企業文件材料歸檔範圍和檔案保管期限規定

《企業文件材料歸檔範圍和檔案保管期限規定》已經國家檔案局局務會議審議通過，現予公布，自2013年2月1日起施行。

局長　楊冬權

2012年12月17日

第一條 為便於企業正確界定文件材料歸檔範圍，準確劃分檔案保管期限，促進企業依法經營和規範管理，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》，制定本規定。

第二條 本規定所指的企業文件材料是指企業在研發、生產、服務、經營和管理等活動過程中形成的各種門類和載體的記錄。

第三條 各級檔案行政管理部門依照企業資產關係分別負責對企業文件材料歸檔範圍和檔案保管期限表編製工作進行業務指導和監督。

第四條 企業文件材料歸檔範圍是：

（一）反映本企業在研發、生產、服務、經營、管理等各項活動和基本歷史面貌的，對本企業各項活動、國家建設、社會發展和歷史研究具有利用價值的文件材料。

（二）本企業在各項活動中形成的對維護國家、企業和職工權益具有憑證價值的文件材料。

（三）本企業需要貫徹執行的有關機關和上級單位的文件材料，非隸屬關係單位發來的需要執行或查考的文件材料；社會中介機構出具的與本企業有關的文件材料；所屬和控股企業報送的重要文件材料。

（四）有關法律法規規定應歸檔保存的文件材料和其他對本企業各項活動具有查考價值的文件材料。

第五條 企業下列文件材料可不歸檔：

（一）有關機關和上級主管單位制發的普發性不需本企業辦理的文件材料，任免、獎懲非本企業工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；

（二）本企業文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，未經會議討論、未經領導審閱和簽發的文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性來信、來電記錄，企業內部互相抄送的文件材料，本企業負責人兼任外單位職務形成的與本企業無關的文件材料，有關工作參考的文件材料；

（三）非隸屬關係單位發來的不需貫徹執行和無參考價值的文件材料；

（四）所屬和控股企業報送的供參閱的一般性簡報、情況反映，其他社會組織抄送不需本企業辦理的文件材料；

（五）其他不需歸檔的文件材料。

第六條 凡屬企業歸檔範圍的文件材料，必須按有關規定向本企業檔案部門移交，實行集中統一管理，任何個人不得據為己有或拒絕歸檔。

第七條 企業檔案的保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。

第八條 永久保管的企業管理類檔案主要包括：

（一）本企業設立、合併、分立、改制、上市、解散、破產或其他變動過程中形成的文件材料，本企業董事會、監事會、股東會的構成、變更、召開會議、履行職責和維護權益的文件材料。

（二）本企業資產和產權登記、評估與證明文件材料，資產和產權轉讓、買賣、抵押、租賃、許可、變更、保護等憑證性文件材料，對外投資文件材料；本企業資本金核算、確認、划轉、變更等文件材料，企業融資文件材料。

（三）本企業關於重要問題向有關機關和上級主管單位的請示、報告、報表及其復函、批複，有關機關和上級單位制發的需本企業辦理的重要文件材料，行業協會、中介機構等對本企業做出的重要決定、出具的審計、公證、裁定等重要文件材料，本企業與其他組織和個人形成的重要合同、協議及補充協議等文件材料。

（四）本企業發展規劃、戰略決策、重大改革、年度計劃和總結文件材料，內部管理制度、規定、辦法等文件材料。

（五）本企業機構演變，人力資源管理的重要文件材料；本企業涉及職工權益的其他重要文件材料；企業文化建設文件材料。

（六）本企業經營管理工作的重要文件材料。

（七）本企業生產技術管理工作的重要文件材料。

（八）本企業行政管理工作的重要文件材料。

（九）本企業黨群工作的重要文件材料。

（十）新聞媒體對本企業重要活動、重大事件、典型人物的宣傳報道。

（十一）有關機關和上級主管單位領導、社會知名人士等重要來賓到本企業檢查、視察、調研、參觀時的講話、題詞、批示、錄音、錄像、照片及企業工作彙報等重要文件材料；本企業參與國家和社會重大活動的重要文件材料，本企業職工參加省級以上黨、團、工會、人大、政協等代表大會形成的重要文件材料。

（十二）本企業直屬單位、所屬、控股、參股、境外企業和機構報送的關於重要問題的報告、請示和批複等文件材料。

第九條

定期保管的企業管理類檔案主要包括：

（一）本企業資本金管理、資產管理的一般性文件材料，本企業涉及職工權益的一般性文件材料。

（二）本企業部門工作或專項工作規劃，半年、季度、月份計劃與總結等文件材料。

（三）本企業召開會議、舉辦活動的一般性文件材料，發布的一般性公告。

（四）本企業經營管理工作的一般性文件材料。

（五）本企業生產技術管理工作的一般性文件材料。

（六）本企業行政管理工作的一般性文件材料。

（七）本企業黨群工作的一般性文件材料。

（八）本企業關於一般性問題向有關機關和上級主管單位的請示、報告、報表及有關機關和上級主管單位的復函、批複，有關機關和上級主管單位、行業協會制發的需本企業貫徹執行的一般性文件材料和對本企業出具的一般性證明文件，本企業與其他單位和個人形成的一般性合同、協議文件材料。

（九）直屬單位、所屬和控股企業一般性問題的請示、報告、來函與本企業的批複、復函等文件材料。

（十）本企業參與國家和社會活動的一般性文件材料，本企業職工參加省以上黨、團、工會、人大、政協等代表大會形成的一般性文件材料；本企業接待重要來賓的工作計劃、方案等一般性文件材料。

第十條 企業經營管理、生產技術管理、行政管理、黨群工作等管理類檔案保管期限見附件。

第十一條 本規定的管理類檔案保管期限為最低期限，各企業在具體劃分時可選擇高於本規定的期限。

第十二條 企業產品生產和服務業務、科研開發、基本建設、設備儀器、會計、幹部與職工人事等文件材料的歸檔範圍和檔案保管期限，按國家有關規定、標準，結合企業實際執行。

第十三條 企業應歸檔紙質文件材料中，有重要修改意見和批示的修改稿及有發文稿紙或文件處理單的，應與文件正本、定稿一併歸檔。

企業對於無相應紙質或確實無法輸出成紙質的電子文件應納入歸檔範圍並劃分保管期限。

企業對歸檔的電子文件的元數據要進行相應歸檔。

第十四條 多個企業聯合召開的會議、聯合研製的產品、聯合建設或研究的項目、聯合行文所形成的文件材料，原件由主辦企業歸檔，其他企業將相應的複製件或其他形式的副本歸檔。

第十五條 企業應依據本規定和國家及專業相關規定，結合本企業生產組織方式、產品和服務特點，編製本企業的各類文件材料歸檔範圍和檔案保管期限表。企業應按資產歸屬關係，指導所屬企業根據有關規定規範各類文件材料歸檔範圍和檔案保管期限表的編製並審批所屬企業的文件材料歸檔範圍和檔案保管期限表。

第十六條 中央管理的企業（包括國務院國有資產監督管理委員會監管中央企業、金融企業、中央所屬文化企業等）總部的文件材料歸檔範圍和管理類檔案保管期限表，報國家檔案局同意后執行。

地方國有企業總部編製的文件材料歸檔範圍和管理類檔案保管期限表，報同級檔案行政管理部門同意后執行。

第十七條 企業資本結構或主營業務發生較大變化時，應及時修訂和完善文件材料歸檔範圍和檔案保管期限表。

第十八條 企業在編製文件材料歸檔範圍和檔案保管期限表時，應全面分析和鑒別本企業形成文件材料的現實作用和歷史價值，統籌考慮紙質文件材料與其他載體文件材料的管理要求，準確界定文件材料的歸檔範圍和劃分檔案保管期限。

第十九條 本規定適用於在中華人民共和國境內註冊設立的企業，在境外經營的企業，由企業總部參照本規定提出實施要求；科技事業單位可參照執行。

第二十條 本規定由國家檔案局負責解釋。

第二十一條 本規定自2013年2月1日起施行。

企業管理類檔案保管期限表