審計機關審計檔案工作準則

第3號

《審計機關專項審計調查準則》、《審計機關公布審計結果準則》、《審計機關審計人員職業道德準則》、《審計機關審計檔案工作準則》、《審計機關國家建設項目審計準則》已經審計署審計長會議通過，現予發布，自發布之日起施行。

審計長李金華

二○○一年八月一日

第一條 為了規範審計檔案工作，保證審計檔案的質量，發揮審計檔案的作用，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國審計法》和《中華人民共和國國家審計基本準則》，制定本準則。

第二條 本準則所稱審計檔案，是指審計機關在項目審計或者專項審計調查活動中直接形成的，具有保存價值的以紙質、磁質、光碟和其他介質形式存在的歷史記錄。

審計檔案是國家檔案的重要組成部分。

第三條 本準則所稱審計檔案工作，是指審計機關建立審計檔案並進行收集、整理、保管、利用、編研、統計、鑒定和移交的活動。

第四條 審計檔案工作實行統一領導、分級管理的原則。審計署主管全國的審計檔案工作，同時接受國家檔案行政管理部門的監督和指導；地方各級審計機關的審計檔案工作，接受上一級審計機關和同級檔案行政管理部門的監督和指導。

第五條 審計機關應當設立檔案管理機構或者配備專職（兼職）檔案工作人員負責本單位的審計檔案工作。

第六條 審計機關檔案管理機構和檔案工作人員的職責是：

（一）貫徹執行國家檔案工作法律、法規，擬定審計檔案工作規章制度；

（二）對本機關各部門審計文件材料的立卷和歸檔工作進行監督和指導；

（三）按照國家有關規定，做好審計檔案的收集、整理、保管、利用、編研和統計工作；

（四）定期對本機關庫存審計檔案進行鑒定，如期移交應由同級檔案館保管的審計檔案；

（五）監督和指導下級審計機關的審計檔案工作；

（六）開展審計檔案工作的檢查、總結、培訓、研究等活動。

第七條 審計檔案的建立實行審計組負責制。

第八條 應歸入項目審計檔案的文件材料是：

（一）立項性文件材料，如審計通知書、審計實施方案；

（二）證明性文件材料，如審計證據（含承諾書）、審計工作底稿；

（三）結論性文件材料，如審計報告、審定審計報告的會議紀要、審計報告徵求意見書、複核意見書、審計意見書、審計決定書、審計建議書、移送處理書、審計處罰決定書、審計聽證告知書、審計文書送達回證；

（四）其他備查文件材料。

第九條 審計文件材料按審計項目立卷，一個審計項目可立一個卷或者若干卷，不得將幾個審計項目合併立為一個卷。

跨年度的審計項目，在項目審計終結的年度立卷。

第十條 審計案卷內文件材料按結論性文件材料、證明性文件材料、立項性文件材料、其他備查文件材料四個單元進行排列。

結論性文件材料，採用逆審計程序並結合文件材料的重要程度進行排列。

證明性文件材料，按與審計方案所列審計事項或者會計報表科目對應的順序排列。

立項性文件材料，按文件材料形成的時間順序，並結合文件材料的重要程度進行排列。

其他備查文件材料，按文件材料形成的時間順序，並結合文件材料的重要程度進行排列。

第十一條 審計案卷內的每份或者每組文件之間的排列規則是：

（一）正件在前，附件在後；

（二）定稿在前，修改稿在後；

（三）批複在前，請示在後；

（四）批示在前，報告在後；

（五）重要文件在前，次要文件在後；

（六）匯總性文件在前，基礎性文件在後。

第十二條 審計組確定的立卷責任人應當及時收集審計項目的文件材料；審計終結后，立卷責任人對審計項目形成的全部文件材料按立卷方法和規則進行歸類整理，經審計組組長（或業務部門負責人）複查，並經檔案管理機構或者檔案工作人員檢查后，依照有關規定進行編目和裝訂。

第十三條 審計複議案件的文件材料由複議機構按案件單獨立卷歸檔。

為了便於查找和利用，檔案管理機構應當將審計複議案件歸檔情況在被複議的審計項目案卷備考表中加以說明。

第十四條 審計項目案卷的歸檔，應當以審計項目案卷為單位進行交接，歸檔時間不得遲於該審計項目結束后的次年4月底。

第十五條 審計機關應當根據審計項目案卷的保存價值確定保管期限。

第十六條 審計檔案在劃定保管期限的基礎上，應當採用“年度－組織機構－保管期限－審計類別”的方法排列和編目。審計案卷排列方法應當統一，前後保持一致，不可任意變動。

第十七條 審計檔案的密級及其保密期限，按卷內文件的最高密級及其保密期限確定，由檔案工作人員按有關規定作出標識。

第十八條 審計機關應當按照國家有關規定設置專用、堅固的審計檔案庫房，配備必要的設備，建立健全審計檔案保管制度，定期對審計檔案保管情況進行檢查，確保審計檔案的安全。

第十九條 審計機關應當建立科學的管理制度，採取先進技術，編製適用的檢索工具和參考材料，加強審計檔案信息化管理，積極開展審計檔案的利用工作。

第二十條 借閱審計檔案，僅限定在審計機關內部，審計機關以外的單位不得查閱，但有特殊情況需要查閱審計檔案或者要求出具審計檔案證明的，須經該審計機關主管領導批准。

第二十一條 審計機關應當按照有關規定向檔案館移交審計檔案。

第二十二條 審計機關應當及時對本機關和本地區的審計檔案收進、移出、保管、利用等情況進行統計與分析，並按規定向上一級審計機關和同級檔案行政管理部門報送審計檔案工作基本情況統計表。

第二十三條 對損毀、丟失、塗改、偽造、出賣、轉賣、擅自提供審計檔案者或者因玩忽職守造成審計檔案損失的檔案工作人員，由主管部門對直接負責人和其他有關責任人依法給予行政處分；構成犯罪的，依法追究刑事責任。

第二十四條 專項審計調查檔案比照項目審計檔案立卷歸檔。電子審計檔案另行規定。

第二十五條 本準則由審計署負責解釋。

第二十六條 本準則自發布之日起施行。審計署於1996年12月16日發布的《審計機關審計檔案工作的規定》（審辦發〔1996〕356號）同時廢止。

中華人民共和國審計署 國家檔案局令

第10號

《審計機關審計檔案管理規定》已經審計署審計長會議、國家檔案局局務會議通過，現予公布，自2013年1月1日起施行。

審計署審計長劉家義

檔 案 局 局 長　楊冬權

2012年11月28日

審計機關審計檔案管理規定

第一條　為了規範審計檔案管理，維護審計檔案的完整與安全，保證審計檔案的質量，發揮審計檔案的作用，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國審計法》和其他有關法律法規，制定本規定。

…………。

第二十七條　本規定自2013年1月1日起施行。此前審計署發布的《審計機關審計檔案工作準則》（2001年審計署第3號令）同時廢止。

什麼是審計檔案

審計檔案是指審計機關在項目審計或者專項審計調查活動中直接形成的，具有保存價值的以紙質、磁質、光碟和其他介質形式存在的歷史記錄。審計檔案作為審計活動的真實記錄，直接記載和反映了審計工作的全過程，既具有重要的鑒證作用，又是衡量審計工作質量的重要依據，真實地記錄和反映了審計人員智力創造和勞動創造的全過程，對促進規範審計行為、檢查審計執法質量等都具有重要作用，是國家檔案資源的重要組成部分。加強審計檔案管理，對於促進審計質量提升，充分發揮審計監督在財經領域宏觀調控的作用，服務和諧社會建設，都具有十分重要的意義。

目前基層審計機關檔案室使用存在的問題1.檔案安全保管條件較差

部分單位雖設有檔案室，但和單位的儲存室合併在一起，檔案室內雜亂無章，不符合檔案的保管要求；有的單位檔案室遠離辦公地點，脫離檔案人員的日常監管，檔案安全沒有得到有效保障；多數單位防火設備缺乏，過期消防器具未及時更換，庫房電線老化，檔案裝具不符合規範要求，又沒有一定的防溫防濕設施，所有這些都給檔案安全保管造成了不安全的隱患。

2.檔案安全工作責任制落實不夠

一方面是檔案安全規範管理制度不夠健全，管理制度存在掛在牆上、留在紙上的現象，各項檔案安全管理制度在實施過程中，普遍不落實。另一方面是檔案安全管理日常工作沒有按照規範要求開展。大部分的單位檔案安全日常管理還相對薄弱，帶有較大的盲目性和隨意性，沒有對檔案進行定期的檢查。個別單位檔案資料沒有按照《檔案法》的要求向當地檔案館移交到期的檔案。

3 .審計檔案室館藏檔案利用率偏低

審計檔案資源的利用少，利用效果一般，利用效果記錄簡單等。

審計檔案的數字化

審計業務電子檔案（以下簡稱電子檔案）是審計檔案的數字化形態。其製作過程大抵可以分為以下四個階段：即資料收集整理階段、資料數字化階段、資料整理編輯階段、刻錄光碟階段。

1.審計項目資料的收集整理

一是傳統原始資料的收集。與傳統業務檔案一樣，原始資料是電子檔案製作的基礎性工作。從資料的形態屬性來說，它包括紙質資料和製作圖片、音頻、視頻所需的原始資料（模擬方式的照片、錄音帶、錄像帶等等），其中紙質資料是電子檔案原始資料的主體。紙質資料是指審計過程中形成的以紙為載體的所有文書。在審計項目實施過程中，立卷責任人要隨著審計程序各個環節的完成，及時收集三大類審計文書：審計實施類文書，包括原始工作底稿、分項目工作底稿、匯總工作底稿、審計證據、取證清單、審計報告等；審計項目管理類文件，包括審計方案、複核意見、審計決定、審計意見採納情況等；審計項目往來文件，包括審計過程中與上級機關、本級政府、各有關部門之間的請示、報告、批示、復函等。重要的工作和物證現場、上級領導檢查指導項目場景所拍攝的照片，證人證言以及聽證會實錄等音視頻資料，也可以作為製作電子檔案的原始性資料來收集。在收集齊全的基礎上，還應對全部材料進行篩選和鑒別，以保證電子檔案既完整又精鍊。

二是項目電子資料的收集。電子資料是指審計過程中以電子計算機形成的文檔、圖表，以數碼照相機、數碼攝像機、數碼錄音機形成的數碼照片、音視頻資料，計算機輔助審計時採集的審計數據、分析利用原始數據時產生的計算機文件等。由於電子資料本身就是數字化生成和存儲的，製作電子檔案可以直接調用。基於電子資料存在形態的特殊性，立卷責任人應注意做到隨時收集，隨時整理，專門儲存，搞好保密，同時做好備份。

2.審計業務資料的數字化

資料數字化是對傳統原始資料而言。由於傳統原始資料以常規的物質形態存在，要讓它成為能被計算機識別的數字信號進而製作電子檔案，必須有一個數字化的過程。對不同形態屬性的傳統原始資料，其數字化過程大概有以下幾種：報告表格的OCR識別，照片的掃描輸入，錄音帶、錄像帶的數字採集等。

一是OCR文字圖表識別。文字圖表的OCR識別是製作電子檔案的一項量大、繁瑣但又十分重要的工作。目前，對於審計過程中形成的規範印刷和列印的文書圖表，可以通過“尚書”、“清華”等比較成熟的OCR軟體轉化為計算機文檔。

二是照片、原件的掃描。重要的工作和物證現場照片、上級領導檢查指導項目時拍攝的場景照片，需要利用掃描儀掃描成圖片文件歸檔。審計檔案中有一些資料，如有關黨政領導對審計報告的批示、審計意見採納情況的文件、原始工作底稿、分項目工作底稿、取證材料清單等不宜以文字形式歸入電子檔案的，也可以掃描成圖片歸檔，以反映文件的原始面貌，做到真實可信。

三是音頻、視頻的採集。對審計過程中形成的錄音帶、錄像帶，證人證言及聽證會紀錄等音頻、視頻資料，可以通過數字採集卡把它轉化為計算機音視頻文件。這將更增加審計檔案的真實性和完整性，是傳統的紙質檔案所無法比擬的。

3.資料整理編輯

一是定製模版。模板是體現電子檔案內在體系、組織承載資料的平台。模版應當以上級業務機關規定的格式和內容為基準，並且根據電子檔案的特色和電子（包括經過數字化的）資料的需要來定製。模板格式以*.Htm為宜，製作工具是Microsoft公司的Frontpage編輯軟體。電子檔案的模板，首先，要按照審計署頒布的《審計機關審計檔案工作準則》對檔案內容和卷內順序的規定製定；其次，科學合理地組織相關資料；第三，界面和操作使用的設計均要體現友好性。

根據上述要求，模板製作時首先要按三大類審計文書劃分三個單元。並根據電子資料的文件屬性構建以審計報告為中心的審計項目文檔體系，把審計工作報告、審計小組報告、審計決定書、審計意見書、審計方案、審計通知書等文檔串接起來；在適當部位插入圖片縮略圖模塊，把匯總工作底稿、分項目工作底稿、原始工作底稿、取證清單、送達回證、雙向承諾書、證詞、上級領導指導項目的場景、重要的工作和物證現場、聽證會記錄等圖片資料串接起來；在適當部位插入鏈接，把證言、聽證會錄音錄像等音視頻資料、計算機輔助審計的原始數據、分析利用原始數據時產生的計算機文檔表格等歸集起來。在模板中，適當運用“書籤”工具設計好跳轉回接，運用“背景色”、“字體色”等工具，可以格式化、美化檔案頁面，增加電子檔案操作應用的友好性。但要注意“字體”不能隨意設置，原因首先是字體花里胡哨會影響電子檔案的嚴肅性和規範性，其次是由於在最終顯示時字體是由用於瀏覽的計算機所決定的。

二是整理鏈接資料。

考慮到電子文件在電子檔案中顯現的規範和快捷，Microsoft Word所形成的文檔*.Doc和Microsoft Excel所形成的表格*.Xls需要轉換成網頁*.Htm格式。轉換直接應用Word或 Excel中的“文件--另存為HTML”命令，而後在Microsoft Frontpage中進一步編輯。電子檔案編輯的最後一步，是將網頁、圖像等資料與模板掛接起來。對於一般性網頁，只需要做好鏈接即可；至於圖片資料，則需要製成縮略圖，瀏覽器軟體將自動把縮略圖與源圖片鏈接起來。

4.刻錄光碟

經過以上步驟，電子檔案基本完成。但是，製作電子檔案的目的是為了便於向上級審計機關報送和檔案永久保存，必須要有合適的載體來存儲。CD-R光碟標準存儲空間為650M，可以讀取萬次以上，保存期長達百年，價廉物美、經久耐用、便於攜帶，最適合作為存儲電子檔案的載體。當然，為了保證刻錄的性能和速度，降低刻錄失敗的風險，計算機軟硬體配置應當儘可能高。

光碟刻錄過程需要注意三點：一是網頁、音頻、視頻和其他格式的文件混合刻錄，由於音、視頻文件的發聲要求刻錄音軌，所以在確定光碟格式時不要選擇“資料光碟”格式而應當選擇“音樂光碟”格式。二是如果檔案中沒有音、視頻資料，不需要音軌的，可以直接在Windows資源管理器中用“複製”、“粘貼”的方式刻錄，刻錄音軌在Easy CD Creator的“音樂光碟配置”中進行，操作方法與“資源管理器”類似。三是為了確保成功率，刻錄光碟時不要進行其他的計算機操作，並從內存中卸載防火牆、自動運行伺服器等不需要的軟體，盡量減少對系統資源的佔用。有條件的可以安裝雙操作系統，利用一個乾淨利落的系統專門進行光碟刻錄。