機關文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定
關於機關文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限的部門規章
《機關文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》是一個關於機關文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限的部門規章。其制定目的是為便於各級黨政機關和人民團體（以下統稱機關）正確界定文件材料歸檔範圍，準確劃分檔案保管期限，使所保存的檔案既能反映機關主要職能活動情況，維護其歷史面貌，又便於保管和利用。
《機關文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》已經2006年9月19日國家檔案局局務會議審議通過，自公布之日起施行。
第一條 為便於各級黨政機關和人民團體（以下統稱機關）正確界定文件材料歸檔範圍，準確劃分檔案保管期限，使所保存的檔案既能反映機關主要職能活動情況，維護其歷史面貌，又便於保管和利用，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》，制定本規定。
第二條 本規定中的機關文件材料是指機關在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。
第三條 機關文件材料歸檔範圍是：
（一）反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；
（二）機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料；
（三）本機關需要貫徹執行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料；
（四）其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。
第四條 機關文件材料不歸檔範圍是：
（一）上級機關的文件材料中，普發性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；
（二）本機關文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關內部互相抄送的文件材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料，有關工作參考的文件材料；
（三）同級機關的文件材料中，不需貫徹執行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；
（四）下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。
第五條 凡屬機關歸檔範圍的文件材料，必須按有關規定向本機關負責檔案工作的部門移交，實行集中統一管理，任何個人不得據為己有或拒絕歸檔。
第六條 機關文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。
第七條 永久保管的文書檔案主要包括：
（一）本機關制定的法規政策性文件材料；
（二）本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；
（三）本機關職能活動中形成的重要業務文件材料；
（四）本機關關於重要問題的請示與上級機關的批複、批示，重要的報告、總結、綜合統計報表等；
（五）本機關機構演變、人事任免等文件材料；
（六）本機關房屋買賣、土地徵用，重要的合同協議、資產登記等憑證性文件材料；
（七）上級機關制發的屬於本機關主管業務的重要文件材料；
（八）同級機關、下級機關關於重要業務問題的來函、請示與本機關的復函、批複等文件材料。
第八條 定期保管的文書檔案主要包括：
（一）本機關職能活動中形成的一般性業務文件材料；
（二）本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；
（三）本機關人事管理工作形成的一般性文件材料；
（四）本機關一般性事務管理文件材料；
（五）本機關關於一般性問題的請示與上級機關的批複、批示，一般性工作報告、總結、統計報表等；
（六）上級機關制發的屬於本機關主管業務的一般性文件材料；
（七）上級機關和同級機關制發的非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材料；
（八）同級機關、下級機關關於一般性業務問題的來函、請示與本機關的復函、批複等文件材料；
（九）下級機關報送的年度或年度以上計劃、總結、統計、重要專題報告等文件材料。
第九條 機關形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸檔範圍和檔案保管期限，按國家有關規定執行。
第十條 機關對應歸檔電子文件的元數據、背景信息等要進行相應歸檔。
機關應歸檔紙質文件材料中，有文件發文稿紙、文件處理單的，應與文件正本、定稿一併歸檔。
第十一條 機關聯合召開會議、聯合行文所形成的文件材料原件由主辦機關歸檔，其他機關將相應的複製件或其他形式的副本歸檔。
第十二條 各機關應根據本規定，結合本機關職能和各部門工作實際，編製本機關的文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限表，經同級檔案行政管理部門審查同意后執行。
有垂直領導關係的中央、國家機關應依據本規定，結合本系統工作實際，編製本系統的文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限表，並經國家檔案局審查同意后執行。
第十三條 在編製本機關或本系統文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限表時，應全面分析和鑒別本機關或本系統文件材料的現實作用和歷史作用，準確界定文件材料的歸檔範圍和劃分檔案保管期限。
第十五條 本規定自頒布之日起施行，1987年頒發的《國家檔案局關於機關檔案保管期限的規定》和《機關文件材料歸檔和不歸檔的範圍》同時廢止。
附件:
文書檔案保管期限表
1.1 請示、批複、通知、名單、議程、報告、領導人講話、選舉結果、討論通過的文件、決議、紀要、公報、主席團會議記錄等文件材料 永久
1.3 重要的賀信、賀電，籌備工作、選舉過程中形成的文件，小組會議記錄、會議服務機構的計劃、總結等文件材料 30年
1.4 討論未通過的文件 10年
2 本級黨委、人民代表大會、政治協商會議、紀律檢查委員會、共青團、工會、婦聯的常委會、執委會、主席團、全體委員會會議，政府常務會、辦公會議的文件材料
2.1 公報、決議、決定、記錄、紀要、議程、領導人講話、討論通過的文件、參加人員名冊 永久
2.2 討論未通過的文件 10年
3 本機關黨組（或實行黨委制的黨委）會議和行政辦公會的紀要、會議記錄 永久
4 本機關召開工作會議、專題會議的文件材料
4.1 請示、批複、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要
永久
4.2 典型材料、代表發言材料、交流材料、簡報 30年
5 機關聯合召開會議的文件材料
5.1 本機關為主辦的
5.1.1 請示、批複、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要
永久
5.1.2 典型材料、代表發言材料、交流材料、簡報 30年
5.2 本機關為協辦的
5.2.1 請示、批複、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要的複製件或副本 30年
5.2.2 典型材料、代表發言材料、交流材料、簡報的複製件或副本 10年
6 本機關承辦國際性會議、大型展覽會、博覽會的文件材料
永久
6.2 代表發言材料、交流材料、簡報、新聞報道 30年
6.3 委員會、分會會議和學術會的討論記錄，會議代表登記表、接待安排 10年
7 上級機關、上級領導檢查、視察本地區、本機關工作時形成的文件材料
7.1 重要的 永久
7.2 一般的 30年
7.3 本地區、本機關工作彙報材料 30年
8 本機關業務文件材料
8.1 本機關制定的方針政策性、法規性、普發性業務文件，中長期規劃、綱要等文件材料 永久
8.2 本機關的請示與上級機關的批複、批示
8.2.1 重要業務問題的 永久
8.2.2 一般業務問題的 30年
8.3 同級機關、下級機關的來函、請示與本機關的復函、批複等文件材料
8.3.1 重要業務問題的 永久
8.3.2 一般業務問題的 30年
8.4 本機關代上級機關起草並被採用的重要法規性文件、專項業務文件的最後草稿 30年
8.5 機關聯合行文的文件材料
8.5.1 本機關為主辦的
8.5.1.1 重要業務問題的 永久
8.5.1.2 一般業務問題的 30年
8.5.2 本機關為協辦的
8.5.2.1 重要業務問題的 30年
8.5.2.2 一般業務問題的 10年
8.6 本機關編輯、編寫的文件材料
8.6.1 大事記、組織沿革等 永久
8.6.2 簡報、情況反映、工作信息等 10年
8.7 行政管理、執法活動中形成的文件材料
8.7.1行政管理工作制度、程序、規定等文件材料 永久
8.7.2 執法檢查情況匯總、通報，整改通知等 永久
8.7.3 行政管理工作中形成的審批、審查、核准等文件材料
8.7.3.1固定資產投資、科技計劃等項目的審批（核准）、管理、驗收（評估）等文件材料 永久
8.7.3.2 不動產、自然資源的所有權、使用權確認的文件材料 永久
8.7.3.3 20年（含）以上有效或未註明有效期的許可證、執照、資質證、資格證等的審批、管理文件材料 永久
8.7.3.4 20年以下有效的許可證、執照、資質證、資格證等的審批、管理文件材料 30年
8.7.4 行政管理工作中形成的備案文件材料 10年
8.7.5 行政處罰、處分、複議、國家賠償等工作中形成的文件材料
8.7.5.1 重要的 永久
8.7.5.2 一般的 30年
8.8 計劃、總結、統計、調研等方面的文件材料
8.8.1 年度和年度以上的計劃、總結、統計材料 永久
8.8.2 年度以下的計劃、總結、統計材料 10年
8.8.3 重要職能活動的總結、重要專題的調研材料 永久
8.8.4 一般活動的總結、一般問題的調研材料 10年
8.9 出國或出境訪問考察、參加國際會議，接待來訪等外事活動形成的文件材料
8.9.1 發表的公報，簽訂的協議、協定、備忘錄，重要的會談記錄、紀要等
永久
8.9.2 出國審批手續、執行日程、考察報告、一般性會談記錄 30年
9 本機關機構編製、幹部人事、黨、團、紀檢、工會、保衛、信訪工作文件材料
9.1 機構設置、機構撤併、名稱更改、組織簡則、人員編製、印信啟用和作廢等文件材料 永久
9.2 人事工作制度、規定、辦法等文件 30年
9.3 人事任免文件 永久
9.4 先進單位、勞動模範、先進工作者的文件材料
9.4.1 受縣級（含）以上表彰、獎勵的 永久
9.4.2 受縣級以下表彰、獎勵的 30年
9.5 對本機關有關人員的處分材料
9.5.1 受到警告（不含）以上處分的 永久
9.5.2 受到警告處分的 30年
9.7 人事考核、職稱評審工作文件材料 永久
9.8 職工調動工作的行政、工資、黨團組織關係的介紹信及存根 永久
9.9 職工名冊 永久
9.10 黨、團、工會工作活動中形成的文件材料
9.10.1 工作報告、總結，換屆選舉結果 永久
9.10.2 重要專項活動的報告、總結等 永久
9.10.3 黨團員、工會會員名冊，批准加入黨團、工會組織的文件材料 永久
9.10.4 情況反映、工作簡報 10年
9.11 紀檢、監察工作中形成的綜合性報告、調查材料
9.11.1 重要的 永久
9.11.2 一般的 30年
9.12 保衛部門的安全檢查、調查記錄 10年
9.13 本機關處理人民來信來訪的文件材料
9.13.1 有領導重要批示和處理結果的 永久
9.13.2 其他有處理結果的 30年
10 本機關事務管理文件材料
10.1 房產、土地所有權和使用權的文件材料 永久
10.2 與有關單位簽訂的合同、協定、協議、議定書等文件材料
10.2.1 重要的 永久
10.2.2 一般的 10年
10.3 接待工作的計劃、方案
10.3.1 重要的 30年
10.3.2 一般的 10年
10.4 機關財務預算 30年
10.5 機關物資（辦公設備及用品、機動車等）採購計劃、審批手續、招標投標、購置等文件材料，機動車調撥、保險、事故、轉讓等文件材料 30年
10.6國有資產管理（登記、統計、核查清算、交接等）文件材料
10.6.1 重要的 永久
10.6.2 一般的 10年
10.7 職工承租、購置本單位住房的合同、協議和有關手續 永久
10.8 職工住房分配、出售的規定、方案、細則，職工住房情況統計、調查表、職工住房申請 30年
11 上級機關制發的文件材料
11.1 上級機關制發的屬於本機關主管業務的文件材料
11.1.1 重要的 永久
11.1.2 一般的 10年
11.2 上級機關制發的非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材料 10年
11.3 上級機關制發的關於本機關機構設置、領導人任免、人員編製等文件材料 永久
12 同級機關制發的非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材料 10年
13 下級機關報送的文件材料
13.1 重大問題的專題報告 30年
13.2 年度和年度以上的計劃、總結、統計材料 10年