日常應用文

應用文是人們在日常的工作、學習和生活中，辦理公務、處理私事時所使用的一種實用性文體，由於其通俗易懂，實用性強，也有人把它稱作實用文。

應用文同人們的日常生活關係十分密切。由於社會的不斷進步和科學文化的迅速發展，應用文的使用範圍也越來越廣泛。今天，無論 國家機關、企事業單位或是個人，在傳遞信息、交流思想、介紹經驗、聯繫工作和進行各種寫作時均離不開應用文。

應用文是一種用途最廣而又最大眾化的一種文體。日常應用文是將應用文中最為常見，人們經常使用的應用文集中起來進行介紹。這類應用文是平民百姓日常交往中常用的，一般不具備專業性、官方性等特性。

二、日常應用文的特點(一)有特定的對象和行文目的

文學作品的對象模糊不清，作家在寫作時確立的讀者對象是泛泛的，並沒特定的讀者。而日常應用文則不同，它的對象是十分明確的，寫給誰看的，行文者一清二楚。一般的書信類自不必說，就是海報啟事也是以其特定的讀者為寫作對象的。就寫作目的而言，日常應用文也是明確的，它就某一個事件為其主要內容，發文所希望達到什麼樣的結果也是明確的。因此日常應用文寫給誰、寫些什麼、達到怎樣的效果，事先是已知道的。

(二)有較為固定的寫作格式

寫作格式的固定是應用文的顯著特點。它是歷史留傳、人們習以為常、約定俗成的，任何人不可隨意違反它的固定的格式，否則就是不倫不類的，就達不到應用文的寫作目的。當然隨著社會的發展和進步，一些陳舊的約束人們的精神甚至是反映封建尊卑壓迫關係的繁文縟節的格式，我們要敢於突破，敢於創新。

(三)有較強的時效性

日常應用文總是針對工作學習或生活中所出現的具體事情而寫的。往往是問題已擺在眼前或即將發生，必須想辦法處理或解決時才使用的。如開會要先寫通知，請假要先寫請假條，入黨入團要先寫申請書等。強調這種及時性是日常應用文的基本特徵。

(四)語言要樸實、簡明、準確、嚴謹

(一)平實

應用文的文風要樸實自然，所講事情要符合實際情況，數字要確實無誤，辦法要切實可行。實事求是是應用文的起碼要求。不能為了達到某種目的而誇大或縮小一些真實情況。一句話，應用文要做到文實相符、文如其事，來不得半點虛假。

要做到實事求是，就必須深入生活，親自調查，不閉門造車。同時還要熟悉本行業務，學習有關知識，避免由於“外行”而抓不住重點，說不到要害。

(二)準確

準確同平實是相統一的，應用文要做到實事求是，就必須在準確上下功夫。而要做到準確就必須注意以下幾點。

1.所寫內容要準確

寫日常應用文時，必須準確，不能走樣。一則“啟事”是什麼就寫什麼，不可隨意地歪曲內容；一則招生廣告也要將各種要求、條件如實列出，不可為了吸引生源，而發布虛假的信息。寫日常應用文，不能憑主觀臆想，憑一時的熱情，而要靠客觀的、實事求是的態度。如果偏 離了內容準確這一原則，無論如何說得頭頭是道，也會給工作帶來某些不必要的損失。

2.所用語句要準確

日常應用文要做到語言準確。具體來講，又可從詞語的選用，句子的組合，修辭格的使用等方面來說明。

(1)詞語的選用

說話、寫文章都離不開詞，詞是構成句子、篇章的最基本的語言單位，所以詞語的選擇就顯得十分的重要。加上漢語語言辭彙相當豐富、表達同樣的事情，可以選用不同的詞語，因此 選擇詞義要注意不錯用詞義。如：

我們到該木器廠地下室檢查時發現，裡面陳列著很多套顧客退還的不合規格的組合櫃、轉角沙發、寫字檯、皮轉椅。

這是一句多處有錯的句子。錯在有些詞語的選用上。這裡顯然應當將“陳列”改為“擺著”或“放著”或者“堆著”；“退還”應改為“退回”；而“不合規格”可改為“質量不合格”。而“套”字對組合櫃、轉角沙發是合適的，而用來修飾寫字檯、皮轉椅顯然不合適。

除此之外，詞語的選用還要考慮到不出現詞類誤用現象；不出現詞語情感色彩不配的現象以 及產生歧義甚至生造詞語等情況。如：

經過反覆討論，五易其稿，我們終於制定出了一個規模龐大的計劃。(“龐大”改為“宏大”)

聽了××同學的先進事迹后，我們對他刻苦求學，身處逆境仍奮鬥不息十分感動。(這裡“對……十分感動”改為“被……的精神所感動。”)

我們的業餘黨校自開辦以來，已有兩年多了。(刪去“自開辦以來”，去掉逗號)

(2)句子的使用

日常應用文句子的使用要做到以下幾點。即少用長句，多用短句；少用整句，多用散句；少用感嘆句、疑問句，多用陳述句。選擇合適的句子形式可以使讀者更好地理解文章的內容。如果長句太多，既易出現病句，也會給理解帶來困難，而整句、感嘆句、疑問句使用太多，也會使日常應用文失去其獨有的平實、自然的文風，降低其作為日常應用文的存在價值。除此 之外，造句時要避免出現病句，病句的出現不僅不能正確地表達所要說明的意思，反而會影響所要傳遞的信息。如：

參加安全生產知識競賽的只是該廠職工中的一部分工人。(刪去“職工中”三字，同“工人”重複了)

工人們克服了天氣乾燥、風沙較大、飲水缺乏等問題。(“問題”改成“困難”。屬於搭配不當現象)

產生病句的現象有很多，希望引起大家的注意。

(3)修辭格的運用

日常應用文要少用修辭，若確實必要用的話，要注意用得恰當、合適，不可濫用。一般來講，應用文中常用的修辭格有比喻、對比、引用、設問、反問等。

應用文是實用性很強的文體，運用語言表達意思必須確切，因此像“誇張”這種言過其實的 修辭格是絕對不能隨便用的。“雙關”的修辭方式也不適用於應用文。

總之，“準確”是應用文語言的基本要求。

3.所列的數字、事例、話語要準確

日常應用文所引用的內容，往往是做出判斷、處理事情的依據，因此要反覆核對，做到準確無誤，引用話語要寫原話，不任意改動，必要時還要註明出處。

除此之外，應用文還要準確地使用標點符號。

(三)簡潔

簡潔是應用文寫作的基本要求。

應用文的寫作目的可以說是以傳遞信息為主，因此應用文行文務必簡潔。具體來講，簡潔在這裡應包括以下一些內容。

1.文字要簡煉，篇幅要短小精悍

應用文寫作要惜墨如金，要選用簡潔的詞語，要刪去可有可無的段落。要實話實說，不穿靴戴帽，冗長的文章往往淹沒了主題，同時也浪費了閱讀時間，降低了辦事效率。

2.掃除套話、空話、廢話

文字是用來表情達意、傳遞信息的，如果為寫作而寫作就會廢話連篇。日常應用文更是要避免說不中用的話，讀者希望得到的是你提供給他的信息，“言之無文，行而不遠”。

(一)社交禮儀類

這是一類適用於社交場合的應用文，它的存在完全是為了促進雙方之間關係的發展，同時它又是人們文明交流的一種體現。人與人之間親疏有別、長幼有序，禮儀就是在社會交往中把握好分寸，恰如其分地把握雙方的關係。禮儀類應用文是人們在互相平等、相互尊重的基礎上形成的一種日常應用文。

禮儀類日常應用文主要包括以下一些常用的文體：請柬、歡迎詞、祝辭、歡送詞、邀請信、題詞、慰問信、表揚信、感謝信、賀信、賀電、贈言等。

(二)海報啟事類

海報啟事類日常應用文是指那些可以公開張貼在公共場合或通過媒介公開播放、刊登的廣而告之的一類事務性應用文。這類應用文人們使用廣泛，幾乎大街小巷、工廠、學校等公開的場 合，你都可以見到它們。

海報啟事類日常應用文一般包括徵稿啟事、徵婚啟事、征訂啟事、婚姻啟事、開業啟事、尋人啟事、尋物啟事、招聘啟事、招生啟事、海報等一些應用文樣式。

(三)便條契據類

這是由當事人雙方在事務交流中出具給對方的作為憑證或說明某些問題的一種常見應用文。這類應用文短小精悍，可隨時使用。

便條契據類應用文一般又可分為以下幾種：借據、欠條、收條、領條、請假條、便條、托 事條、催托條、饋贈條、留言條等。隨著各種正軌票據的推廣和使用，這類應用文形式將會逐漸減少。

(四)家書情書類

在人們的各種交往中，人們之間的書信來往應該是最頻繁的交流方式。自古至今，無論朋友之間的互致問候、表達關心，或者情人之間互致相思、表達愛慕均使用書信這種形式。偉人名士的家書、情書也往往會給別人或後人許多啟迪和幫助，所以這類書信為我們留下了豐富的文化遺產，有些同時堪稱文學作品的典範。因此，我們就將家書情書專歸為一類，以饗讀者。

這類書信主要包括以下幾種：寫給長輩的信、寫給晚輩的信、寫給兄弟姐妹的信、寫給親朋的信、初戀情書、求愛情書、熱戀情書等。

(五)專用書信類

專用書信類是具有書信的格式，發文的對象或者使用的目的又是特定的一類應用 文。一般來講，這類書信可以分許多種，如諮詢信、介紹信、證明信、推薦信、求職信、聘書、履歷、說明書、報捷書、保證書、倡議書、建議書、悔過書等。

(六)申請書類

申請書類應用文應屬於專用書信類的一個分支，但由於其使用較為特殊，具有其自身非常突出的特點，即請乞性，所以這裡專列為一類。

申請書類的日常應用文一般可以包括入學申請書、入黨入團申請書、住房申請書、困難補助 申請書、辭職申請書等幾種。

(七)對聯類

對聯是人們在婚喪嫁娶、宴饗壽誕、季節變換時使用的一種具有較濃的文化傳統氣息的一種應用文樣式。它有較為嚴格的行文要求，一般來講，它並不適宜於平民百姓們使用。但由於每逢一些必要的場合，它又是必不可少的，所以我們也對對聯類作了介紹。

對聯類常見應用文包括節令聯、祝壽聯、婚聯、喜聯、輓聯、名勝聯等六種。

(八)訃告悼詞類

這是有關以致悼死者為主的一類日常應用文。其中有些文體只適用於特殊的人物特定的場合，有些則廣泛地應用於民間。了解其寫作的基本格式也十分的必要。一般來講，這類應用文可以包括訃告、唁電、追悼會儀式、治喪名單、悼詞、碑文等六種。

(九)英文類

隨著改革開放的深入，國際間各種交流的加強，常用英文書信也已滲透到我們的日常生活之 中。因此，本書特意選取了一些最為實用的幾類英文日常應用文作一下簡單的介紹，雖掛一漏萬，但也希望對讀者稍有幫助。

這裡介紹的英語應用文主要有求職信、介紹信、入學申請書、邀請信、以及作為附件的簡歷等共五種。

(一)先擬定提綱

擬定提綱就是在正式寫作前，先根據要求將所用的材料分目的分層次地列出來，形成所寫文章的一個大樣，作為寫作時的依照。提綱的擬定過程往往也是疏通思路的過程，經過反覆地斟酌和修改提綱，你要做的文章就會自動地呈現於你的頭腦之中。擬定提綱不一定非得動筆，有時可在心中反覆修改，所謂“打腹稿”。提綱如果擬定好了，寫文章時也就思路通暢了。作者思路清晰，行文時文章的結構也必將有條不紊。否則主次不分、枝蔓交雜、思路混亂，也就很難不把文章寫的亂七八糟。

(二)行文時注意前後的連貫，達到完整統一

應用文大都有開頭、主體、結尾三部分構成，一篇文章要使這幾部分形成一種內在的聯繫、不可互相衝突。因此要注意應用文一些重要地方的寫作。

段與段之間，句與句之間所表達的意思都必須前後連貫，不可前言不搭后語；在安排層次時也要根據它們之間的確定關係，有次序地恰如其分地加以安排；詳寫略寫要適當，誰重筆濃抹，誰輕描淡寫要心中有數；要注意過渡段、過渡句的使用，以求達到前後照應、結構嚴謹。

(三)結構安排要服從於表達效果的需要

應用文無論選用什麼樣的結構，都要服從和服務於文章表達內容的需要。讀者希望得到的是信息，希望一看就懂。所以應用文結構的安排也要簡潔明了，使讀者可以順著文章的說明了解它所要說明的問題。而不是由於結構安排上的複雜，而影響讀者的閱讀，不能收到應有的效果。

(四)結構安排的具體方式

日常應用文的寫作格式是固定的，要符合文體本身的要求。這裡要談的是應用文在成形后的外在形式。一般來講應用文會用到一些數碼字。合理地利用數碼字可以加強應用文清晰的結構安排。

使用數碼時，要注意體例的一致性。在分條列式時，可以依次標上一、(一)、1、(1)等。有的文章可以用“首先”、“其次”“再說”或“第一”、“第二”、“第三”等文字來表明說明的次序和結構。合理地利用序數的表達，對結構的安排是十分有意義的。

日常應用文的社會作用

日常應用文具有較為廣泛的社會功能。它在人們的日常交往中起著重要的作用。具體來講，可以將其歸納為以下幾點。

(一)交流思想經驗、互通信息、聯絡情感的作用

無論個人與個人之間，單位與個人之間還是不同的單位之間的交流都日益頻繁，所以許多應用文就起著溝通雙方情感，互通信息的重要作用。家書情書類應用文自不待言，那些向對方表示祝賀、感謝、慰問等的書信或電報也具有這一作用。

(二)起到憑證性的作用

應用文中有很大一部分具有憑證性的功能。有些事務、特別是有關錢、財交流的，事後都要有可靠的憑據才好說話，因此象證明信、條據、聘書等日常應用文就起到了其作為憑證的作用。

(三)廣告宣傳的作用

起廣告宣傳作用的日常應用文很多，象海報啟事類的應用文，其中許多就是主要為了宣傳而寫的。它就是要將有關的信息刊登發布出來，讓儘可能多的人了解知道，從而滿足其業務或個人其它目的的需要。有些日常應用文要配上圖片或一些裝飾物，其目的也就是為了使其更好地起到廣告宣傳的作用。

(四)提供和保存一些歷史資料

應用文反映單位和個人的種種活動，記載著各個時期的政治、經濟和文化等方面的情況，因此它可以保存和積累大量的歷史資料，為今後有關部門和個人的研究提供方便。