政府採購程序

不同的採購方式有不同的採購程序，但總體而言，任何一項政府採購都要經歷以下幾個步驟：

(一)制定採購需求計劃，公開採購需求

採購機構按政府採購法規和政府經濟政策的需要，在既定的採購原則下，制定合適的採購目標。採購計劃要明確採購的政策、採購要達到的目標、採購進行的程序、組成人員、選用的採購方式、採購的各項規則，甚至合同的主要內容都要在計劃中確定下來。因此，政府採購的計劃必須有細緻、周全的考慮。在確定了政府的採購計劃后，採購機構應向社會公開自己所需要的商品和勞務的相關信息。這些信息主要涉及到所要採購的商品或勞務的品種及性能。政府一般採用兩種方式提出其需求：一種方式是“功能說明”，意即，政府向供應商較詳細地說明所需採購的各商品的功能情況，並要求供應商在提議中向政府表明其產品或勞務滿足這些功能所要求的方式；另一種方式是“設計說明”，意即政府在採購之前說明其如何進行採購。另外，政府還需要對其採購的產品和勞務總量、商品交貨期以及勞務有效期等要求進行明確說明。這一步的主要目的是擬定政府採購的總計劃以及對供應商的具體要求。

政府向供應商用書面的形式詳細地說明有關的技術要求在購買過程中具有特殊的重要意義。第一，因為技術要求書向銷售商表明了購買方期望在銷售方的投標書中獲得哪些參數。美國的經驗表明，大多數與賣方有關的問題都產生於“定義含糊不清，措辭糟糕，沒有包括重要細節、參數和說明的書面合同”。那些範圍過於狹窄或繁冗的技術要求會導致投標成本上升，甚至沒有什麼人來投標。例如在一個地區內，修建一條主幹線的招標通告被發到各類承包商手中，但是在投標之日卻沒有收到任何投標方案。政府官員感到十分奇怪，就向各類承包商詢問他們為什麼不參加投標。得到的回答是技術要求所需的某一等級的材料和特定的建造程序只適用於州際間的主高速公路的修建，規模相對較小的城市幹線項目如果以招標通告中的要求為基礎，對承包商來說在經濟上是不可行的。

第二，要注意的是說明書規定的技術要求範圍不能過於狹窄，也不能過大、或過於模糊，否則有可能導致了答覆的不一致和非標準化，進而混亂了銷售商的符合條件並使供應商或承包商的範圍太大，從而增加採購成本。如果公共機構為徵集一個計算機系統發出招標通知，但並未具體描述該機構所需計算機系統的特點，也沒有明確規定評標原則，那麼該機構有可能收到各種各樣的投標方案，從筆記本電腦直到高級計算機系統應有盡有。因此在技術要求中要融合足夠多的細節，以使投標行為標準化，並且要有充分的靈活性和敏感性，以使投標過程具有競爭性的反響，這是一項非常困難的任務。

確定技術要求採用的形式是導致技術要求撰寫困難的另一個因素。其中最常見的是相類似的或等價的品牌、具體產品或材料、特定設計特點和特定操作特點或性能標準。性能要求是技術要求最常用的形式，制定以性能為基礎的標準在銷售商或承包商設計投標方案時可以提供一定的靈活性。例如，剝貓皮有九種方法，如果公共機構僅要求採用其中的一種，那麼顯然它的成本將會增加，而競爭性投標方案的數量也會減少。此外，可能會有人發明第十種方法，雖然貓也許不喜歡，但它的成本花費卻是有效率的，而且是富有成效的。

然而，建立在性能基礎上的技術要求並不總是最好的方式。如果政府考慮到用於某一建築工程的材料的質量，那麼除了建築工程的性能標準外，質量標準也需在技術要求中詳細列舉。公共機構在其建築工程的技術規格要求某一等級的建築材料或某一類型的設計方案也是通常情況。

第三，一個好的技術規格書最重要的一點就是標準化。這一點不僅有助於促進應標者對採購招標的理解，而且更重要的是有助於公共機構更有效地比較各個投標方案。招標過程中沒有什麼比在沒有可比性的情況下對各種投標方案進行評價更使人感到困擾的了。如果公共機構允許應標者採用他們自己的標準或自己的術語，那麼要選擇成本最低和質量最高的投標方案幾乎是不可能的。在某些情況下，採購要求不可能完全的標準化，尤其是在採用協商出價或非競爭性協商採購時更是如此。但在可能的情況下還是應該多採用標準化的計劃書。

最後，由於公共機構經驗有限、需求特殊，制定技術要求書可能有些困難。因而，機構管理者尤其有必要尋找那些已經進行過類似項目或計劃的其他組織，吸收他們的經驗。這不僅可以節省大量時間和精力，而且可以避免產生與其他組織已經遇到過的種種預期外情況類似的問題。

(二)選擇採購方式

上述已介紹過，政府採購的方式多種多樣，政府選擇哪種方式進行採購，主要取決於政府採購能否通過競爭方式和效率最大化方式予以實現。一般而言，在採購數額達到一定數額以上時，實行競爭性招標採購方式；當涉及緊急情況下的採購或涉及高科技應用產品和服務的採購，可採用競爭性談判採購方式：在壟斷行業或保密行業，可採用單一來源採購方式或徵求建議採購方式。總之，各國一般都對本國政府適用的採購方式及條件制定了詳細規定，必須根據採購的性質、數量、時間要求等因素，以有助於推動公開和有效競爭等政府採購目標的實現為遵循原則。

(三)採購合同的簽訂

這個階段是政府採購部門通過考察認定各供應商后的政府採購法律合同的簽署。政府部門應在收集了各方報價的基礎上進行擇優簽訂政府採購合同。被授予合同的供應商必須是合格的，即具有政府供貨資格的供應商，要按照事先公布的評審標準對其進行資格審查。供應商簽訂合同時必須按照標準交納一定數額的履約保證金，作為對履行合同規定義務的必要保證。

(四)採購合同的執行

這個階段的目的是為了保證供應商按合同規定提供所需要的商品或勞務。提供的商品和勞務必須滿足政府對質量、性能和數量上的要求，並保證按期交貨。因此，採購機構還必須監督供應商履行合同，包括考察供應商生產、交貨等情況，保持和所需商品的政府部門的密切聯繫，一旦發現有違反合同或合同書不明確的地方，及時做出反映，向供應商指出問題或協商解決。甚至在供應商合同已履行完畢，採購機構仍需不斷接受政府部門的反饋信息。此外，還包括驗收、結算和效益評估等過程。

《政府採購法》中用了四分之一的章節(主要是第四章、第五章)、五分之一以上的條款對政府採購的程序作出了規定，表明政府採購程序在政府採購制度中的重要性。一般而言，政府採購管理採購程序在政府採購制度中的地位，主要體現在以下幾個方面：

1．政府採購程序是政府採購的行為準則

只有規定採購活動應當遵循的步驟及程序，規定各步驟中採購當事人的權利與義務，規定各步驟中採購人應當開展的工作及衡量標準，才確立了政府採購的“遊戲規則”，採購人及其他政府採購當事人就有了行為準則，採購行為自然就得到了規範，從而圓滿實現政府採購的目標。

2．政府採購程序是政府採購原則的表現形式

公開透明、公平競爭、公正和誠實，是政府採購應當遵循的基本原則。政府採購原則是政府採購行為的總體規範，但並不是抽象的要求，要通過必要的程序詳細地體現出來。具體地說，公開透明原則，要求採購活動全面做到公開。以採購方式的選擇為例，要求採購人員在開展採購活動時要採用公開招標方式，要發布招標公告和中標公告；採用公開招標以外採購方式的，要獲得政府採購監督管理部門的批准；採用法定採購方式的，採購人員在採購活動完成後，應當將採購結果予以公布等。公平競爭原則，要求統一披露政府採購信息，要給予投標人足夠的響應時間，要請符合資格條件的供應商參與採購活動，要按照平等、自願原則簽訂採購合同等。公正原則，要求採購活動中要有監督制約，不得出現干預行為，一旦發生有失公正的行為就應當廢標等。誠實原則，要求供應商如實提供有關資格文件，要按要求籤訂和履行合同等。

3．政府採購程序是實施監督管理的基礎

政府採購法作為規範政府採購行為的基本法，有關政府採購的規定，都要通過程序予以落實。政府採購程序越詳細、越嚴密，政府採購的監督管理就越具針對性、越容易到位。如政府採購法規定的政府採購政策，就要求採購人在審查供應商資格和評標過程中加以落實；關於供應商的資格，要求採購人在採購活動中進行審查；政府採購合同要在相應的實施階段報政府採購監督管理部門備案等。有了明確的政府採購程序，政府採購監督管理部門才可能有效地履行管理職責，通過監督程序的合法性來保障採購行為的規範性和採購結果的合法性。