協同辦公系統

所謂協同，就是指協調兩個或者兩個以上的不同資源或者個體，協同一致地完成某一目標的過程或能力。而所有有助於協同的軟體都可以稱作是協同軟體。

協同OA、協同辦公系統是因為基於OA並超越OA的概念，所以我們常叫協同OA，協同OA是利用網路、計算機、信息化，而提供給多人溝通、共享、協同一起辦公的一塊軟體，給辦公人員提供方便、快捷、降低成本，提高效率的一款管理軟體。

定義

講到協同這個層次，就應該站在企業管理全局的角度，講究的是以網狀溝通為技術目標，融入業務管理為管理目標的協同。要以強大的diycmp表單工具和強大的工作流為引擎為工具，配合管理諮詢來實現真正的協同，最主要的三個方面就是要 實現信息的協同、業務的協同和資源的協同，企業的各種資源，包括人、財、物、信息和流程組成了企業運作的基本要素，協同管理將這些資源整合在統一的平台上，因此真正意義的協同辦公系統應該叫協同管理平台。

協同辦公系統(OA系統)的功能主要包括任務管理、公文管理、檔案管理、新聞管理、內部信息、會議管理等功能模塊，符合企事業單位的辦公習慣和特點，讓用戶輕鬆的完成日常辦公工作，並且協同辦公系統中實現了痕迹保留、手機簡訊、數據介面等OA領域技術。

系統在應用層打造了五大應用平台：外部信息門戶、內部信息門戶、協同交流平台、辦公管理平台和移動辦公平台。利用頂層設計思想，綜合採用商用密碼技術、量子密碼技術、USB安全密鑰技術、指紋認證技術、虛擬專用網技術、環網技術和鏈路備份技術等，自主開發了YKOA政務協同辦公系統，該系統具有收發文管理、會議管理、日誌管理、督查督辦、政務要報、視頻點播、內部辦公簡訊服務、網上業務辦理等多種功能，並通過測試。我們充分應用網路技術、通訊技術、資料庫技術、中間件技術、Web服務技術、網路安全技術、系統集成技術、AJAX技術架構基礎平台。

系統是以知識管理為核心，協同運作為進化手段，使政府機關的資源融會貫通，吐故納新，以嶄新的形象生機勃勃地面對多變的外界環境。平台至少包括公文管理、事務管理、會議中心、新聞中心、資料中心、互動中心、查詢中心、系統管理和網站管理等九個主要子系統和二次開發平台。

為了避免正在選型的CIO走彎路，及為後來OA選型迷茫人士一些成功經驗，全力邁入OA信息化建設大路，提煉出了以下幾點，助力CIO走好OA選型這步棋。

OA辦公系統由OA廠商全心打造，考察OA產品，其實是在考察OA廠商的“氣質”。這種“氣質”是由內而外散發出來，能夠讓OA客戶自然的感受到，有“氣質”的OA廠商：以客戶OA項目成功為重，將服務做到實處。我們提醒OA選型人士，仔細甄別哪些OA廠商只重市場佔有率，哪些OA廠商才真正關注客戶。

通過OA廠商氣質考察一關的OA廠商，還要看其OA辦公系統的詳細配置。其具體功能配置能夠很好地處理企業日常工作、核心業務，以及與其他系統之間的整合集成，同時滿足企業未來發展對OA開放性、管理性、維護性的要求，自然是CIO的理想之選。

一般來講，OA辦公系統的基本模塊包括：協同工作、表單應用、公文管理、電子郵件、文檔管理、計劃管理、公共信息等。如果以給企業帶來價值大小的緯度對所有OA功能模塊評估的話，基本上遵循80：20定律，其中工作流程模塊、協同工作模塊、項目管理模塊為企業帶來的了80%的價值，其餘的模塊帶來20%的價值。CIO需要重點考察工作流程、協同工作、項目管理的技術水準，成為產品選型的不二選擇。

往往廉價的OA辦公系統，越經不起企業長期應用的考驗。CIO眼中的廉價的只是對OA廠商報價的判斷，OA辦公系統的全面成功應用，還需要將OA部署的軟硬體環境成本、軟體實施過程中參與人員的時間成本、培訓成本、將來的維護難度和服務成本、數據集成的開發成本、升級成本和數據遷移成本等等統統納入成本控制範圍。

結合十幾年的諮詢和實施經驗，提出了“團隊、工具、方法論，一個都不能少的”的實施理念，提煉了基於企業整體信息化規劃，結合客戶個性化需求的個性化成功地圖，在該地圖中，為幫助企業IT戰略通往成功之路，實施階段需要在團隊建設、工具完善和管理方法論上下足功夫。

團隊建設是項目成功實施的基礎

項目經理的人選要求是具備一定軟體技術的、更強調非技術方面的顧問諮詢、項目管理的綜合素質很強的人才。有效控制項目質量、項目進度、帶領團隊成功完成項目實施，是項目經理的職責，而不是合同簽訂下來，派個會用產品的低端技術員去裝好產品就了事了。以項目經理為中心，搭建領導小組、項目辦公室、應用小組、技術小組、諮詢小組，形成團隊，這將是項目推進和成功的基礎。

項目團隊從軟體應用的角度，幫助客戶的實現管理落地。項目經理總在想方設法使客戶的OA系統發揮效益，而不是只要驗收付款就萬事大吉。同一個軟體交給不同的企業去用，他們的應用效果絕不一樣。項目經理的一個重要任務就是結合客戶的實際業務情況，指導客戶將已有功能用的爐火純青，使普通用戶能得到滿足需求的、美觀的、易用的、有創意的、靈活的、變通的功能應用，從而幫助客戶實現系統應用效果最大化。

完善工具是提高項目實施效率的保障

協同OA系統的實施是一個複雜的系統工程，因為一方面OA系統的實施是全員的，涉及面很廣，一方面OA系統的實施涉及到眾多業務系統的集成，是跨系統的，另一方面OA系統的實施周期較長，不是三五天可以解決問題，因此，若要全面提高項目的實施效率，必須藉助於先進的工具。

在協同OA系統的實施過程中，首先會採用項目管理軟體，對OA系統的整個項目進行階段劃分、人員分工、任務分解、文檔共享、過程協作和資源調度，並且通過OA系統雙系統運作的方式，為客戶提供更快的融入和學習支撐，在實施過程中，還提供了專家支持系統對項目中的問題處理進行專家診斷和問題排除，同時，實施過程中，提供了各種專業的電子工具，幫助對過程進行質量控制，這些都將大大提高實施的效率。

通用性和可擴展性：系統設計符合國家制定的電子政務標準，所有的功能實現和操作均基於WEB瀏覽器方式，包括後台管理維護和統計。

技術的前瞻性：系統各個平台均採用開發語言和開發工具，保證系統設計和開發上的適用性。

穩定性、安全性和容錯性：系統採用嚴格的身份認證=安全認證，確保系統使用和信息傳遞的安全性，在防病毒、數據備份方面也有具體的解決方案，使系統不會因為程序方面的問題而中斷服務，具有容錯性，能夠識別和處理用戶的非正常操作，不至於出現運行錯誤。

整體性和統一性：系統中採用地協議、信息格式、介面標準均符合國家標準，保證各平台間在數據層和應用層的快速順暢的數據交換，並在設計風格和管理界面等方面保持嚴格的統一性。

快速表單製作：我們表單設計器以 Word設計的管理表格為模板，通過編譯器載入系統，自動提取數據域，並建立表單間的關聯。迅速將眾多散亂在個人電腦中的管理表格轉換為分類存儲的web表單。將原來表格中無法查詢統計的數據包裝成可以進行數據挖掘、分析統計的數據，為決策支持提供基礎數據。

流程定義平台是最核心的模塊之一。工作流作為一個信息載體，貫穿系統各大模塊，成為樞紐中心，使得各項業務流程更加規範，併發揮各種資源及系統的最大效能。由於採用了電子化的方式處理工作流，與傳統的操作模式相比，每個請求都被可靠地保存而不會丟失。請求一旦被創建，就會沿著預先定義好的流程被發送給相應階段的相關負責人，無論是請求的處理還是信息的反饋都得以高效地進行。

智能消息引擎採用完善的消息提醒機制，利用消息提醒器實時監控系統發生的事件，及時提醒用戶處理事務。提供多樣化的提醒方式：彈出即時提醒窗口、語音提醒、手機簡訊、電子郵件等。內容包括待辦事項、通知公告、工作日程、會議通知、超時預警、數據報警、人員異動、電子賀卡等。

平台事務管理模塊事務處理主要用於：所有的非正式文件，如向上級請示報告、情況反映，領導對下級的任務分工及工作安排，不同業務部門往來交流等。主要分請示彙報、工作安排、部門溝通三類。

事務管理模塊計劃任務主要用於：整合萬年曆、時鐘等信息於一個界面，允許個人對任意日期、時間段設置個人日程安排、工作日誌、去向及提醒內容。。上級崗位可以通過此模塊隨時了解下屬人員的工作情況，進行工作檢查。

事務管理模塊通訊錄主要用於：按機構級別、部門等提供全部機關的通訊地址、各類辦公電話、電子郵件、手機、家庭地址電話、論壇呢稱等信息供查詢使用。

會議管理模塊主要用於：對全局性會議進行統籌安排，發送會議通知，自動通知及定時提醒與會人員，並可實現網上開會及錄像等。

功能模塊包括：會議室預訂、會議流程發起、會議變更、視頻會議、會議資料管理、會議室管理六大模塊。

針對協同辦公軟體應用遇到的三大問題，採用如下設計理念設計產品，為用戶提供的不僅是一個協同辦公軟體，更是一個易用的協同整合平台。

實際工作中講究流程，哪項工作由誰發起，由誰審批批准，由誰執行，最後環節是誰，這是一個工作的過程，流程執行出問題，工作環節銜接就會出問題，將引發一系列的問題，不僅工作本身完成的質量效率不達標，企業內部部門與部門，崗位與崗位之間的協同配合問題將無法根除。

實際工作中的困難在於細節，OA辦公系統包括所有的電腦管理軟體，實質上就是“工作工具和管理工具”，就像傳統的“螺絲刀工具”一樣，必須考慮所有的細節，對應用不同的工具才能輕鬆解決問題。OA辦公系統實質就是看不見的IT化、信息化、智能化的“工具包”，或者叫工具系統，因此精細化的設計尤為重要。

市場上的協同軟體項目合作方式有項目化方式、產品化方式、平台化方式。項目化方式雖然能完全響應用戶需求，但是開發周期太長，質量不穩定，不可平滑升級等不足。產品化方式由於產品功能模塊功能固定，適應面比較窄，難以滿足用戶不斷增加的需求，解決不了“隨需應變”問題，存在一定的局限性。市場上對於“協同平台”定義是不盡相同的，不少開發商提出的協同平台是指可供研發人員開發協同應用的平台，這種項目風險很大、工作量很大、失敗的可能性也很大；用戶需要的是開發商提供一個軟體平台，在開發商對應用的理解基礎上使用平台快速傻瓜式構建其應用。OA協同管理平台的平台化設計理念，是把協同應用中共性的應用做到足夠精緻、足夠靈活，把簡單的個性的應用通過傻瓜式的自定義平台快速構建，在產品中我們部署了大量的開發與自定義工具，包括信息文檔平台、工作流程平台，自定義模塊平台，自定義門戶平台等，最大程度的滿足用戶個性應用，幫助用戶隨需應變。

易用性的設計體現在產品設計的每一個細節，是一個不太容易考量的指標，需要用戶對系統的體驗與感悟。OA在易用性設計方面的指導思想是讓用戶少記東西、少操作、簡潔、容易理解，同時遵循時間管理要求，幫助用戶對事情進行分類處理等；在體系方面設立易用性測試小組等確保產品的易用性；

全面普及網路辦公，包括企業的各種知識文檔、公文通知、辦公流程、個人事務等，配合辦公輔助工具，迅速提升工作效率，減少辦公成本。

對文檔資料、人事、後勤、客戶等進行統一有效的管理，幫助形成一個規範有序的管理體系。

利用新聞、郵件、簡訊、信息管理、即時通訊等工具，加強信息的共享和人員的溝通，創造無障礙的團隊協作環境。