會計記錄

會計記錄（accounting records）

會計記錄是各種會計賬簿、會計憑證、會計報表及發票、合同、簽約等其他原始資料的統稱。有時也專指賬簿記錄。

會計記錄是指對經過會計確認、會計計量的經濟業務，它是會計核算中的一個重要環節，形成為會計核算的一個子系統──複式簿記系統。

記錄方法就是在會計賬薄中登記企業所發生的經濟業務的方法。在登記經濟業務時，需要按照特定的規則，使用特定的符號，在相關的會計賬薄中登記會計要素增減變動的情況。由於反應會計要素變動的方法不同，就形成了不同的記賬方法，主要有單式記賬法和複式記賬法兩種。其中，單式記賬法由於其賬戶設置範圍的局限性，難以反映所有的經濟業務或難以反映經濟業務的全貌；而複式記賬法則是指對於企業發生的每項經濟業務，都要在相互聯繫的兩個或兩個以上的會計賬戶中以相等的金額同時進行會計記錄的方法，由於其賬戶體系設置的完整性，複式記賬法能夠反映各項經濟業務的完整面貌。

記錄形式就是將會計業務記錄到賬簿中的方式。賬簿是具有一定格式的、相互聯繫的帳頁所組成的簿籍。用以全面、系統、分類地記錄企業所發生的各項經濟業務。企業在進行日常會計核算的會計記錄這項工作之前，需要先設置相關的會計賬戶，形成會計賬簿體系，以對企業各種不同的經濟業務分別予以記錄和反應。

通過會計的記錄，不僅對資本的運動進行詳細與具體地描述與量化，也對數據進行了分類、匯總及加工。只有經過這一程序，會計才能生成有助於經濟決策等方面的財務信息。

由於要經過會計確認才能記錄，記錄就必須要以貨幣作為計量單位並加以表現，因此記錄同樣也有確認與計量的問題，但在記錄時主要運用的會計方法是設置賬戶、複式記賬、填制憑證和登記賬簿等。

會計記錄是會計的基本程序之一，它將經過初次確認而可以進入會計信息系統的經濟交易或事項，根據會計計量確定的各要素的貨幣數據，按照複式記賬原理，採用文字和數字敘述的形式在預先設置的賬戶中記錄、反映，是會計核算的一個重要環節。

會計要素的確認和計量只是解決了企業發生的經濟交易或事項能否、何時及如何進入會計信息系統的問題，而會計確認和計量的結果必須以適當的方式在會計信息系統中加以記錄、核算，形成系統、連續、全面、綜合的會計核算數據資料，並通過會計再確認的程序，將這些數據資料編入企業的財務報表，形成有助於使用者作出決策的會計信息。所以，在對企業發生的交易或事項進行會計確認 和計量后，必須將這些經濟交易或事項在賬戶中進行記錄、核算。

會計記錄的文字是指按照國家統一的會計制度確定的會計方法在會計憑證、會計賬簿、財務會計報告中登記經濟業務事項時所使用的文字。

會計法對會計記錄文字的總體要求是：會計記錄的文字應當使用中文。即受會計法調整的國家機關、社會團體、公司、企業、事業單位和其他組織，無論是否在民族自治地方，無論是否屬於外商投資企業、外國企業和其他外國組織，只要適用會計法，其會計記錄的文字就應當使用中文。因為中文是中國通用的文字。要求所有單位會計記錄的文字使用中文，有利於維護國家主權和民族尊嚴，有利於國家有關行政部門對單位會計資料的監督檢查，有利於有關部門對單位會計資料的匯總和分析。

《會計法》第二十二條規定：“會計記錄的文字應當使用中文。在民族自治地方，會計記錄可以同時使用當地通用的一種民族文字。會計記錄的文字應當使用中文。在中華人民共和國境內的外商投資企業、外國企業和其他外國組織的會計記錄可以同時使用一種外國文字。”這表明《會計法》對會計記錄使用文字的基本要求為：

第一，會計記錄文字應當使用中文。會計記錄所使用的文字，是正確進行會計核算和表述各種會計記錄、會計資料的重要媒介。會計資料作為一種商業語言和社會資源必須規範統一，而對會計資料起輔助說明作用的會計記錄文字也必須通行。在我國，中文是法定官方語言文字，有廣泛的適應性。因此，單位的會計記錄文字必須使用中文，這是法定要求。

第二，在民族自治地方和中國境內的外國組織的會計記錄可以同時使用另外一種文字。在我國境內，除廣泛使用中文外，在民族自治地方還使用民族文字，在一些外商投資企業等還使用外文。為了方便使用不同文字的使用者閱讀會計資料，《會計法》規定，單位的會計記錄在使用中文的前提下，可以同時使用另外一種文字（民族文字或外國文字）。

在每一會計年度內，企業要完成一系列會計記錄和報告程序，它們統稱為會計循環。企業交易的發生是會計循環的起點，其最終結果是企業的年末財務報表。本節將簡要介紹會 計循環的前三個步驟，它們是企業在交易發生時所一致遵循的記錄程序：

（1）根據原始憑證（如購貨發票、出差的車船票或倉庫領料單等）分析各項交易的性質，並記入企業的各種日記帳。

（2）將數據從日記帳轉入各分類帳戶，這一過程被稱為“過帳”。

（3）根據分類帳戶的餘額編製試算平衡表，以驗證借、貸方餘額是否相等。

在探討“會計恆等式”時，我們曾經分析了幾種交易事項的變動對會計恆等式的影響。企業所記錄的每筆交易都會使一個或多個資產、負債、業主權益、收入或費用項目增加或減少。為了便於累積財務報表的數據，各筆交易都必須記入不同的帳戶。帳戶是用以記錄企業財務報表上各項目的增減額的一種手段。簡化的帳戶格式與字母“T”相似，故也稱為T型帳戶。一個T型帳戶有左方和右方，分別稱作“借方”和“貸方”。金額記入其左方時稱為“借記”該帳戶，記入其右方則為“貸記”該帳戶。投資者可將T型帳的記錄與會計恆等式的變形“資產+費用=負債+所有者權益+收入”聯合起來理解記憶，即：

（1）資產與費用處於恆等式左方，因此資產和費用項目的增加應當記入相應帳戶的左方，即“借方”；減少則應記入相應帳戶的右方，即“貸方”。

（2）負債、所有者權益和收入處於恆等式右方，因此負債、所有者權益和收入項目的增加應當記入相應帳戶的右方，即“貸方”；減少則應記入相應帳戶的左方，即“借方”。帳戶的左右方具有相互抵消的性質，因此當各項交易入帳后，我們便可計算帳戶餘額（即借、貸方合計數之差）。如果借方合計數超過貸方合計數，就稱該帳戶有借方餘額；反之，則稱有貸方餘額。例如，投資者常常在報表中看到的“遞延稅款貸項”就是指“遞延稅款”帳戶借、貸方合計數相抵之後的貸方餘額。

同類帳戶往往具有相同方向的帳戶餘額，我們稱之為帳戶的“正常餘額”。與會計恆等式相聯繫，投資者可以這樣記憶：資產和費用類帳戶的正常餘額在左方（借方），負債、所有者權益和收入類帳戶的正常餘額在右方（貸方）。了解各類帳戶的正常餘額方向是十分有用的，投資者可以從中了解上市公司是否存在異常的事項。例如，“財務費用”屬於費用類帳戶，其正常餘額應當在借方。如果某公司的財務費用出現了貸方餘額（報表上通常用負號或括弧表示），那很可能是因為其銀行存款過多，利息收入大於其他財務費用支出所造成的。

進行過帳的目的在於把每筆交易對各類帳戶的影響進行歸類。就每筆交易而言，記錄於各個帳戶中的借項和貸項金額必然相等；在任何時點，企業所有帳戶的借方餘額總和與貸方餘額總和也必然相等。這是由會計恆等式的自動平衡功能所決定的。因此，我們可以隨時通過驗證過入各分類帳戶的借、貸方金額相等與否，來檢查記帳過程中是否存在差錯。