習內容通過網路進行發送，取代了傳統的紙質媒介；其二：是對學習進行電子化管理，包括學習跟蹤、報告及評價等都可以通過網路來實現；其三是在學習過程中，學員之間、學員與教師之間進行的電子化的協作，提高學習的效果。電子化學習通過在線的評價及預見性的學習內容設置，學習的速度可以加快，而且學習再也不用受到教員及教室的限制；對學員來說，學習的成本將大大降低，而且學習的自主性也大大上升。同時教師及其他教學資源，由於更多的學員可以共享使用，其利用效率也可提高。

電子化學習正成為一種趨勢，為越來越多的企業、教學服務機構和員工所關注，其蘊藏的市場潛力十分可觀。北京光華管理研修中心是國內專業從事電子化學習服務的機構，該中心與哈佛商學院共同開設了針對在職經理人的網上教育課程，包括《哈佛管理導師》、《哈佛績效管理》和《哈佛卓越管理》等包含了哈佛最優秀的管理精華的課程。哈佛的網上管理課程不僅僅是管理知識的堆砌，更重要的是它的每套主題都是由核心理念、學習步驟、實踐技巧、學習工具、深入學習和自我測試6個部分組成，無論是缺乏實踐經驗的“新”經理，還是擁有豐富經驗的“老”經理，都能夠量身定製個性化的課件，結合實際工作展開學習。參加學習的學員實際上是在與全國各地、各行各業的在職經理們交流心得、探討問題，學習效果必然非同尋常。

四、電子化溝通

電子化溝通作為網際網路在人力資源管理中的重要應用，正在為越來越多的企業所實踐，由此而產生的信息快速、直接、廣泛、有效的傳播和思想、感情的交流、融合，充分顯示出電子化溝通的魅力所在。

電子化溝通的形式很多，可以在企業內部網上建立員工的個人主頁，可以開設BBS論壇、聊天室、建議區、公告欄以及企業各管理層的郵箱等等。為了使電子化溝通更好地發揮在營造優良的企業文化、促進企業經營管理水平的提高、增強企業凝聚力和激發員工進取心、創造力等方面的作用，企業領導既要積極支持電子化溝通的開展，更要積極參與，及時回應。

聯想集團充分利用企業內部網路資源，較好地實現了電子化溝通。聯想員工可以將電子郵件發到網上總經理的公共郵箱中，總經理會對每一封電子郵件進行回復；員工可以在內部網的BBS上向公司提出意見、建議，以期引起公司上下對一些重要問題的討論和關注；也可以在網上求助，請求他人對自己在工作、學習、生活中的實際問題給予幫助。聯想的“員工信箱”能全方位地接收到不同部門、不同地區聯想人的信息和意見，人力資源管理部門會將這些郵件轉到相應部門，該部門必須對每一封信作出反饋，否則將會受到處罰。聯想的電子化溝通已成為企業完善、暢通的溝通體系的重要組成部分。

五、電子化考評

隨著網路技術在人力資源管理中應用的不斷深入，電子化考評也已在一些企業出現，但更多的還是處在探索之中。傳統的考評過程中可表示如下：

考評目的→考評範圍→考評人員→信息來源及類型→信息收集→考評結果

這種考評方式存在一定的不合理性，如人情式管理使人治大於法治；客觀的事實難以有文字性的客觀證據；無法進行遠距離考評等。

電子化考評利用先進的通訊技術使空間距離的界限變得不再明顯，計算機的應用使得考評指標更加科學，考評的方式也將更趨靈活。電子化考評可利用信息系統對員工的工作成果、學習效果進行記錄；主管可以隨時看到來自各地的下屬定期遞交的工作報告進行指導和監督；員工的工作進展介紹和述職均可以通過網路實現。與此同時，企業管理者可以通過電子化考評系統中實時錄入的資料不斷發現並改進企業管理中存在的問題，績效考評中的人為因素的影響將大大減少。因此，電子化考評對建立規範化、定量化的員工績效考評體系，代替以經驗判斷為主體的績效考評手段有很大的作用，使績效考評更為公正、合理、科學。

與傳統的人力資源管理方式相比，電子化人力資源管理的優勢不僅僅表現在以計算機代替人工管理，某種意義上可以說是人力資源管理方式的一種革命。它的價值體現在以下幾個方面：

1．顯著提高人力資源管理的效率。

人力資源管理業務流程包括員工招聘、人員培訓、薪酬福利、績效考評、激勵、溝通、退職、退休等大量事務性、程序性工作，都可以藉助信息技術的應用，通過授權員工進行自助服務、外協及服務共享等，不僅可實現無紙化辦公，而且可以大大節省費用和時間，顯著提高效率，使人力資源管理從繁瑣的行政事務中擺脫出來。

2．更好地適應員工自主發展的需要。

知識型員工十分注重個性化的人力資源發展計劃，需要對自身的職業生涯計劃、薪酬福利計劃、激勵措施等有更多的決策自主權。網路的交互性、動態性可以使人力資源管理部門根據個人的需求和特長進行工作安排、學習、培訓和激勵，讓員工實施自我管理成為可能，能更加自主地把握自己的前途。

3．加強公司內部相互溝通以及與外部業務夥伴的聯繫。

隨著公司規模的不斷擴大，公司各部門之間、員工之間、公司與外部業務夥伴之間的溝通往往會變得十分困難，但激烈的市場競爭使得這種全方位的溝通顯得極為必要。網路不但可以成為公司員工間的紐帶，幫助他們逾越部門不同、工作時間不同、工作地點不同的障礙，促進相互了解和溝通，同時還可促使企業與外部業務夥伴在人才、技術、知識等方面的資源共享，有效提高適應市場的能力。

4．有力促進企業電子商務的發展。

電子商務的發展有賴於人力資源管理的不斷完善，在電子化人力資源管理中，職位空缺公布、專家搜尋、僱員培訓與支持、遠程學習等將變得更為高效，與此同時，電子化人力資源管理對建立虛擬組織並實現虛擬化管理，建立知識管理系統，創建學習型組織，都將創造極為有利的條件。

5.提高企業人力資源管理水平，加快企業人力資源的開發。

電子化人力資源管理通過計算機網路和資料庫的應用，使企業的人力資源管理更為科學，人才配置更為合理，同時也使得人力資源管理更為公正、透明，有關人力資源管理方面的各種政策、規定也將因廣泛參與而變得更加實際、可行，對提高企業人力資源開發水平大有裨益。

首先，企業決策人員要對人力資源管理工作高度重視。

第二，有了決策者的支持后，企業需要的是扎紮實實地做一些基礎管理工作。中國人力資源管理還沒有能形成一套真正與國內企業管理現狀相結合的理論體系，在人力市場還沒有成熟和有序的今天，企業做一些科學的基礎管理工作是相當必要的。

第三，企業需要針對其實際情況發掘自身存在的問題，並明確哪些問題是可以通過數字化方案解決的，哪些問題需要通過管理方法來解決。電子化人力資源的實現需要具備兩方面的條件：一是企業自身人力資源管理水平的高度，二是企業信息化手段的實現程度。而兩者之中人力資源管理水平對現今中國的大多數企業而言更為重要，只有管理水平具有一定高度后信息化的手段才能真正與之結合，從而進入通過信息化的手段提高企業績效的階段。企業管理信息化不是萬能葯。管理上的零滯后一直是管理者的孜孜以求的理想狀態。數字化手段是降低管理滯后的最有效的輔助手段。