時間管理

有關時間管理的研究已有相當歷史。猶如人類社會從農業革命演進到工業革命，再到資訊革命，時間管理理論也可分為四代。

（1）第一代的理論著重利用便條與備忘錄，在忙碌中調配時間與精力。

（2）第二代強調行事曆與日程表，反映出時間管理已注意到規劃未來的重要。

（3）第三代是目前正流行、講求優先順序的觀念。也就是依據輕重緩急設定短、中、長期目標，再逐日訂定實現目標的計劃，將有限的時間、精力加以分配，爭取最高的效率。這種做法有它可取的地方。但也有人發現，過分強調效率，把時間崩得死死的，反而會產生反效果，使人失去增進感情、滿足個人需要以及享受意外之喜的機會。於是許多人放棄這種過於死板拘束的時間管理法，回復到前兩代的做法，以維護生活的品質。

（4）又有第四代的理論出現。與以往截然不同之處在於，它根本否定“時間管理”這個名詞，主張關鍵不在於時間管理，而在於個人管理。與其著重於時間與事務的安排，不如把重心放在維持產出與產能的平衡上。

能夠平衡時間需求。

1、詳細周到地考慮工作計劃----確定實現工作目標的具體手段和方法，預定出目標的進程及步驟。

2、善於將一些工作分派和授權給他人來完成，提高工作效率。

3、制訂工作計劃，將事務整理歸類，並根據輕重緩急來進行安排和處理。

4、為計劃提供預留時間，掌握一定的應付意外事件或干擾的方法和技巧；準備應變計劃。

1、每天安排出時間計劃日程和優先事項。

2、能利用經手的文件進行工作。

3、確保工作速度能與目標或最後期限步調一致。

4、保持良好情緒，即使面對意料之外的需求時也能如此。

5、如果不是接待未預約談話者的適宜時間，能迅速而堅定地要求非正式拜訪者以後再來。

6、每天留出一定時間給“順便拜訪”的人。

他們能夠安排他們自己和其他人迅速適應工作量上的任何重大變革，並重新確定工作的優先次序。他們可能把個人的安排看做他們時間管理工具包中的首要工具。他們較容易覺察對於考慮正在進行的工作量的波動以及變革最後期限的需要，並且可能重新組織工作以達到最好的效果。

他們很少或不花時間在系統地組織他們的工作任務，傾向於處理鄰近的但是缺乏規劃和遠見的任務。他們通常會著親自著手接踵而來的工作或者看起來是最緊急的工作，而不善於組織其他人去完成。

不足者需要認識到：為了達到適當的結果，人員、資源、目標、最後期限、可利用的時間應該被組合起來。不足者需要利用他們個人的優先權並且認識到在處理一系列未來的任務時總會有最佳次序。

1、迫使你自己至少每天花幾分鐘用鋼筆和紙寫出一天或一星期中要完成的重要任務。

2、確信你每天或每星期計劃內和計劃外的活動總是被列入時間日程，並且有必要的話，重新進行時間安排。

3、建立一個體系確保你能夠容易地找出你需要做的事情。仔細考慮計劃的目標和最後期限。

4、在你已經看過總工作量並且計算出有必要在多大程度上重新組織之前，不要做出承諾。

5、要認識到自己的能力有限，你可能需要藉助其他人來達到目標或完成任務。

時間管理的方法有很多，這裡我們來分享集各種方法之大成的5個。

新概念GTD

GTD，Getting Things Done的縮寫。來自於David Allen的一本暢銷書《Getting Things Done》，中國的中文翻譯本《儘管去做：無壓工作的藝術》由中信出版社出版。 GTD的基本方法：GTD的具體做法可以分成收集、整理、組織、回顧與行動五個步驟。

1. 收集：就是將你能夠想到的所有的未盡事宜（GTD中稱為stuff）統統羅列出來，放入inbox中，這個inbox既可以是用來放置各種實物的實際的文件夾或者籃子，也需要有用來記錄各種事項的紙張或PDA。收集的關鍵在於把一切趕出你的大腦，記錄下所有的工作。

2. 整理：將stuff放入inbox之後，就需要定期或不定期地進行整理，清空inbox。將這些stuff按是否可以付諸行動進行區分整理，對於不能付諸行動的內容，可以進一步分為參考資料、日後可能需要處理以及垃圾幾類，而對可行動的內容再考慮是否可在兩分鐘內完成，如果可以則立即行動完成它，如果不行對下一步行動進行組織。

3. 組織：個人感覺組織是GTD中的最核心的步驟，組織主要分成對參考資料的組織與對下一步行動的組織。對參考資料的組織主要就是一個文檔管理系統，而對下一步行動的組織則一般可分為：下一步行動清單，等待清單和未來/某天清單。下一步清單是具體的下一步工作，而且如果一個項目涉及到多步驟的工作，那麼需要將其細化成具體的工作。GTD對下一步清單的處理與一般的to-dolist最大的不同在於，它作了進一步的細化，比如按照地點（電腦旁、辦公室、電話旁、家裡、超市）分別記錄只有在這些地方才可以執行的行動，而當你到這些地點后也就能夠一目了然地知道應該做那些工作。等待清單主要是記錄那些委派他人去做的工作。未來/某天清單則是記錄延遲處理且沒有具體的完成日期的未來計劃、電子郵件等等。

4. 回顧：回顧也是GTD中的一個重要步驟，一般需要每周進行回顧與檢查，通過回顧及檢查你的所有清單並進行更新，可以確保GTD系統的運作，而且在回顧的同時可能還需要進行未來一周的計劃工作。

5. 行動：根據時間的多少，精力情況以及重要性來選擇清單上的事項來行動。

實現GTD的五類工具：

在線：資源很多，可以直接查找 如 RTM(remember the milk)

計算機：outlook MLO lifebanlance

PDA：MLO(wm版) lifebalance(Palm)

紙+筆：GTD筆記本

計算機+PDA：文夾GTD工具

6點優先工作制

該方法是效率大師艾維利在向美國一家鋼鐵公司提供諮詢時提出的，它使這家公司用了5年的時間，從瀕臨破產一躍成為當時全美最大的私營鋼鐵企業，艾維利因此獲得了2.5萬美元諮詢費，故管理界將該方法喻為“價值2.5萬美元的時間管理方法”。

這一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序，分別從“1”到“6”標出6件最重要的事情。每天一開始，先全力以赴做好標號為“1”的事情，直到它被完成或被完全準備好，然後再全力以赴地做標號為“2”的事，依此類推……

艾維利認為，一般情況下，如果一個人每天都能全力以赴地完成6件最重要的大事，那麼，他一定是一位高效率人士。

帕累托原則

這是由19世紀義大利經濟學家帕累托提出的。其核心內容是生活中80%的結 果幾乎源於20%的活動。比如，是那20%的客戶給你帶來了80%的業績，可能創造了80%的利潤，世界上80%的財富是被20%的人掌握著，世界上80%的人只分享了20%的財富。因此，要把注意力放在20%的關鍵事情上

根據這一原則，我們應當對要做的事情分清輕重緩急，進行如下的排序：

A.重要且緊急（比如救火、搶險等）——必須立刻做。

B.緊急但不重要（比如有人因為打麻將“三缺一”而緊急約你、有人突然打電話請你吃飯等）——只有在優先考慮了重要的事情后，再來考慮這類事。人們常犯的毛病是把“緊急”當成優先原則。其實，許多看似很緊急的事，拖一拖，甚至不辦，也無關大局。

C.重要但不緊急（比如學習、做計劃、與人談心、體檢等）——只要是沒有前一類事的壓力，應該當成緊急的事去做，而不是拖延。

D.既不緊急也不重要（比如娛樂、消遣等事情）——有閑工夫再說。

麥肯錫30秒電梯理論

麥肯錫公司曾經得到過一次沉痛的教訓：該公司曾經為一家重要的大客戶做諮詢。諮詢結束的時候，麥肯錫的項目負責人在電梯間里遇見了對方的董事長，該董事長問麥肯錫的項目負責人：“你能不能說一下現在的結果呢？”由於該項目負責人沒有準備，而且即使有準備，也無法在電梯從30層到1層的30秒鐘內把結果說清楚。最終，麥肯錫失去了這一重要客戶。從此，麥肯錫要求公司員工凡事要在最短的時間內把結果表達清楚，凡事要直奔主題、直奔結果。麥肯錫認為，一般情況下人們最多記得住一二三，記不住四五六，所以凡事要歸納在3條以內。這就是如今在商界流傳甚廣的“30秒鐘電梯理論”或稱“電梯演講”。

《聖經新約》的翻譯者詹姆斯。莫法特的書房裡有3張桌：第一張擺著他正在翻譯的《聖經》譯稿；第二張擺的是他的一篇論文的原稿；第三張擺的是他正在寫的一篇偵探小說。

莫法特的休息方法就是從一張書桌搬到另一張書桌，繼續工作。

“間作套種”是農業上常用的一種科學種田的方法。人們在實踐中發現，連續幾季都種相同的作物，土壤的肥力就會下降很多，因為同一種作物吸收的是同一類養分，長此以往，地力就會枯竭。人的腦力和體力也是這樣，如果每隔一段時間就變換不同的工作內容，就會產生新的優勢興奮灶，而原來的興奮灶則得到抑制，這樣人的腦力和體力就可以得到有效的調劑和放鬆。

具體方法

1、有計劃地使用時間。不會計劃時間的人，等於計劃失敗。

2、目標明確。目標要具體、具有可實現性。

3、將要做的事情根據優先程度分先後順序。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的，應當享有優先權。因此要善於區分這20%的有價值的事情，然後根據價值大小，分配時間。

4、將一天從早到晚要做的事情進行羅列。

5、要具有靈活性。一般來說，只將時間的50%計劃好，其餘的50%應當屬於靈活時間，用來應對各種打擾和無法預期的事情。

6、遵循你的生物鐘。你辦事效率最佳的時間是什麼時候？將優先辦的事情放在最佳時間裡。

7、做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情，是有效果；把事情做好僅僅是有效率。首先考慮效果，然後才考慮效率。

8、區分緊急事務與重要事務。緊急事往往是短期性的，重要事往往是長期性的。給所有羅列出來的事情定一個完成期限。

9、對所有沒有意義的事情採用有意忽略的技巧。將羅列的事情中沒有任何意義的事情刪除掉。

10、不要想成為完美主義者。不要追求完美，而要追求辦事效果。

11、巧妙地拖延。如果一件事情，你不想做，可以將這件事情細分為很小的部分，只做其中一個小的部分就可以了，或者對其中最主要的部分最多花費15分鐘時間去做。

12、學會說"不"。一旦確定了哪些事情是重要的，對那些不重要的事情就應當說"不"。

13、獎賞自己。即使一個小小的成功，也應該慶祝一下。可以事先給自己許下一個獎賞諾言，事情成功之後一定要履行諾言。

1、要和自己的價值觀相吻合

自己一定要確立個人的價值觀，假如價值觀不明確，你就很難知道什麼對自己最重要，當你價值觀不明確，時間分配一定不好。時間管理的重點不在於管理時間，而在於如何分配時間。你永遠沒有時間做每件事，但你永遠有時間做對自己來說最重要的事。

2、設立明確的目標

成功等於目標，時間管理的目的是讓自己在最短時間內實現更多你想要實現的目標；你必須把4到10個目標寫出來，找出一個核心目標，並依次排列重要性，然後依照你的目標設定一些詳細的計劃，你的關鍵就是依照計劃進行。

3、改變自己的想法

美國心理學之父威廉·詹姆士對時間行為學的研究發現這樣兩種對待時間的態度：“這件工作必須完成，它實在討厭，所以我能拖便盡量拖”和“這不是件令人愉快的工作，但它必須完成，所以我得馬上動手，好讓自己能早些擺脫它”。當你有了動機，迅速踏出第一步是很重要的。不要想立刻推翻自己的整個習慣，只需強迫自己現在就去做你所拖延的某件事。然後，從明早開始，每天都從你的time list中選出最不想做的事情先做。

4、遵循20比80定律

生活中肯定會有一些突發和迫不及待要解決的問題，如果你發現自己天天都在處理這些事情，那表示你的時間管理並不理想。成功者花最多時間在做最重要的事，而不是最緊急的事情上，然而一般人都是做緊急但不重要的事。

5、安排“不被干擾”時間

每天至少要有半小時到一小時的“不被干擾”時間。假如你能有一個小時完全不受任何人干擾，把自己關在自己的空間裡面思考或者工作，這一個小時可以抵過你一天的工作效率，甚至有時侯這一小時比你3天工作的效率還要好。

6、嚴格規定完成期限

帕金森(c-NoarthcoteParkinson)在其所著的《帕金森法則》(Parkinsons Law)中，寫下這段話:“你有多少時間完成工作，工作就會自動變成需要那麼多時間。”如果你有一整天的時間可以做某項工作，你就會花一天的時間去做它。而如果你只有一小時的時間可以做這項工作，你就會更迅速有效地在一小時內做完它。

7、做好時間日誌

你花了多少時間在做哪些事情，把它詳細地記錄下來，早上出門(包括洗漱、換衣、早餐等)花了多少時間，搭車花了多少時間，出去拜訪客戶花了多少時間……把每天花的時間一一記錄下來，你會清晰地發現浪費了哪些時間。這和記賬是一個道理。當你找到浪費時間的根源，你才有辦法改變。

8、理解時間大於金錢

用你的金錢去換取別人的成功經驗，一定要抓住一切機會向頂尖人士學習。仔細選擇你接觸的對象，因為這會節省你很多時間。假設與一個成功者在一起，他花了40年時間成功，你跟10個這樣的人交往，你不是就濃縮了400年的經驗?

9、學會列清單

把自己要做的每一件事情都寫下來，這樣做首先能讓你隨時都明確自己手頭上的任務。不要輕信自己可以用腦子把每件事情都記住，而當你看到自己長長的list時，也會產生緊迫感。

10、同一類的事情最好一次把它做完

假如你在做紙上作業，那段時間都做紙上作業；假如你是在思考，用一段時間只作思考；打電話的話，最好把電話累積到某一時間一次把它打完。當你重複做一件事情時，你會熟能生巧，效率一定會提高。

11、每1分鐘每1秒做最有效率的事情

你必須思考一下要做好一份工作，到底哪幾件事情是對你最有效率的，列下來，分配時間把它做好。(始終直瞄靶心一績效(晉陞)

時間管理是一個概念，更是一種方法，每一個人都需要對自己進行時間管理，但是更需要時間管理的其實是企業，因為作為單個人員如果你沒有時間管理的概念也可以去工作，個人還能應付的了自己的工作，但是作為企業，他需要的時間管理概念是一個整體，如果這個整體出了問題那麼整個公司就會處於不健康的狀態，因為一個企業不是靠某一個人來運轉的，而是要靠所有的員工高效率的配合才能產生最大的效益和價值。單個員工工作不進行時間管理看不來什麼問題，但是如果所有的員工都沒有時間管理的概念，那麼對於公司來說將會造成巨大的損失。

但是因為時間管理是一個虛擬的概念，很多人對時間管理沒有很明確的定義，並且時間管理不僅僅是個人安排一下自己的日程表這麼簡單而已，時間管理有很多需要總結計劃調整的環節在裡面，所以企業必須有一個系統的時間管理概念來貫穿整個公司的體系，所以企業需要提高時間管理的體系，更需要給員工提供一個學習時間管理的手段。而學習時間管理的方法，無非就兩種方式，一種是創建自己的培訓部門來培訓員工，或者是花錢聘請培訓公司對員工進行培訓。另外一種方式就是找一些可以強化員工時間觀念的工具來使用。第一種方式是給員工一個方法，第二種方式是讓員工強制使用工具來塑造自己的工作習慣。我個人認為第二種方式要好過第一種，因為及時你花錢去請人來培訓員工，可是培訓過後還是需要面臨執行問題。所以倒不如直接找一款管理工具讓員工來使用，直接落實到執行層面。

例如我作為公司領導，我可以直接讓員工將工作通過WETASK彙報給我，我有什麼工作任務也通過WETASK分配下去，所有工作細節都在WETASK中體現出來，什麼時間要完成什麼工作，完成之後要對任務進行彙報、總結等等。長久之後員工就會養成良好的彙報工作的習慣，就無需管理者在單獨的去強調時間管理。

1.開始。“沒錯，就是這個單詞。我們要做的第一件事情就是開始。“Balancing Life Issues公司的CEO Wendy Kaufman說到（該公司位於紐約州的Ossining）。如果你要寫點什麼文章，那麼請先安心坐下，然後至少寫出第一個段落。只要這個事項能夠順利的啟動，那後面的事情都是水到渠成的。

2.設定明確的目標。要建立一份工作事項清單，最好是結合日程計劃，而且要弄清楚每一天究竟有哪些事情是必須做的。

3.對工作的情況作詳細記錄。“這有助於分析你的時間使用情況，從工作日誌中你可以看出哪項工作佔用了更多的時間，哪項工作消耗時間最少，你是否達成了工作目標，以及怎樣做才能讓效率更高。“Pam O`shea建議說（Pam是Performance Insights公司總裁，同時也是美國管理協會時間管理論壇的成員）。

4.批量處理電子郵件和來電。你是否像大多數人一樣，每天都在隨機處理來電和電子郵件信息呢？如果你總想在第一時間處理這些事務，那麼你的工作時間將變得支離破碎，很難高效率的做好事情。O`shea給我們的建議是：“要把電子郵件和來電的檢查和回復工作集中在某個時間段一併處理。”為了管理好這些溝通事務，“請用好為你提供的電話工具和電子郵件系統。”

5.化繁為簡。“將複雜的工作劃分成小的簡單的單元進行處理。”Tytel博士解釋說，“不能因為事情的複雜而拖沓，因為複雜的工作不可能一下就搞定。”

Kaufman用打掃房間的事件做了一個比喻。你也許沒有足夠的時間打掃整個房間，但是你可以根據自己的可用時間有選擇的做一部分清掃。她說：“如果你有20分鐘，你可以清理一個抽屜或一個柜子。如果有40分鐘，你可以整理衣櫥或壁櫥。如果有一小時，也許你可以收拾整個房間了。”

6.把工作按照優先程度進行排序。Tytel博士說：“我們要理解緊迫程度和重要性之間的差異。”你也許應該將一天內必須做的事情、應該做的事情、以及想要做的事情統統列出來，然後按照緊迫性和重要性進行排序。

7.留出一部分時間什麼都不要做。如果你習慣於將一天的日程排得滿滿的，那麼在做事情之前你可能沒有時間思考和準備，而這個過程可能是非常有價值的，Kaufman這樣建議道。如果你從始至終都是嚴格的按照日程時間表做每件工作，那麼給自己留20分鐘時間放鬆、反思、提前做個準備計劃也許是很有用的。Tytel博士補充道：“處理工作或者做項目要有時間規劃，而且要嚴格遵循這些規劃。”

8.工作不要超負荷。“現在的人都是疲勞過度，尤其是美國人。” Kaufman說道。Tytel同意Kaufman的觀點，她建議，如果你感到自己的狀態下降到正常水平的一半，那麼你應該先好好休息。她說：“安排好放鬆和恢復的時間，如果我們連自己都照顧不好，那我們可能也沒有能力做好其他的任何事情。”

9.知道什麼時候應該說“不”。Tytel博士說，許多人害怕讓他們的主管知道自己有多忙，但很重要的是如果你忙不過來，你要為自己辯解。

10.知道什麼時候你需要“時間管理”方面的幫助以及在哪裡能獲得這些幫助。“我們在圖書館和書店裡能找到相關的書籍。“O`Shea指出。讀其中的任何一本，書能幫助你總結評價自己的時間管理能力，進而發現哪些方面有提高的空間。Kaufman說，如果你發現自己有時間管理問題，並且不擅長與此，通常情況下，說明你是一個右腦相對發達的人，那麼你得承認你沒有管理時間計劃的天賦技能，對你來說外部的幫助可能是必要的。你可以考慮學習相關課程或者通過參加其他一些技能提高培訓，把時間管理當作一個技能去學習，並且時不時的重溫這些信息。