個人知識管理

1. 從實用的角度來定義“個人知識管理”，它一般指個人通過工具建立知識體系並不斷完善，進行知識的收集、消化吸收和創新的過程，英文是Personal Knowledge Management。

2. 個人知識管理軟體：指供依據個人知識管理特點，來協助個人更省時省心管理文件、更容易養成知識管理習慣的軟體工具；並在此基礎上提供學習等其它輔助功能。

1． 能快速找到自己收藏的文檔來解決問題，速度要能快到“不打斷思路”

2． 知識型工作者唯一的資本就是“知識”，系統化的管理“個人知識”，達到提高個人競爭力的目的

3． 收集和消化工作、生活等所需的知識，能清晰的反映自己的知識結構，根據情況進行結構調整或內容更新。

1．養成的意義：個人知識管理更重要的是習慣的養成，而不是工具的使用，工具最好是體現了優秀人才的良好習慣的固化。

2.難度：短期可能看不到效果，有時不知如何歸類，重要簡單枯燥的操作而認為無意義等等要克服的心理和意志

3、做法：認識到，要養成PKM的習慣開始是有一定適應過程，因為要製作知識分類體系，並按一定規則存放和歸類；有時會不知如何分類而煩惱，一時看不到效果而放棄。所以，這個過程要不斷的告訴自己，堅持一段時間就能收效，持續按自己制定的規則進行資料收集、加工、處理、消化等，並不斷PDCA，就能實現“知識的5S”：標識、定位等，從而令自己的知識結構一目了然，很容易找到需要用的。

應該說，文件管理就是一種個人知識管理，用專業的PKM軟體能省時省心，更容易養成良好的個人知識管理習慣等。

從另一個角度說，個人可隨時調閱的未內化的知識的主要載體是文件，而企業則更多的是結構化的數據；書也是載體，但對個人而言其“管理的意義”不大，對圖書館量大的情況下才是必要的；即個人主要的知識來源是Office文檔、網頁和PDF文檔等。

能稱得上PKM軟體，至少應具備四點：

1、有完善的“知識分類體系”功能，包括統計、任意顯示順序、穿透顯示等Windows資源管理器沒有提供的功能

2、快速搜索：必須是基於索引的搜索，而不是文本掃描。最好能集成Google等桌面搜索軟體

3、支持任意格式的文件：對Office文件能直接編輯、索引，而不僅僅是HTML格式的文件

4、自動備份：如果沒有安全感，沒有保證，那一切白搭；因為，那些都是自己的“心血”結晶！

大多數的個人知識管理軟體是內置網頁編輯器的原理開發的，和Office文檔基本上是沒有關係的，最多只能作為附件；如mybase、NoteExpress、資料收藏大師、PKM 2、紫軒資料管理大師等等，網文快捕、友益文書就不用說了。目前，只發現”針式PKM”、“ Word文檔－資料管理系少數幾個軟體是基於Office文檔的。

PKM軟體工具鏈接：

0.為知知識管理(WizKnowledge Personal)基於網際網路的PKM軟體

1.針式個人知識庫管理系統：國內第一款專業的PKM軟體，推薦試用！

2.magicflu 免費的中文信息知識管理平台

3.Microsoft OneNote

4.MyBase

5.Evernote

6.網文快捕 CyberArticle

7.網博士 Websaver

8.資料收藏大師

9.資料收集管理器 Collector

10.Mydata 資料管理器

11.PKM 2

12.EssentialPIM

13.MindManager

14.紫軒資料管理大師

15. 91剪報

16.Weavi

17.NoteExpress

18.Outline 大事記

個人知識管理（PKM）的寬泛定義由美國的Paul A. Dorsey教授提出：“個人知識管理應該被看作既有邏輯概念層面又有實際操作層面的一套解決問題的技巧與方法。”

UCLA大學安德遜工商管理學院的Jason Frand已經在他們的MBA課程中列入了採用PKM概念來說明信息與知識管理的實踐活動。Frand 和Hixon (1999)將個人知識管理定義為：“它是一種概念框架，指個人組織和集中自己認為重要的信息，使其成為我們知識基礎的一部分。它還提供某種將散亂的信息片段轉化為可以系統性應用的東西的（個人）戰略，並以此擴展我們的個人知識。”

Skyrme (1999)也從經驗方面對個人知識管理戰略進行了更為細緻的描述，包括以下內容：明確自己的信息需求；制定一個(知識)獲取戰略；設定信息的優先順序，確定哪些信息可以丟棄，哪些信息可以收取；確定如何和何時處理手上的信息；為需要歸檔和保存的知識建立規範；創建個人的文件系統，可以兼顧（管理）自己的工作、生活和其它知識活動；為不同用途建立信息目錄（書籤）和索引；經常評估/評價所存儲信息和目錄的價值。

綜上，儘管個人知識管理（PKM）有各種版本的定義，其實質卻都在於幫助個人提升工作效率，整合自己的信息資源，提高個人的競爭力。通過實施PKM，個人可以在短時間內處理大量的信息，快速有效地獲取所需知識，準確地表達知識，提高工作效率和自身能力。

知識管理的一個基本問題是對知識的分類。按照應用的角度，經濟發展與合作組織（OECD）將知識分為 四類：事實知識（Know-what）、原理知識（Know-why）、技能知識（Know-how）和人際知識（Know-who）。

[1]從認知角度出發，知識又可以分為顯性知識（Explicit Knowledge）和隱性知識（Tacit Knowledege）。顯性知識可以通過文件、形象或其他精確的溝通過程來傳授，但隱性知識的獲得卻只能依賴於自身的體驗、直覺和洞察力。在OECD對知識的劃分中，前兩者屬於顯性知識，后兩者屬於隱性知識。顯性知識和隱性知識之間可以相互轉化，動態循環。

[2] 個人可以管理的知識不僅是指書本和文獻中的有形內容，而且更是指信息，是從原始材料中組織和系統化的數據。個人知識管理的重點在於對隱形知識的管理，實現顯性知識和隱性知識的共享，提高學習能力、應變能力和創新能力。

個人知識管理的過程

Dorsey教授指出PKM在實際操作過程中，涉及創建、分類、索引、檢索（搜索）、分發以及重新使用某項知識的價值評估。其中，七項知識管理的技巧與方法是21世紀的知識工作者所必需的，可以概括為：檢索信息的技巧；評估信息的技巧；組織信息的技巧；分析信息的技巧；表達信息的技巧；保證信息安全的技巧和信息協同的技巧。

1、檢索信息的技巧

檢索信息時，首先要確定個人的信息需求和信息來源，選擇合適的信息檢索技巧方法。在個人知識管理 中，檢索信息的技巧既包括技術要求很低的問問題然後聽回答的技巧，也包括充分利用網際網路的搜索引擎、電子圖書館的資料庫和其他相關資料庫查找信息的技巧。為充分掌握檢索信息的技巧，個人有必要對搜索的概念、布爾邏輯、搜索的技能等充分的掌握。

2、評估信息的技巧

這種技巧不僅指個人可以判斷信息的質量，而且指個人必須能判斷這種信息與自己遇到的問題的相關程度。個人並不必去了解計算機評估信息的機理，評估主要從可信度、準確度、合理性及相關支持等方面來進行。可信度一般根據作者的可信度、質量保證依據、元信息等來判定。準確度可從時間界限、綜合全面性、信息面向的對象及其使用目的、合理性等方面來確定。相關支持則是指信息文本的索引目錄、參考文獻等。

3、組織信息的技巧

組織信息，需要過濾無用和相關度不大的信息資源，有效地存儲信息，建立信息之間的聯繫，方便以後的查找和使用。有效組織信息的原則是：無論環境怎樣，組織起來的信息應該便於有效的利用。這種技巧會牽涉到用不同的工具把各種信息組織起來。在手工操作的環境中，我們會用文件夾、抽屜和其他的比較原始的方法來組織信息。在現代的高科技環境中，我們用電子文檔、資料庫和網頁，或者用專門的知識管理軟體來組織信息

4、分析信息的技巧

分析信息就必須牽涉到如何對數據進行分析並從中得出有用的結論。常用的分析信息的方法是建立和應用模型，通過大量的數據分析從而得出信息間的關係。電子表格、統計軟體、數據挖掘軟體等提供了分析信息的方法，但在建立各種分析軟體的模型的工作中，人還是最重要的。

5、表達信息的技巧

通過表達信息，可以實現隱性知識向顯性知識的轉化。個人知識在交流、共享中得到升華。信息的表達，無論是通過PowerPoint、網站還是通過文本，大部分的工作應該圍繞如何讓他人理解、記住、能與自己的互動上。

6、保證信息的安全

雖然保證信息安全的技巧與個人知識管理中其它的六種技巧有所不同，但這並不表明保證信息的安全就不 重要。保證信息的安全涉及到開發與應用各種保證信息的秘密、質量和安全存儲的方法和技巧。常用到的密碼管理、備份、檔案管理都是保證信息安全常用的方法。

7、信息協同的技巧

信息技術的發展為組織和部門的協同工作提供了強有力的支持。如通過小組或團隊的形式組織學生進行學習，教師與學生、學生與學生在討論與交流的基礎上對一些要解決的問題進行協同工作，交流和共享彼此的觀點和知識。有效的利用這種技術不僅要求會使用這種工具，而且要求充分的理解協同工作的各種原則及其內在內容。

以上七種知識管理方法，實際上是處理日常工作中“知識維度”的一系列連續的動作和操作，並可以根據需要相互結合，選擇使用。例如，你可能是在對信息進行評估后才發現仍然需要檢索一些信息。

瑞士Open Connect AG公司的知識管理主管Hyams教授認為，除了以上七項外，個人知識管理的內容還應該包括時間管理、基礎設施、組織性工作等等方面的技能，具體指：時間控制；工作空間舒適度；快速閱讀、備註和研究；備案和文檔管理；信息設計（哪些信息有用，哪些信息無用）；有目的的寫作；知識/信息處理設施（通常指PC 等IT設備）；知識/信息過濾技能。

在技術條件下，個人知識管理可以充分利用各種隨手可得的主流軟硬體工具，結合使用其他方便的輔助小工具。例如微軟Office、MS Outlook、Lotus Notes與ICQ、MSN等常用軟體，以及概念地圖、心智地圖、網路日誌weblog 和維基百科wiki等輔助小工具。硬體有手機、筆記型計算機、PDA等個人數字工具。

基於簡單有效和經濟實用的原則，個人知識管理系統的構架，包括兩個部分：信息網路和知識系統。

1、三維信息網路架構

獲取大量的有用信息是進行個人知識管理的基礎。信息網路代表了收集信息的能力，數據的多少與品質的好壞，成為決定知識產出品質的第一影響因素。一般而言，PKM應該建立至少三個方面的信息網路：人際網路、媒體網路和Internet資源網路。

（1）人際網路

人際網路是一種無形的網路，也是個人學習知識的一個重要途徑。人際網路的建立和維持並不容易，一旦 建立，往往成為可以獲得最直接最深入問題信息的來源。人際交往中可以學到很多書本上、軟體中學不到的知識——隱性知識。人際圈子越廣，交往的人員的素質越好，可以學到的知識越多。

因此，要擴大自己的交往圈子，充分利用各種軟硬體工具，如ICQ、MSN、Email和手機、PDA等，多與“柏拉圖”為友，多與朋友交流，溝通和討論，提高自己。

（2）媒體網路

媒體是一種實時與廣度的信息來源，通過電視廣播雜誌與報紙，往往可以獲得最新的訊息與來自不同角落的新聞。結合自身學習、工作的需要，將經常用到的媒體信息進行分類、鑒別。對那些主要的媒體長期密切關注，讓信息的收集成為系統，而非隨機性的臨時行為。使主要媒體來源的數據訊息及時到達自己的工作桌前，促進自己的知識結構良性發展。

（3）網際網路路

Internet是人們進行學習的重要工具，能充分利用網際網路的強大功能進行學習是現代人的一個重要標誌。不論網站還是電子報，不管質量還是數量，Internet的資源都已經超過現有的單一圖書館與媒體。有效的建立網路資源清單，熟悉相關資源所在，將大大提升工作效率。利用網際網路進行學習，必須善用搜索引擎工具，充分利用IE的收藏夾，定期備份信息。此外，Blog、Wiki等網路工具也已經被越來越多的人們作為個人知識管理系統所使用。

2、個人的知識系統架構

收集數據只是知識管理的第一步，接下來還要建立起自己的知識系統架構。知識系統架構，簡單說就是儲藏知識的架構。知識架構的系統化，有助於將收集到的數據有效儲存和未來的快速索取。

（1）對所需管理的知識進行分類

從個人的角度講，需要管理的知識資源無外乎以下內容：

人際交往資源（如聯繫人的通訊錄、每個人的特點與特長等）、

通訊管理（書信、電子信件、傳真等）、

個人時間管理工具（事務提醒、待辦事宜、個人備忘錄）、

網路資源管理（網站管理與連接）、文件檔案管理等。

對知識的分類，應根據自身需求，按照“我需要什麼信息，如何最快找到它”的原則進行操作。知識的專業分類可以根據學習的專業科目來劃分，也可參照圖書館文獻的分類方法。對於分類學無需深究，只要根據個人情況，在實踐中逐漸摸索出自己知識庫的最佳分類方法。

（2）選擇合適的知識管理工具

對個人來說，針對不同的信息可以採用不同的工具，不需要採用統一的入口，只要簡單易用，適合自己就行。比如郵件管理，通訊錄管理，這是最常見的個人知識管理的一部分。還有就是知識內容的管理，可以採用WIKI和BLOG。

（3）建立個人知識庫

在知識庫中，所有知識都以目錄結構分類存放。可以設置一個臨時目錄來存儲那些無法及時處理的信息，待以後再分類，從而保持知識庫的乾淨。此外，文件命名應該簡單明了、見名知義，輔以數字編碼、時間、來源等為原則。同時，也要建立文件安全、資源刪除與更新、交流與共享的規則，以文件的形式妥善地保存下來，並在以後的實踐中逐步擴展和完善，建立自己的知識結構體系。這樣可以方便信息資源的分類存儲、查找和操作，也可避免因時間推移和遺忘而導致的混亂管理，造成大量資源浪費。

選擇有效的個人知識管理工具，對所有資源進行分類、命名以後，就可以將知識分批放入個人知識庫。個人知識庫建立起來之後，快速而方便的訪問至關重要。一個可以借鑒的方案是網路日誌。這種個人發布系統現在越來越多的被用作個人知識管理系統。隨著知識的不斷豐富和能力增強，也要持續不斷對個人知識庫進行維護和管理。一般而言，個人應主要作好以下工作：增添新的學習資源和知識類別；刪除、修改和更新部分資源；進一步完善個人知識管理準則；協作學習以交流和共享知識；在知識管理的實踐過程中，逐步完善個人知識結構。

個人知識管理目的

（4）應用已有的知識

在個人知識管理上，我們不能只關注知識積累，而不注重知識能量的釋放。知識學習和積累的出發點就是對知識的使用，並在知識的利用、交流中創造新的知識。在知識的利用上，一些傳統的方法可能對個人知識管理有所幫助，例如歸納和演繹。想要利用已有的知識，既可以在個人佔有的大量知識基礎上進行歸納，找出事物間的規律，然後應用於實踐從而對這種歸納結果進行檢驗，然後再從實踐中修正歸納出的知識；也可以對原有知識進行演繹，幫助新的實踐。

知識管理中知識的利用方法現在還處於探索階段，因為它涉及不同個體的知識背景、生活環境、價值觀等因素比較複雜。一般來說，應用知識可以遵循下面的規則進行。首先是進行知識收集，把與問題有關的知識找到，在網際網路時代這一點並不難做到；然後進行消化吸收，也就是閱讀有關資料，包括向專家請教；建立可比較的模型，以專業知識為基礎，設計出比較及評價方案；評估報告將完成知識應用過程，在這些模型中挑選出支持決策或得出結論的便是完成知識應用。頭腦風暴、專業論壇、沙盤模擬甚至聊天談話，也都是知識應用的準備階段，可以幫助個人進行知識加工，形成應用知識的規則意識。