會計檔案管理辦法
有效保護和利用會計檔案而制定的法規
《會計檔案管理辦法》是為了加強會計檔案管理，有效保護和利用會計檔案而制定的法規。2015年12月11日，中華人民共和國財政部、國家檔案局令第79號發布修訂后的《會計檔案管理辦法》，自2016年1月1日起施行。
修訂后《會計檔案管理辦法》已於2015年12月11日公布，2016年1月1日正式施行，1998年頒布的《會計檔案管理辦法》同時廢止。修訂后的《辦法》，會計憑證、會計賬簿等主要會計檔案的最低保管期限延長至30年。
新《辦法》將會計檔案定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年五類調整為10年和30年兩類，其中會計憑證及會計賬簿等主要會計檔案的最低保管期限延長至30年，其他輔助會計資料最低保管期限延長至10年。
會計檔案管理辦法
第一條為了加強會計檔案管理，有效保護和利用會計檔案，根據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等有關法律和行政法規，制定本辦法。
第二條國家機關、社會團體、企業、事業單位和其他組織(以下統稱單位)管理會計檔案適用本辦法。
第三條本辦法所稱會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。
第四條財政部和國家檔案局主管全國會計檔案工作，共同制定全國統一的會計檔案工作制度，對全國會計檔案工作實行監督和指導。
第五條單位應當加強會計檔案管理工作，建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，採取可靠的安全防護技術和措施，保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。
單位的檔案機構或者檔案工作人員所屬機構(以下統稱單位檔案管理機構)負責管理本單位的會計檔案。單位也可以委託具備檔案管理條件的機構代為管理會計檔案。
第六條下列會計資料應當進行歸檔:
第七條單位可以利用計算機、網路通信等信息技術手段管理會計檔案。
第八條同時滿足下列條件的，單位內部形成的屬於歸檔範圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案:
(一)形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸;
(二)使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料，設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序;
(四)採取有效措施，防止電子會計檔案被篡改;
(五)建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防範自然災害、意外事故和人為破壞的影響;
(六)形成的電子會計資料不屬於具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。
第九條滿足本辦法第八條規定條件，單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。
第十條單位的會計機構或會計人員所屬機構(以下統稱單位會計管理機構)按照歸檔範圍和歸檔要求，負責定期將應當歸檔的會計資料整理立卷，編製會計檔案保管清冊。
第十一條：當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機構臨時保管一年，再移交單位檔案管理機構保管。因工作需要確需推遲移交的，應當經單位檔案管理機構同意。
單位會計管理機構臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間，會計檔案的保管應當符合國家檔案管理的有關規定，且出納人員不得兼管會計檔案。
第十二條單位會計管理機構在辦理會計檔案移交時，應當編製會計檔案移交清冊，並按照國家檔案管理的有關規定辦理移交手續。
紙質會計檔案移交時應當保持原卷的封裝。電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其元數據一併移交，且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平台一併移交。
單位檔案管理機構接收電子會計檔案時，應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測，符合要求的才能接收。
第十三條單位應當嚴格按照相關制度利用會計檔案，在進行會計檔案查閱、複製、借出時履行登記手續，嚴禁篡改和損壞。
單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據國家有關規定必須借出的，應當嚴格按照規定辦理相關手續。
會計檔案借用單位應當妥善保管和利用借入的會計檔案，確保借入會計檔案的安全完整，並在規定時間內歸還。
第十四條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。
會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
第十五條各類會計檔案的保管期限原則上應當按照本辦法附表執行，本辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限。
單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，應當比照類似檔案的保管期限辦理。
第十六條單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，並形成會計檔案鑒定意見書。經鑒定，仍需繼續保存的會計檔案，應當重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。
第十七條會計檔案鑒定工作應當由單位檔案管理機構牽頭，組織單位會計、審計、紀檢監察等機構或人員共同進行。
第十八條經鑒定可以銷毀的會計檔案，應當按照以下程序銷毀:
(一)單位檔案管理機構編製會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容。
(二)單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經辦人、會計管理機構經辦人在會計檔案銷毀清冊上籤署意見。
(三)單位檔案管理機構負責組織會計檔案銷毀工作，並與會計管理機構共同派員監銷。監銷人在會計檔案銷毀前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對；在會計檔案銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。
電子會計檔案的銷毀還應當符合國家有關電子檔案的規定，並由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構共同派員監銷。
第十九條保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀，紙質會計檔案應當單獨抽出立卷，電子會計檔案單獨轉存，保管到未了事項完結時為止。
單獨抽出立卷或轉存的會計檔案，應當在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
第二十條單位因撤銷、解散、破產或其他原因而終止的，在終止或辦理註銷登記手續之前形成的會計檔案，按照國家檔案管理的有關規定處置。
第二十一條單位分立后原單位存續的，其會計檔案應當由分立后的存續方統一保管，其他方可以查閱、複製與其業務相關的會計檔案。
單位分立后原單位解散的，其會計檔案應當經各方協商後由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關規定處置，各方可以查閱、複製與其業務相關的會計檔案。
單位分立中未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應當單獨抽出由業務相關方保存，並按照規定辦理交接手續。
單位因業務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應當由原單位保管，承接業務單位可以查閱、複製與其業務相關的會計檔案。對其中未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應當單獨抽出由承接業務單位保存，並按照規定辦理交接手續。
第二十二條單位合併后原各單位解散或者一方存續其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由合併后的單位統一保管。單位合併后原各單位仍存續的，其會計檔案仍應當由原各單位保管。
第二十三條建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，需要移交給建設項目接受單位的，應當在辦理竣工財務決算后及時移交，並按照規定辦理交接手續。
第二十四條單位之間交接會計檔案時，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。
移交會計檔案的單位，應當編製會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限和已保管期限等內容。
交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，並由交接雙方的單位有關負責人負責監督。交接完畢后，交接雙方經辦人和監督人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。
電子會計檔案應當與其元數據一併移交，特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平台一併移交。檔案接受單位應當對保存電子會計檔案的載體及其技術環境進行檢驗，確保所接收電子會計檔案的準確、完整、可用和安全。
第二十五條單位的會計檔案及其複製件需要攜帶、寄運或者傳輸至境外的，應當按照國家有關規定執行。
第二十六條單位委託中介機構代理記賬的，應當在簽訂的書面委託合同中，明確會計檔案的管理要求及相應責任。
第二十七條違反本辦法規定的單位和個人，由縣級以上人民政府財政部門、檔案行政管理部門依據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等法律法規處理處罰。
第二十八條預算、計劃、制度等文件材料，應當執行文書檔案管理規定，不適用本辦法。
第二十九條不具備設立檔案機構或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個體工商戶，其會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等參照本辦法執行。
第三十一條本辦法由財政部、國家檔案局負責解釋，自2016年1月1日起施行。1998年8月21日財政部、國家檔案局發布的《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)同時廢止。
附表：1.企業和其他組織會計檔案保管期限表
2.財政總預算、行政單位、事業單位和稅收會計檔案保管期限表
背景過程
1984年財政部、國家檔案局聯合印發了《會計檔案管理辦法》，並於1998年對該辦法進行了第一次修訂。原《管理辦法》實施10多年以來，對規範和加強單位會計檔案管理、促進會計工作更好地服務經濟社會發展發揮了積極作用。近年來，隨著我國經濟社會的快速發展以及信息技術的廣泛應用，會計檔案的內容範圍、承載形式、管理手段、利用方式等均發生了較大變化，原《管理辦法》已經無法較好地適應經濟社會發展需要，突出表現在：
（一）隨著各單位信息化水平和精細化管理程度的日益提升，越來越多的會計憑證、賬簿、報表等會計資料以電子形式產生、傳輸、保管，形成了大量電子會計檔案，需要予以規範。
（二）隨著我國會計法律法規的不斷完善，以及國家檔案管理規範、標準的制定或修訂，原《管理辦法》的有關表述已不再適用，會計檔案的範圍、保管、利用、銷毀等方面的規定需要相應予以調整或完善。
為做好原《管理辦法》的修訂工作，從2012年開始，財政部、國家檔案局陸續組織部分信息化程度較高的企業和地區開展會計檔案電子化管理試點工作；2013-2014年財政部、國家檔案局、國家稅務總局、國家發展改革委專門針對電子發票的入賬和保管問題多次開展研討，並組織部分企業和地區開展電子發票及電子會計檔案管理綜合試點工作。隨著試點工作的穩步推進，電子發票相關政策的逐步完善，2014年財政部、國家檔案局著手修訂原《管理辦法》，形成了《會計檔案管理辦法（徵求意見稿）》，先後於2014年12月、2015年5月向社會兩次公開徵求意見，形成了《會計檔案管理辦法（修訂草案）》。2015年9月財政部、國家檔案局組織有關專家集中研究討論《會計檔案管理辦法（修訂草案）》，最終形成新《管理辦法》。
出台意義
一是有利於推動網際網路創新經濟的發展。近年來，黨中央、國務院積極推動“網際網路+”行動和“大眾創業萬眾創新”，我國基於網際網路的新業態、新模式蓬勃興起。新《管理辦法》肯定了電子會計檔案的法律效力，電子會計憑證的獲取、報銷、入賬、歸檔、保管等均可以實現電子化管理，將大大推動電子憑證的在線傳遞和線上應用，為網際網路創新經濟發展提供了有力的政策支持。
二是有利於促進形成綠色、低碳的發展方式。黨的十八大報告強調，要著力推進綠色發展、循環發展、低碳發展，形成節約資源和保護環境的空間格局、產業結構、生產方式、生活方式；黨的十八屆三中全會進一步提出要加快建立生態文明制度。新《管理辦法》允許符合條件的會計憑證、賬簿等會計資料不再列印紙質歸檔保存，同時要求建立會計檔案鑒定銷毀制度，完善銷毀流程，推動會計檔案銷毀工作有序開展。這些新的規定將節約大量紙質會計資料的列印、傳遞、整理成本以及歸檔后的保管成本，減少社會資源耗費，推動節能減排，有利於形成綠色環保的生產方式。
三是有利於推進國家治理能力現代化。國家治理體系和治理能力現代化需要大數據的支撐，需要通過廣度信息聚合、深度數據挖掘、扁平網路傳遞，實現決策科學化、管理精細化。電子會計檔案是電子會計資料的歸屬，新《管理辦法》明確將電子會計檔案納入會計檔案範圍，將大力推動電子會計數據的深度開發和有效利用，為政府決策和管理提供更多維度、更具參考價值的會計信息。
辦法調整
新《管理辦法》共31條，與原《管理辦法》相比，主要作了以下調整：一是完善了會計檔案的定義和範圍。二是增加並明確了電子會計檔案的管理要求。三是完善了會計檔案的銷毀程序。四是明確了會計檔案出境的管理要求。五是調整了會計檔案的定期保管期限，並延長了會計檔案向單位檔案管理機構移交的期限。
管理要求
新《管理辦法》在會計檔案的範圍、保管、移交、銷毀等方面對電子會計檔案均進行了相應規定，主要包括：一是將電子會計檔案納入了會計檔案的範圍，規定會計檔案包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。二是規定滿足一定條件時單位內部生成和外部接收的電子會計資料可僅以電子形式歸檔保存。三是要求電子會計檔案移交時將電子會計檔案及其元數據一併移交，且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定；特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平台一併移交。四是要求電子會計檔案的銷毀由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構共同派員監銷。
保存條件
為確保電子會計檔案的真實、完整、可用、安全，對於電子會計資料僅以電子形式歸檔保存的方式，新《管理辦法》提出了如下要求：
一是形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸；
二是使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料，設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序；
三是使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，並建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關係；
四是採取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；
五是建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防範自然災害、意外事故和人為破壞的影響；
六是形成的電子會計資料不屬於具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案；
七是電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的電子簽名。
以上要求中：第一、七項規定是確保電子會計檔案的真實，第二、三、六項是確保電子會計檔案的準確、完整、可用，第四、五項規定是確保電子會計檔案的安全。單位內部生成的電子會計資料僅以電子形式歸檔保存必須同時滿足第一至六項規定；單位外部接收的電子會計資料僅以電子形式歸檔保存必須同時滿足第一至七項規定。
監銷規定
會計檔案的銷毀是會計檔案管理的重要環節，其中鑒定銷毀工作是檔案銷毀的前提和基礎。原《管理辦法》規定了會計檔案銷毀的具體程序，要求“單位負責人在會計檔案銷毀清冊上籤署意見”，但未明確銷毀前的鑒定工作和有關責任，這在一定程度上將銷毀的最主要責任歸於單位負責人。在實際工作中，為避免可能發生的風險，對於遠遠超過最低保管期限且符合銷毀條件的會計檔案，單位負責人一般也不願銷毀，大量已失去保存價值的會計檔案佔據了儲存空間，造成了資源浪費。因此，新《管理辦法》增加了鑒定銷毀環節，要求“單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，並形成會計檔案鑒定意見書。經鑒定，仍需繼續保存的會計檔案，應當重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。”
監銷是保證銷毀工作按照規定程序和要求進行的一項制度安排。原《管理辦法》規定，“銷毀會計檔案時，應當由單位檔案機構和會計機構共同派員監銷。國家機關銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監銷”。會計檔案銷毀屬於單位的內部管理事務，國家機關銷毀會計檔案再由財政部門、審計部門派員監銷，既增加了行政管理成本，也難以真正發揮監督作用。為此，新《管理辦法》刪除了財政部門、審計部門派員監銷的規定，同時進一步明確了單位內部組織監銷的有關要求，即“單位檔案管理機構負責組織會計檔案銷毀工作，並與會計管理機構共同派員監銷。監銷人在會計檔案銷毀前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對；在會計檔案銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。”
保管期限
近年來，國家檔案局對機關和企業文件材料的定期保管期限進行了調整，《機關文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》（國家檔案局令第8號）、《企業文件材料歸檔範圍和檔案保管期限規定》（國家檔案局令第10號）分別將企業管理類檔案和機關文書檔案的定期保管期限統一為10年、30年。另外，會計檔案在很多民事案件中都作為重要證據，民事案件的訴訟時效最長為20年，但大部分會計檔案的最低保管期限都低於20年。為便於單位檔案的統一管理，並結合會計檔案的實際利用需求，我們將會計檔案的定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年五類調整為10年、30年兩類，並將原附表1、2中保管期限為3年、5年、10年的會計檔案統一規定保管期限為10年，將保管期限為15年、25年的會計檔案統一規定保管期限為30年。其中會計憑證、會計賬簿等主要會計檔案的最低保管期限已延長至30年，其他輔助會計資料的最低保管期限延長至10年。
貫徹執行
新《管理辦法》自2016年1月1日起施行，為了貫徹落實好新《管理辦法》，下一步，我們將積極做好以下工作：一是廣泛開展新《管理辦法》的宣傳培訓工作，引導各部門、各單位的有關負責人和會計、檔案工作人員準確理解和把握新《管理辦法》的內容和要求。二是加快制定新《管理辦法》的新舊銜接辦法，指導各部門、各單位做好會計檔案的新舊銜接工作。三是根據新《管理辦法》編寫解讀材料，對此次修訂的重點內容進行詳細講解和說明，確保新《管理辦法》的順利實施。