協同管理軟體

協同管理軟體，通常情況下是指協同辦公(OA)軟體，即採用Internet/Intranet技術，以“工作流”為引擎、以“知識文檔”為容器、以“信息門戶”為窗口，使企事業單位內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作；改變過去複雜、低效的手工辦公方式，實現迅速、全方位的信息採集、信息處理，為企業的管理和決策提供科學的依據。

在協同OA的應用基礎之上，以增強型的工作流為引擎、融合知識管理套件、並加入更廣泛的日常業務工作管理包括客戶資源的管理等，最主要的三個方面就是要實現信息的協同、業務的協同和資源的協同，企業的各種資源，包括人、財、物、信息和流程組成了企業運作的基本要素，協同管理將這些資源整合在統一的平台上。

以報表、智能表單、自定義流程及手機審批為主線的智能化移動辦公軟體，已經成為第三代協同管理軟體的主流，適用於中國式企業的管理，比較有代表性的如環球軟體協同辦公系統。

最初的協同管理軟體（協同OA）被稱為辦公自動化。辦公自動化的發展經歷了四個階段：從PC機加上個人辦公軟體實現的文字處理是第一個階段，這個階段大概在20世紀80年代到90年代初，大家主要是實現文字處理，就是單機的辦公自動化；第二個階段是區域網的出現，區域網和關係資料庫實現了文件共享、信息共享，這個應該在90年代；第三個階段，即在21世紀初期，這個階段的特點是以群件技術為基礎、以協同工作和知識管理為目標的辦公自動化。第四個階段，即協同辦公門戶，這個階段的特點是OA系統作為整個組織內部信息化的入口，相對於外部門戶（網際網路網站），與組織內各個業務系統進行集成，數據集中展現。

以email、個人office辦公軟體處理為核心，個人來處理日常工作，在組織內缺乏很好的溝通渠道。

主要是以傳統的收發文管理，檔案管理為主。加入了很多的輔助功能如，BBS、公告板、名片夾、日程安排、報告管理、圖書管理、車輛管理、公司大事記等小功能。這些功能相對獨立，這樣的功能也可以用內部網站的形式實現。這些功能對於企業沒有實際的大的幫助。

而開發和銷售這種產品的企業很多，也有一定的客戶群。這類產品價格比較低，尤其是這類產品開發成本比較低，對軟體公司的要求也不高。但是這類對企業沒有起到實際的使用價值。

第二代的OA產品在功能上加強了，加入了很多功能。例如加入了文檔管理、人事的管理、資產的管理，特別是在流程方面逐步得到了加強。他的功能還是相對對立，尤其是與企業的業務還是沒有掛接上來，也是停留在將工作電子化的程度。面對這樣的功能，我們會問：這樣的辦公自動化到底解決了什麼問題？企業用了辦公自動化到底解決了什麼問題。

實際上，這是兩個相關的問題，解決方法的獲得必須要有更高的高度，更寬闊的視野來看待辦公自動化以及其他系統之間的關係。同時我們也不能忽略技術的影響。因此我們需要第三代的OA系統。

當我們的目光移開辦公自動化系統，我們就會發現，在企業除了辦公自動化系統之外，還有財務、庫存、生產、銷售、人力等管理系統。由於大量的信息孤島式的建設，他們之間很少能夠緊密協調起來。就前端來說，我們經常需要進行退出一個系統然後再進入另一個系統，並且發現數據常常不一致，我可以比較肯定地說，中國具有信息系統的企業絕大部分都是這種情況。他們往往具有多個供應商提供的多個系統，但很少集成。也有少數企業採用ERP套件，集成了其中的一部分，全部集成的企業鳳毛麟角，也可能正在產生之中。

1、集成，這是第一點需求。

從用戶的使用技能和接受程度以及系統的維護成本考慮，WEB界面最容易接受。另外從集成方面來講，必須採用人人支持的web標準如HTML，JavaScript，Activex，IIOP，DHTML，XML,JAVA等才能在一個界面下容納，否則的化，技術難度就會導致集成不可能實現。

2、完全基於web，這是第二點需求。

對於流程，熟悉辦公自動化系統的人就會想起收發文的流程。那是非常完善的、符合層級結構的、效率低下的流程。對於如何優化該流程，如果我們宥於原有的思維模式和知識領域，我們無法獲得更多。必須基於現代的流程管理思想對業務流程進行重組。（辦公自動化系統和管理諮詢如何結合在一起）

3、流程優化的，這是第三點需求。

進入知識經濟時代，我們人人都是知識工作者，要求辦公自動化系統必須具有知識內涵，或者說是基於知識。提供知識管理所需的最基本的IT工具，知識存儲庫和知識交流場所，更高級的意義上提供，基於知識的崗位要求和評估體系。

4、基於知識的，這是第四點需求。

總之我們要求的辦公自動化系統系統是和其他應用系統緊密集成的，完全採用Web技術的，流程優化以及基於知識的管理的辦公管理系統。

針對"信息孤島"、"應用孤島"和"資源孤島"，協同管理最主要的三個方面就是要實現信息的協同，業務的協同和資源的協同。協同管理理念主要體現為三大基本思想，即"信息網狀思想"、"業務關聯思想"和"隨需而應思想"。

"信息網狀思想"：

企業中的各種信息都是存在著聯繫的，例如費用報銷，這筆費用是什麼時間花的，為哪個項目花的等等這些都是與報銷單相關的信息。如果這些關聯的信息被封存在不同的資料庫或應用平台中，審批者就只能得到簡單電子化的報銷單而無從獲得更多的信息以支持決策。協同管理則提供了更好的解決方案，它將各種分散的、不規則存在的信息整合成一張"信息網"，每個信息節點之間依靠某種，或某幾種業務邏輯關係進行關聯，訪問者就可以完全突破信息孤島的困擾從而輕鬆自如的穿梭在這張信息網中並獲取自己關心的信息。在協同管理平台中，審批者可以從這張報銷單開始，迅速了解各種關聯信息，包括費用花費的時間、地點、金額，並進而了解這筆費用花費后的項目進展情況，總體預算情況等等。管理的一個重要方面就是對真實的、全局信息的了解，而協同管理無疑提供了這樣的可能性。

"業務關聯思想"：

一個形象的比喻，現代化企業就象一台不停運轉著的精密機器，企業的各個業務環節就象是機器上的各個部件，任何一個部件出了問題就會對整台機器的運轉造成影響。從表面上來看，企業的業務被分為各個業務環節並歸屬於某個部門或某個人員負責，事實上這些業務環節之間有著千絲萬縷的關係，更為重要的是他們都必須為企業的共同目標而運作。例如一個客戶會，會涉及到客戶名單（銷售部業務）、市場宣傳資料和方案（市場部業務）、相關物資領用或採購（行政部業務）、發票和費用（財務部業務）等。關注某個或某些業務環節的傳統軟體由於無法對其它的業務環節進行統籌管理，因而企業就不得不在多個應用軟體之間切換以保證同步運作。而協同管理平台則可以對這些業務環節進行充分的整合併納入統一平台進行管理，任何一個業務環節的動作都可以輕鬆"啟動"其它關聯業務的運作，並對相關信息進行及時更新，從而實現業務與業務之間的平滑鏈接。

"隨需而應思想"：

通過網狀信息和關聯業務的協同環境將它們緊密的聯繫在一起。然而要進一步實現對這些資源的協調和優化，很重要的一點就是這些資源能夠隨著企業的某個目標或者某項事務而被靈活的組織起來並進行協作，為這個目標或事務"各司其能"併發揮最大的價值，換言之，也即各種資源能夠隨企業的需要而及時的響應並突破各種障礙實現一致性協作。例如人與人之間的協作，在企業的每個角落裡每天都在發生著。在協同管理平台中，人與人之間的屏障被打破，並可被隨時調動起來組成跨部門、跨企業、跨地域的"虛擬團隊"。比如說一個項目的進行，隨著項目的建立，各個部門的有關人員都可被加入到項目團隊中，甚至可包括企業外聘的專家、相關客戶、合作夥伴等。為統一目標而設的"虛擬團隊"成員可以共享項目信息、被分配各自的任務、接受項目經理的監督、相互之間就某個問題進行探討、參加網上的項目會議等。當然在這樣的例子中，"虛擬團隊"不光包含了人，還包含了財、物等資源，例如會議室、項目資料等。而在協同管理平台中，這些資源可以突破各種障礙而被迅速找到並集合到一起，並實現它們之間通暢的溝通、協調，從而保證目標的達成。

總結而言，協同管理的本質就是打破資源（人、財、物、信息、流程等）之間的各種壁壘和邊界，使它們為共同的目標而進行協調的運作，通過對各種資源最大的開發、利用和增值以充分達成共同的目標。

OA系統的價值在於代表了企業的管理模式，使企業內部行為約束和規範在OA系統體系下，避免人為性管理約束、讓管理更加規範、無私、科學。

讓我們先來看一下現實情況中的企業辦公情況。

從人員應用的角度來看，企業管理者希望隨時了解整個公司的運作情況，與各部門保持經常性的溝通和交流，從人力資源、財務等方面監控企業的整體情況並支持決策，因此他關注“監控和決策”；部門領導希望方便的分配工作任務，查看下屬的工作進展情況，對其做出相應的指導，對業績進行評價，並與上下級和其他部門建立緊密的聯繫，因此他關注“管理和協調”；普通員工希望可以查看自己的工作計劃和進度，很方便的利用各種管理工具，例如文檔管理、知識庫、客戶管理、項目管理等完成自己的工作任務，因此他關注“高效和協作”。而從應用內容的角度來看，日常工作事實上涵蓋了對知識、文檔、人員、資產、財務、項目等方面的管理，並且每個管理的環節都關聯緊密，相互作用。因此在現實情況中辦公的涵義遠遠超出了我們既定的範圍，傳統OA只是從一個狹義和片面的角度去實現了“辦公自動化”。因此OA應該從更廣闊的角度來考慮“辦公”的涵義，並與企業的需求進行緊密的結合。

再來看一下企業當前的信息化現狀。我們發現，過去的很多應用系統都是相互割裂的，它們往往關注單個或局部資源的管理，相互之間很少能夠緊密協調起來，“信息孤島”、“應用孤島”和“資源孤島”三大難題不可避免的存在。企業常常面臨溝通不暢，信息無法及時獲得，管理效率低下，資源和資源之間各自為政，難以統一管理和協調的現狀。尤其是當企業業務流程日益複雜，業務與業務之間關聯與交叉頻繁；人與人，部門與部門，企業與企業的溝通和協作愈發凸現重要性的時候，企業更需要打破各種溝通和管理的屏障，實現對管理和運營各環節的掌控、調配和協作。而傳統OA由於其應用的局限性難以滿足企業“協同管理”的需求。因此協同理念和協同應用應該更多的被納入OA中，使其可以對企業各種分散存在或被分隔的資源進行整合，從而讓企業的管理真正提升到一個新的層面，其幾大優勢如下：

信息迅速傳達到所有目標人員

通過在協同管理軟體中發布通知、制度、新聞、辦事指南等並且設立查看許可權，所要傳達的任何信息都能迅速傳達到全球各地的移動辦公的人員、分支機構、代理商、下上游垂直管理單位等等。

積累大量無形資產

單位制度、流程、專家技能、經驗知識、工作成果、好的工作方法、工作技巧全部有效的管理起來，隨時隨地全球員工都可以共享，積累了最寶貴的資產。

每個人可以迅速找到自己需要的文檔、資料

通過在萬戶網路協同管理軟體中管理各部門的工作結果，資料，使得部門內部、部門之間能夠方便地共享信息，員工快速得到組織給予員工的幫助，得到自己需要的資料，不再需要打電話、找文件、尋找他人幫助、查找電子郵件等等，依靠個人的協調能力獲得資料。

流程得以規範、減少人為錯誤

使用萬戶網路協同辦公管理軟體可以梳理組織的流程，把流程的各種規則固化下來，讓每個人按規定的流程規則運轉，每個參與流轉的人無需要記憶各種複雜的流轉規則，減少用人腦去判斷流程的流向而在複雜的流程中不可避免的錯誤。

流程運行速度與效率提高，減少協作工作成本

使用協同辦公管理軟體可以輕鬆實現遠程和移動辦公，解決時間和空間的問題，實現事務處理“零響應”，每一個參與流轉的人無需要考慮時間與空間的問題，辦理完畢即刻進入下一辦理人，實現流程在各個環節之間的零傳遞時間。

分析流程各環節辦理效率

通過萬戶網路協同辦公管理軟體可以快速分析組織哪個環節辦事效率高，哪個環節辦事效率低，便於快速把脈，出台治療方案。

用流程為紐帶整合孤立數據，實現全面協同

通過工作流作為匯流排來連接企業內外各種業務相關的異構系統、應用以及數據源，從而把各個既有的孤立的應用像PC的各種零部件一樣接入這個匯流排，從而構成一個整合的企業業務系統。

掌握業務情況, 實現實時的管理監控

在辦公系統中各種情況可以隨時隨地查閱各種資料，查閱各種流程審批情況，查看下達的工作任務開展情況，辦事人員也可以通過流程實時監控各環節辦理情況和進展到什麼情況，辦理完畢業務人員可以對相關數據進行分析。

領導可以有計劃地安排時間，排除各種打擾

領導可以按自己的時間計劃審批流程，查看下屬工作情況，約見客戶，避免大量無計劃的請示、彙報、電話詢問等等。

溝通成本低、方式更豐富，效率大大提高

通過萬戶網路協同辦公系統可以打破組織邊界與地理位置邊界，員工可以通過郵件、即時通訊、論壇、簡訊多種方式進行溝通，並且以這些溝通方式為手段把信息推送給用戶，溝通形式更加豐富，效率更高。

全面整合孤立數據，節約時間，提高決策效率

在一個統一的界面上展現來自各個系統各種資料庫的數據，可以看到客戶關係管理系統的最新簽約客戶，最新訂單，可以看到生產系統的生產計劃及生產情況，也可以看到來自銷售一線的最新銷量統計，無需要記住各種賬號與地址，進入各種系統，打開協同辦公管理軟體所有內容統一展現在用戶面前，同時還可以把網際網路信息抓取到用戶的面前。

實現全面的IT管理，節省管理成本，提高效率

管客戶有CRM軟體，管財務有財務軟體，管生產、物流、供應有ERP，管人力資源有人力資源軟體，市場上有很多專業的管理軟體管理專業的領域，可是有時候用戶並不需要專業的管理，基礎的管理就夠了，使用萬戶協同辦公管理軟體可以隨心所欲建立多個基礎的管理系統，可以建立客戶管理、資產管理、接待管理等等任意需要的管理系統並且可以隨時調整這些應用。

實現企業文化的建設

“物質決定精神，內容需要形式”，文化的建設需要將理念層次上的內容用形式表現出來，傳統方式在樓內張貼宣傳欄、宣傳畫、簡報，在辦公室內懸掛企業文化價值觀等等這種方式無法達到無處不在，無時不在的文化建設氛圍，而協同辦公系統是新形勢下企業文化建設的最好工具，因為協同辦公系統是面向企業內部員工的常用的辦公工具，我們在ezOFFICE中設立專門的欄目發布企業的文化理念體系、或經常性的在論壇中探討企業文化，或將企業的簡報通過ezOFFICE發布等等……這一切都形成一種無處不在、無時不在的文化氛圍。

實現無紙化辦公，節省紙張成本

利潤是每個企業追求的最終目標，在產出相對固定的情況下如何減少成本也是利潤最大化的重要方法，在日常的辦公中發個通知需要發大量的文件到企業各部門，做個會議紀要需要發文件到很多相關人員，紙張無所不在，鋪天蓋地，您一定為每年高昂的辦公成本發愁，另外紙張沒有記憶也不能聯網，電子化有些優勢是紙張無法比擬的，拿起手中ezOFFICE辦公利器，讓通知，會議紀要通過系統自動下發，讓生產訂單通過系統自動流轉，讓工作彙報通過系統自動找您，讓您的辦公室不再堆滿各種文件，大大節約您單位的紙張成本。

從以上幾點可以看出，一方面我們應該延展和深化OA的應用，另一方面需要將協同的理念納入OA中，於是便催生了新一代的辦公自動化系統――協同OA。

2010年，隨著金融危機影響的日漸消退，國家經濟刺激計劃帶來的行業投資需求有效刺激了中國辦公協同市場的增長。一方面，在國家相關鼓勵政策和行業經濟回暖的大背景下，中小企業辦公協同需求開始釋放；另一方面，大型企業、政府用戶的應用整合為辦公協同軟體市場帶來了新的增長點。同時，伴隨雲計算、統一通信等新技術的應用，廠商在商業模式變革和客戶服務能力提升中都獲得了較好的成效。面向“十二五”，在國家相關政策的大力支持下，未來中國協同辦公OA軟體市場將迎來新一輪增長的機遇。上述因素促使了2010年協同辦公OA軟體市場快速增長，市場規模從2009年的24.28億元增長至30.59億元，增長率為25.99%。

所以，在這塊肥沃的市場土地上，有更多的IT廠商以及各地方的開發團隊，都虎視眈眈的想吃一口。但隨著協同OA市場經過多年的發展，主力廠商對市場份額會進一步的集中和提升，市場將由分散走向集中，形成一批較為穩定的協同OA品牌。

右圖2008－2010年中國協同辦公OA軟體市場規模及增長率

2010年隨著經濟的復甦和企業規模的擴張，企業對協同OA軟體的需求和應用還在不斷增大，根據企業信息化需求的網路調查反饋來看，約有60%的CIO在調查中表示，願意進一步了解有關業信息化建設方面的信息，約有30%的被調查者明確表示2010年企業有信息化建設的規劃，由此反映出企業對信息化建設的剛性需求。

企業信息化建設需求的增長也帶動了對協同OA應用的深入，從單純的“傳統辦公”到“協同辦公”軟體，再到“協同管理”軟體，直到“協同平台”，如今的“協同平台”可謂包羅萬象，集OA和CRM、HR、SCM、KM等應用系統於一身。

國內各個協同OA領域主要的軟體供應商，對協同OA的前景都是看好的，所以他們對協同OA軟體的開發投入都在增加，只是在方向上每個廠商都會有自己的特點，各有所不同。

面對企業管理水平的提高，信息化建設不僅僅停留在功能的堆砌層面上，企業對協同OA的管理思想、管理模型和管理手段也有較高的要求，所以“有思想的軟體”以成為佔據市場的主導。

1、點面結合，全面推進

“點”即開展流程的改進和優化工作，“面”即建立健全的OA流程管理體系，其包括四個方面內容：流程責任矩陣；流程管理方法；流程管理制度；流程管理部門組織架構。

2、分步實施，適當激勵

OA流程的運作要分步分批上線，且採用適當的激勵措施，切不可貪多、一蹴而就。可先選擇幾個最常用的辦公流程如：收文發文、出差出勤、會議管理作為試點來推行，對用得好的部門和個人進行獎勵，等大家都形成習慣后，再考慮推廣第2批流程。

3、持續改進，形成文化

要清醒地認識到流程管理是一條長路，流程的改進和優化是一個持續的過程。此外還要注意開展相關的流程管理培訓，在整個企業內部形成一種流程文化，從而幫助實現整個集團流程管理的良性循環和螺旋上升。