涉密文件

涉密文件包括機關之間相互往來具有規範格式的公文、機關內處理事務的內部文件和各種信息記錄。按記錄信息的載體，可分為紙質文件和其他載體文件，如感光膠片文件、磁介質文件、半導體介質文件和光碟文件等。

按涉密等級，可分為絕密文件、機密文件、秘密文件。①絕密文件是記載國家和軍隊絕密級事項與信息的文件。軍隊絕密文件所含信息內容涉及國家和軍隊最核心、最重要的軍事秘密，一旦泄露會使國防和軍隊的安全與利益遭受特別嚴重的損害。②機密文件是記載國家和軍隊機密級事項與信息的文件。軍隊機密文件所含信息內容涉及國家和軍隊重要的軍事秘密，泄露會使國防和軍隊的安全與利益遭受嚴重的損害。③秘密文件是記載國家和軍隊秘密級事項與信息的文件。軍隊秘密文件所含信息內容涉及國家和軍隊一般的軍事秘密，泄露會使國防和軍隊的安全與利益遭受一定的損害。軍隊文件秘密等級的確定，由承辦人按照軍事秘密及密級劃分規定提出建議，經有規定許可權的機關及指揮員批准。

涉密文件的管理包括收文、發文和日常管理三個主要環節。

收文管理包括檢查、登記、批辦、傳遞等步驟。收到密件后，首先要檢查來文封皮的狀態，看是否有損壞或被竊的痕迹，在回執單或送文簿上籤署姓名、時間。其次，在專門的密件登記簿上登記收到的全部密件，除了常規的登記項目外，還應註明密級、編號、份數、製作日期。第三，將密件交由辦公室主任處理。與本企業有關的商業秘密文件，辦公室主任應當認真進行擬辦，提出合理的利於保密的意見，再由分管領導根據擬辦意見對密件處理作出決定。由於擬辦意見關係到商業秘密的生死存亡，應當極為慎重，選擇的承辦部門、人員都要盡量認定為可靠的，而且知密的範圍要盡量小。辦理中由於需要其他部門及人員的協助而必須提供信息時，要先向他們聲明保密原則，並儘可能地以最小的商業秘密信息量得到他們最大的協助。第四，密件必須由專人傳遞並負責跟蹤密件的整個辦理過程，密件在同一個人手中停留的時間不能太長，傳遞文件的文書人員應該做到及時送達，及時傳閱，並監督辦理過程。

發文環節包括草擬、審核、簽發、複核、繕印、用印、登記、分發等程序。草擬文件時，有保密事項后應當馬上做標記，並劃定密級，限制秘密文件的範圍。審核、簽發與複核，是對文件內容的把關，層層監控為的是使企業的商業秘密在產生階段就得到很好的保護，以減少後患。密件繕印要在專門的機要文件繕印部門進行，商業秘密文件的原稿與繕印稿都要注意保密，同時還要注意在繕印過程中留下來的一些印壞了的廢棄文件，這些廢棄文件要用碎紙機處理，不能隨意堆放或賣給廢品收購站。需要用印的文件要加蓋發文機關或企業領導人的印章，一般應由負責人親自加蓋，企業有特殊規定的除外。要限制文件的發放範圍和數量，待發的公文要進行封裝，負責密件工作的文書人員應當認真清點密件的印數，核對要發往的機關部門，裝封后加蓋密級章，貼上密封條加蓋密封章，通過機要交通或專人發送。

首先，應根據信息的敏感性和重要性將企業信息劃分為不同等級，設定不同的知密範圍，限制信息的傳播途徑，積極主動的防止競爭對手竊取或通過合法途徑獲取本企業的信息。其次，企業應明確涉密人員的範圍、許可權和責任，嚴格控制商業秘密在本企業之中的傳播範圍，明確規定作為一項商業秘密，哪些人需要知道，哪些人不需要知道。否則人多口雜，一不留神就泄密，而且不利於責任的有效追究。第三，在庫房管理中，可確立多人負責和有限職責的原則，採用分割組合方法保管存儲商業秘密文件。例如，可將商業秘密的關鍵部分分解，限定員工只接觸一部分，使每一涉密者不能擁有完整的商業秘密。庫房設施要可靠，有條件的企業可以設密碼門，只有文件管理人員才有密碼通行證、定期更換密碼；密件平時應鎖入保險櫃。第四，在用戶利用管理中，要規定借閱範圍、時間和簽閱手續，管理者要跟蹤密件的流動，最好借閱者就在機要室或閱文室查閱該文件，有特殊情況的也要當天借當天還。文件的複製要有規定和限制，原則上不應允許複製。商業秘密文件辦完要及時歸檔，妥善保管，以免發生商業秘密糾紛時無法舉證。

為確保敏感的公司文件的安全，對於廢棄的文件，不要將它們往廢物簍一扔完事，而應廣泛使用文件粉碎機，將企業廢棄文件徹底銷毀，使文件無法復原，以免競爭對手從中分析出本企業的競爭動向。

嚴格管理涉密文件，維護涉密信息及其載體的安全，是軍隊機關日常文件管理和保密工作的重要任務。軍隊涉密文件的製作、收發、傳遞、使用、複製、保管、移交、銷毀，嚴格履行審批、登記、簽字手續，並採取相應的保密措施。主要是：①涉密文件的擬制、印刷、閱辦等必須在安全保密的場所進行；及時清理、銷毀印製過程中產生的清樣、存儲有涉密信息的載體。②在文件的規定位置標明密級，註明發放範圍、製作數量，並編排順序號。③組織傳閱涉密文件須填寫“傳閱單”，交接時認真清查核對，防止失控。④複製、彙編涉密文件，須經原制發單位同意或按密級確定許可權審批；複製件須加蓋複製單位的印章，按原件要求管理；彙編的每一份文件均應標明密級，按其中的最高密級管理。⑤涉密文件應存放在保密室，業務部門確需存放機密級以下文件的，逐份登記，專人專櫃保管。⑥銷毀涉密文件，必須辦理清點、登記手續，經單位主管領導批准後由保密室承辦；選擇安全可靠的場所，由兩人以上監銷並簽字；嚴禁將涉密文件作為廢品出售。⑦傳遞涉密文件，要使用安全可靠的包裝材料，標明密級、收件單位或人員名稱，並加密封；通過機要交通、機要通信或指派專人取送，選擇安全的交通工具，並採取相應的安全保密措施。⑧攜帶涉密文件外出，要按密級確定許可權審批，採取相應保護措施。⑨禁止使用無保密措施的傳真機、計算機網路等傳輸設備傳遞涉密文件與信息。⑩會議印發的涉密文件，確需參加人員隨身攜帶的，須經主辦單位批准，按規定辦理文件登記簽字手續，並採取保護措施；帶回后，及時交所在單位保密室登記、管理。絕密文件是軍隊機關文件管理和保密的重點，嚴格控制接觸範圍，防止泄密。絕密文件的複製和閱辦範圍從嚴控制，涉及核心軍事秘密內容的，原件標明“不得翻印”字樣，嚴禁複製；對接觸絕密文件的人員要作出文字記載；絕密文件不得彙編；保密室對絕密文件要專人保管、專冊登記、專櫃存放；絕密公文對外傳遞實行兩人護送制，本地由收發件單位派專人、專車直接傳遞，異地經由機要交通、機要通信或派專人傳遞，必要時派武裝人員護送；外出攜帶絕密文件，要按規定許可權報批，並報同級保衛部門備案。中國人民解放軍機關的涉密文件由各級保密室統一負責收發、登記、編號和歸檔保存或銷毀。