秘書寫作

“秘書寫作”是秘書崗位從業人員根據工作需要，在自己職責範圍內撰寫各類公務文書及其他應用文的寫作行為。秘書崗位的工作職能，一般認為主要包括“辦文、辦事、辦會”三個方面。辦文，即各類文件的撰寫和處理，是秘書工作的核心職能。其實，在辦事和辦會過程中，也會用到大量相關的文件，撰寫與處理這些文件也是秘書的工作職責。可以說，秘書工作的各個方面都對從業人員的寫作能力提出了相應的要求。寫作，成為秘書工作最富有獨特性的一種標誌，也是秘書人員的核心技能之一。（參見韋志國主編《秘書寫作》大連理工大學出版社2012年5月版）

秘書寫作是人類眾多寫作行為的一種形態和領域，是應用寫作的一種特殊形式。秘書寫作和藝術寫作、商務寫作以及一般的應用寫作在許多方面存在顯著差異。

（一）秘書寫作是一種職務行為

秘書寫作是根據上級領導意圖或工作需要而進行的一種職務行為，是秘書崗位職責的重要內容。因此，秘書人員在撰寫各類公文時，不能根據自己的興趣、愛好以及個人觀點去進行自由的表達，而是要準確體現領導的決策意圖和實際要求，體現事物的客觀規律。從這個角度來看，秘書寫作是一種“代言”行為，代表部門、領導或上級來進行文字表達，避免秘書個人因素的介入。

秘書寫作作為一種職務行為，一個鮮明的體現是，寫作成果（文章）的署名一般不能直接寫明秘書個人的姓名，而是根據需要將所在單位名稱作為發文機關。

（二）秘書寫作需要遵循一定的流程

秘書寫作是一種職務行為，這就要求遵循秘書崗位工作的規律和流程。秘書對文書的處理包括收文和發文兩個大的方面。其中，秘書寫作主要是在發文辦理工作中。發文辦理的工作程序主要有：草擬、審核、簽發、複核、繕印、用印、登記、分發。

草擬也稱擬稿，是秘書接受領導的發文意圖后嚴格按照領導意圖擬寫公文的過程。草擬是發文處理工作中的一個關鍵性環節。草擬質量的好壞，體現了文秘人員的基本功，關係著發文質量的好壞。

首先要求領會領導意圖。在接受寫作任務時，秘書應和領導進行充分的交流溝通，這一步驟也稱為“交擬”，也就是領導或文秘部門負責人向擬稿人交待說明撰擬任務的過程。在這一環節，秘書務必正確、全面地領會領導的意圖。

其次，收集組織材料。根據領導意圖和實際需要來收集相關的材料，主要包括國家的法律法規、部門規章制度、以往的相關做法、群眾的意見態度、其他單位的經驗教訓、實際情況信息等。收集完成後，要對所收集材料進行必要的分析、篩選和組織，為撰寫公文奠定基礎。

第三，構思公文。秘書根據行文方向、行文意圖等因素來確定文種、結構以及內容。

第四，撰文。秘書將前期構思潤色加工並按照寫作要求將草稿寫在發文稿紙上。

草擬工作結束后，秘書必須將文稿交給主管領導進行審閱，根據領導的審核意見進行修改。在發文工作的其他環節中，秘書也應當適時進行監督和複核，防止出現任何差錯。

（三）秘書寫作的文體主要是公務文書，對規範性、時效性的要求較高

秘書寫作既然是一種職務行為，必然受到工作崗位要求的制約。在機構單位中，各種工作崗位擔負著特定的職能，處理的事務主要是公務。因此，秘書寫作是圍繞崗位職能與部門職能而進行的，所運用的主要文體必然是公務文書。公務文書的兩個顯著特徵是規範性和時效性。

所謂規範，即具有強制力的通用標準，是在長期的行文實踐中形成的共識和規則，有力地糾正和約束著個人主觀隨意性，這些規範必然制約秘書寫作行為。秘書寫作必須遵守相關的規範，例如文體規範、用語規範、結構規範、格式規範等，以保證寫作成果能夠體現出專業性和嚴肅性。

所謂時效，包括三方面的含義，一是事務在特定時間期限內發生、發展，二是針對工作事務撰寫和處理文件也應當在特定時間期限內完成，三是文件的有效期限比較明確。秘書寫作的時效性就是要求根據具體工作的需要，及時撰制文件、處理文件，並對文件的執行期限、有效期限進行明確的說明。

（四）秘書寫作的思維是理性思維、抽象思維

思維是人的大腦對客觀事物的本質和事物之間內在聯繫的規律性進行概括與反映的過程。在秘書寫作過程中，活躍的思維自始至終相伴而行，更重要的是，思維的特點與狀態直接決定著寫作結果。

秘書寫作的思維是理性思維。理性思維是人類思維的高級形式，是把握客觀事物本質和規律的能動活動。理性思維能夠對事物或問題進行觀察、比較、分析、綜合、抽象與概括。簡而言之，理性思維就是一種建立在證據和邏輯推理基礎上的思維方式。秘書寫作過程中，首先要對面向的具體事務進行深入的分析、綜合與概括，找出其中的本質與規律，並將這種本質與規律反映在所撰寫的文件之中。這樣寫出來的文件，既能夠以理服人，也能使工作安排符合客觀規律，從而有利於促進工作開展。

秘書寫作的思維也是抽象思維。抽象思維憑藉抽象概念對事物的本質進行反映，使人們獲得超越直接感知的知識。秘書寫作過程中，需要根據現實情況使用大量的抽象概念，這些概念有些是各領域通用的，有些是特定領域的專業術語。抽象概念的使用，可以使信息表達更加嚴密，同時也可以使寫作成果文件帶有鮮明的專業色彩，增強文件的規範性。

（五）秘書寫作對行業知識和專業知識水平要求較高

秘書崗位依附於其他行業和社會機構，是為了機構實現自身的職能而設置的，因此秘書寫作應當圍繞機構的日常管理和職能的需要而開展，這就不可避免地需要相應的行業知識和專業知識。各行各業的秘書人員，應當對本行業的整體背景有所了解，尤其應當了解與本單位密切相關的行業發展現狀、政策環境、管理機制等知識，只有做到了這一點，才能對寫作過程中所要處理的工作任務有更加深刻的把握，撰寫的文件更能結合實際。秘書人員雖然從事的是輔助管理的秘書崗位，但是同樣需要了解與業務工作有關的專業知識，只有這樣秘書才能對本單位的工作有更加深入的把握，所撰寫的文件更具有專業色彩。（參見韋志國主編《秘書寫作》大連理工大學出版社2012年5月版）

新興的寫作心態學認為，促使人們從事寫作的動因無論如何複雜，但其根本動機無不來自“需要”。任何寫作動因，歸納起來無非是三大類：(1)內在因素自發性“需要”；(2)外在因素強制性“需要”；(3)內在自發性與外在強制性兼有的“需要”。第一種的動因寫作主要是指那些來自作者心靈涌動，有感而發的自發性質的寫作，如充分體現著作者個性的文學寫作；第三種兼合內在自發性與外在強制性的動因寫作，主要體現為外在“干預”(如編輯部確定的對某一對象的採訪任務的硬性要求)與寫作者探尋求新的慾望，從而完成寫作過程。秘書按上級“需要”起草公文，是“應命寫作”，這種接受性寫作，其動機是帶有明顯的外在因素強制性“需要”而進行的，這是秘書寫作的首要特點。當然，我們不能過於絕對地看待這個問題，以為秘書寫作只要領導單純“輸入”要求信息就可解決，這樣未免太機械了。實際上，秘書大量的寫作經驗告訴我們，任何外在因素強制性“需要”都無法直接順利而成功地完成寫作。秘書的“奉命”寫作，也只是根據領導或有關方面的“意圖”、“需要”和自己內在的“需要”相一致，相統一來寫作，這種“內在需要”即如“應該寫”、“不能不寫”、“怎樣寫”等。所以，外在的“意圖”只有通過秘書這一寫作主體的內在因素而外顯，才能取得滿意的合目的性的效果。從這一意義上說，秘書的寫作心態直接影響著秘書工作的成敗。

（摘自《應用寫作》2001年第10期第11頁）

秘書文書寫作關鍵要善於歸納總結，層次分明；很多的秘書人員在作書面彙報的時候，喜歡記流水賬，擔心上司不明白文稿意思，就喜歡把今日或今周的事件按時間順序一字不漏地寫了下來，今日上午九點到了哪個地方，路上使用什麼交通工具，寫了一大堆過程，最後總結一句“沒有找到人，事情沒有完成”。見到這樣的文章，上司真是哭笑不得。秘書人員離被炒魷魚的日子也就不長了。因為上司根本不在乎過程，而在乎你的結果，你的目標結果沒有達到，講過程又有何用呢？因此，秘書人員文書彙報時，一定要注意歸納總結，言簡意賅。讓上司一看就知道事情完成還是沒有完成。

職業秘書寫作注重職場語言，讓人耳目一新，職業流行語言的使用，比如簡單的“報告”和“請示”，好多的秘書人員弄不清為何物。再比如，在會議紀要或會議中，還會出現第三人稱“他”，這是非常不規範的文書寫作，職業秘書不是在寫散文，更不是在編寫故事，而在作公司的實用性文書。

職業秘書寫作要通俗易懂，注重實用性。秘書人員的女性偏多，可能是女性天生的敏感和細緻，還是情書接觸過多，動不動就來一段“詩情畫意”的文句，猶如作家的職業風範。

職業秘書寫作要注重時效性。職業秘書人員接觸的大部分均是會議記錄、簡報、請示、新聞等，都具有很強的時效性，事過境遷，就沒有使用價值，比如會議記錄，上司要求其中的一項事情由部門明天內完成，而秘書人員的會議記錄在後天才能夠拿了出來，等你會議記錄出來后，這個事件就已經完成，會議記錄就失去指導工作的本來意義。再比如上傳新聞稿，這樣的時效性更強，需要在第一時間上傳到指定媒介，如果秘書人員還在為新聞稿咬文嚼字的話，那還有什麼時效性可言呢？因此，職業秘書經常會加班加點，通宵達旦，就是要保證文書的時效性。

《秘書寫作》主要供高職高專文秘專業的專業核心課程——秘書寫作課程使用，同時也可供其他專業作為文化基礎課——應用寫作開設時選用。

教材內容包括主旨、結構、材料、表達方式、語言、文面格式、文書禮儀等應用文寫作基礎，公務文書的一般格式和常用的通告、通報、報告、請示、批複、函等文種，事務文書類的計劃、總結、述職報告、簡報、調查報告、規章制度、啟事，會務文書類的通知、講話稿、會議日程表、備忘錄、會議記錄、會議簡報、會議紀要、新聞稿，經濟文書類的經濟合同、商品說明書、廣告文案、招標書、投標書、意向書、訂貨單，法律文書類的起訴狀、上訴狀、答辯狀、勞動爭議仲裁申請書、授權委託書。

在介紹了應用寫作的基礎知識之外，選擇了秘書崗位以及一般企事業單位行政工作中常用的5大類、共33個文種進行更詳細具體的介紹，講解了各文種的基本寫作知識，給出了示範性的例文，配有適當的點評，精心設計了先導任務(在知識講授之前先引導學生思考)和訓練設計(切合學生學習生活的實際)，每章都有明確的學習目標並提煉出了重點內容，方便教師的備課和安排學生的訓練，具備很強的實用性。

前言

第一章應用文寫作基礎

第二章公務文書

第三章事務文書

第四章會務文書

第五章經濟文書

第六章法律文書

附錄國家行政機關公文處理辦法

參考文獻

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