會展物流管理

區別於其他行業的物流的“單一輸出模式”，會展物流的特點是“多元化輸出模式”，即發生在短期內、同時與多個參展企業發生關聯的物資流通活動。會展物流的特徵可以概括如下。

1)物流過程複雜

由於參展商數量眾多，展品種類不一，各參展商的展品物流不統一，因此會展期間的物流組織與管理的複雜性高。在明確了會展主題、功能與層次等方面的定位以及確定了參展商名單后，會展主辦方就要儘快與參展企業取得聯繫，核定其參展產品的申報單，協助其進行相應的物流管理。因為會展物流過程的複雜性，所以在會展物流體系的規劃與運行過程中必須注意科學決策，根據需要對其進行優化調整。

2)對專業化水平要求高

對專業化水平要求高，是指會展的物流服務必須保證將與參展活動相關的物品以安全、快捷、準確的方式運送到會展舉辦場所。安全是指物品不能丟失，而且在運輸過程中其外觀與內在品質不能受到損壞。除了安全以外，物品必須在確保運送質量並且滿足經濟原則的前提下，被適時地送到準確的地點，以便在展會正式開始之前有足夠的時間完成展位的設計與布置。因為通常參展時間具有嚴格的限制，運輸遲滯、供貨不及時，會給會展活動造成重大的損失。此外，在發貨、運貨、提貨等各項業務中，必須保證貨單相符，在運送過程中不得發生錯亂、丟失等事故。

3)信息化管理要求高

會展物流的信息化包括對展品代碼和資料庫的建立、運輸網路合理化、銷售網路合理化、物流中心管理電子化、電子商務和物品條形碼技術的應用等。因為，會展的物流過程複雜而且對安全、迅速和準確性的要求高，所以對信息化管理水平要求較高。為了加強物流的信息化管理，會展主辦方同各參展企業的有關人員必須不斷對各種物流信息進行實時監控，並根據反饋信息及時調整物流過程中的具體行動措施。在構建會展物流體系中，還應注意藉助先進的信息技術手段，形成完備的信息網路，從而提高效率。

4)特殊的逆向物流特徵

通常的物流一般都是單向的，即物體從供給方向需求方的轉移。一般的逆向物流更多的是針對“返回”供應鏈渠道中的產品或者材料而定義的，所以逆向物流主要是指處理損壞、不符合顧客要求的退回商品、季節性庫存、殘值處理、產品召回等，同時還包括廢物回收、危險材料的處理、過期設備的處理和資產的回收。區別於一般的逆向物流，會展的逆向物流是指參展物品在會展活動結束后重新由會展舉辦方返回參展商的流動。可見，會展的物流既包括參展物品由參展商向會展舉辦場所的流動，也包括在展會結束后再由會展舉辦場所返回參展商處的流動。因為有別於一般的逆向物流，所以會展的物流具有特殊的逆向物流特徵。需要注意的是，參展物品返回參展商的物流過程和參展品流向會展活動舉辦場所的過程基本相同，其程序一樣複雜。

會展物流管理的目標是以最少的成本和最便捷的方式解決展品在倉儲、包裝、裝卸、搬運、國內運輸，以及國際運輸和進出口報關等從參展商到會展場所的各項問題，從而為會展活動的舉辦者和參與者提供更好的服務和效益。

從管理層次上講，會展物流的戰略管理是就會展企業物流的發展目標、戰略定位、服務水平和內容等問題作出整體規劃。會展物流的系統設計與運營管理是在確定相應戰略后，對物流系統、物流網路和物流設施加以設計和規劃，確定物流運作方式和程序，並且對整個會展物流系統的運營進行實時監控和調整。而會展物流的作業管理的主要內容是在物流系統框架內，根據業務需求，制訂物流作業計劃，並且按照計劃要求對物流作業活動進行現場監督和指導，並對物流作業的質量進行監控。

從具體業務上講，會展物流管理的內容包括對會展物流活動諸功能要素的管理、對會展物流系統諸要素的管理以及對會展物流活動中具體職能的管理。會展物流活動的功能要素主要包括運輸、倉儲保管、配送、包裝、裝卸搬運、流通加工和信息處理等7個方面。會展物流系統諸要素主要包括人、財、物、設備設施、規章制度等內容。而會展物流活動中具體職能主要包括計劃、質量、技術、服務、客戶、營銷等。

會展物流管理的目標是為了實現會展物品在流動過程中的效益，即時間效應和空間效應。為了實現這一特定的目標，需要協調各方資源、綜合多方信息，以較低的成本和最有效的方式，在適當的時間將會展物品運送至指定的地點。會展物流管理中的質量管理、時間管理、運輸管理、倉儲管理以及信息管理正是為了實現會展物流管理的目標。

1．質量管理

會展物流質量包括會展物流對象質量、會展物流服務質量和會展物流工程質量：會展物流是為會展這一特殊的市場凝聚體服務的，而且會堤活動的開展具有期限的短暫性和展期的固定性等特點，這就要求會展物品必須在嚴格的時間和空間要求下，通過高質量的物流作業來完成其時空的轉移：會展物流質量管理必須滿足參展商的要求，保證按參展商的要求將其聽需的展出商品送達展出地點。會展物流質量管理的目的就是用最經濟的辦法向會展企業客戶提供滿足其要求的高質量物流服務。會展物流質量管理必須強調“預防為主”，明確事前管理的重要性，即在上一道物流過程就要為下一道物流過程著想，預先防止可能會出現的問題，對流通對象的包裝，裝卸搬運、儲存、運輸、配送、流通加工等若於過程進行全過程的質量管理。

2．成本管理

物流成本是指產品在空間位移過程中聽耗費的各種勞動和物化勞動的貨幣表現，它是產品在實物動力過程中，如包裝、裝卸、運輸、儲存、流通加工等各個活動中所支出的人力、財力和物力的總和，加強會展物流費用的管理對降低會展物流成本、提高會展物流活動的經濟效益具有非常重要的意義：會展物流成本管理主要包含以下內容：會展物流成本預測和計劃；會展物流成本計算；會展物流成本控制；會展物流成本分析；會展物流成本信息反饋；會展物流成本決策。

3．運輸管理

所有物流活動的開展部離不開物品實體的流動，運輸則是實現這一空間轉移的主要環節。會展物品運輸管理的主要目標就是在限定的時間內，科學組合各種運輸方式，將會展物品從供給地運送到指定的地點。運輸過程也是物流過程作為“第三方利潤源”的主要實現途徑，運輸成本的控制對降低整個物流系統的成本有著至關重要的作用。

4．倉儲管理

倉儲源於倉庫的儲存保管功能，但倉儲早己突破了其原始意義，倉庫也不僅具有儲存保管的功能，反之，這種功能也不一定由倉庫來完成。在會展物流過程中，雖然沒有生產企業產品物流的大批量、多批次的倉儲作業，但是，在會展期間倉儲的合理安排，也對會展活動的順利進行和快速反應產生重大的影響。因此，會展物流倉儲管理的目標主要就是通過會展物品在會展中心或附近的庫存場所的倉儲管理，實現會展的供求調節和配送加工等功能。

5．信息管理

從一般狹義的定義來講，物流信息是指物流作業過程中的信息總和，與運輸、倉儲等各個環節有著密切的聯繫，起著神經系統的作用。廣義的物流信息不僅指與物流活動相關的信息，還包括間接聯繫的其他流通活動的信息，譬如市場信息、商品交易信息等。在會展活動中，信息具有量大、變化快、關係複雜等特點，所以會展物流信息管理的主要目標是為會展活動提供迅速、準確、及時、全面的物流信息，以便進行科學的決策。

在會展產業鏈中，物流是一個重要的組成部分。會展業的飛速發展，急需物流運輸業的強力支持和保障，也促進了物流運輸業的發展和經濟增長。在為物流企業提供發展契機的同時，對物流企業的規模、信譽、服務、質量、效率、效益等方面提出了更高的要求，勢必對物流企業形成優勝劣汰的局面。

會展物流的基本任務，就是安全、快捷、準確、低耗地組織會展活動所需的物資和參展企業的展銷產品，完成其由供貨地點向會展現場的空間轉移以及由會展現場向購買者的過渡，以滿足會展活動的需求。

1．安全

主要是指在物流過程中的貨品安全。一般而言，會展活動所需的設備物品由組織者採購，而參展企業展銷產品的運輸則在參展企業自行負責。承運人員在運送過程中要保證物品不發生霉爛、破損、腐敗、水漬等損害物資原有使用價值的事故，避免因此而造成的供貨質量不合格而導致的會展準備的中斷。

2．快捷

在確保運送質量、符合經濟合算原則的前提下，要以最快的速度完成會展物資從供貨地點到會展現場甚至購物者的空間轉移，切忌物資運輸遲滯，供貨不及時，給會展活動造成不必要的損失。

3．準確

會展物流的準確性要求很高，在發貨、運貨、提貨等各項業務中，要保證貨單相符，在物資運送過程中不發生錯、亂、丟、差等責任事故，力求準確地完成物資的運輸流通任務。

4．低耗

經濟性是物流運作的一個普遍原則，會展物流的低耗是指對物資運送所選擇的運輸路線、運輸工具、運輸方式等進行綜合評價，繼而選擇最節省人力、財力和物力的組合，以最大限度地降低物流成本。

1．展品包裝與裝箱

在會展物流管理體系中，展品的包裝與裝箱是瑣碎而重要的工作，是保證整個展品運輸順利的第一步。

展品的包裝與裝箱有許多環節，具體包括：

(1)給展品包裝分類。在這個環節中，要針對不同的工作要求對展品進行分類包裝。用於銷售的包裝，又稱小包裝，要注意兩點：一是保護功能，主要指運輸過程中對產品的保護；二是藝術功能，放在櫃檯上吸引顧客。用於運輸的包裝，又稱大包裝，多是木箱或紙箱。運輸包裝應以結實、耐用為原則，還要注意包裝箱的尺寸，要能夠出入展場的門和電梯。此外，在展品的包裝與裝箱方面，對集裝箱或木套箱、包裝襯墊物等也有一定的要求。

(2)包裝箱標識。運輸包裝箱要按規定標識，標識的內容主要有：運輸標誌、箱號、尺寸或體積、重量，以及參展企業的名稱、展館號、展台號等。對於易碎物品要打上國際通用的易碎的標誌——玻璃杯，作特別標記。

(3)裝箱單和展品清冊。展品運輸的特點之一就是雜，任何一個環節疏忽，都可能造成麻煩和混亂，要防止漏裝、錯裝、裝箱不符的情況。裝箱后，須製作裝箱單和展品清冊，以確保準確無誤。

2．運輸代理與保險

國際展覽運輸協會對現場運輸代理的業務標準有明確的規定，規定主要體現在聯絡、海關手續及搬運操作三個方面。

(1)聯絡。聯絡的第一要求是語言。國際展覽運輸協會現場運輸代理成員必須會說流利的英語、德語、法語及展覽會舉辦國或地區的主要語言。協會要求現場運輸代理能夠與客戶的大部分人員進行交談。現場運輸代理必須在展覽會場設立全套的辦公設施，提供詳細、有效的郵政地址，參展企業要在展覽會前後把運輸單證文件(提單、海關文件等)直接寄給現場代理。

(2)海關手續。現場工作最重要的是辦理海關手續。根據海關規定，現場代理可能還需擔保或交保證金。海關對進出口手續都有一定的要求，辦理人員必須在規定的時間期限內提供參展企業的全套、準確文件，事先通知並準確地表述和申報。

(3)搬運操作。協會代理必須熟悉現場，並在展覽施工和拆除期間能隨時使用合適設備和有經驗的搬運工。現場代理有責任事先預計到非常規、大尺寸的物品的運輸裝卸問題，並應當準備好特殊設備。

現場搬運操作的成功完全在於現場代理，現場代理必須事先協調好所有參展企業的搬運要求，並提前將相應的安排通知組織者和所有參展企業。這樣就能避免參展企業提出計劃工作之外的搬運要求，或提出臨時遇到的問題。

(4)保險。為確保展品安全準時到達，除了與運輸代理公司簽署責任合同外，還應與保險公司簽署保險合同。

展覽涉及的險別比一般人想象的多，包括展覽會取消險、展會推遲險、僱工責任險、運輸險、戰爭險、火險、盜竊險、破損險、人身傷害險、公眾責任險、人身事故險、個人財產丟失險、醫療保險等。參展企業可根據規定和需要選擇險別投保。

保險最重要的是單證和保險單，其他可能使用的單證有受損報告書等。

3．展品運輸

展品運輸大致可分為三個階段：運輸籌劃、去程運輸和回程運輸。每一個階段在實際操作上都有一些特殊的要求，具體包括：

(1)運輸籌劃。運輸籌劃的主要內容有：物流調研、線路與方式、日程、費用，以及集體運輸和單獨運輸等問題。

物流調研的主要內容包括：運輸公司、報關代理、交通航運條件，可能的運輸線路和方式，發運地和目的地，車船運輸設施，港口設備和效率、安全狀況，運輸周期和班輪、班車、航班時間及費用標準，發運地和展出地對展品和道具的單證和手續要求規定等。調研是運輸籌劃的基礎和依據。運輸線路與運輸方式有著密切的關係。運輸路線最簡單的是門到門運輸，即卡車直接開到參展企業所在地裝貨，然後直接開到展場卸貨的運輸方式。國際運輸最常使用的路線可以分三段：第一段，從參展企業所在地將展品陸運到港口；第二段，從港口將展品海運到展覽會所在國的港口；第三段，從港口陸運到展覽會所在地。運輸方式主要有水運(包括海運和內陸水運)、空運、陸運(包括火車運輸、汽車運輸等)、郵遞、快遞、自帶等。在運輸日程的安排上要及早籌劃，做到及時準確到位。通常將費用分為展品費用和運輸費用，具體詳見表。

為了避免運輸公司亂收費，可以要求幾家公司報價，從數家報價公司中選擇一家。降低運輸費用還有諸如盡量使用正常的運輸方式，用定期班輪，避免使用加急運輸方式等，這都是在運輸籌劃時要考慮到的。

集體出展通常由組織者統一運輸，不安排集體運輸時則需要各參展企業自行安排、單獨運輸。

(2)去程運輸。是指展品自參展企業所在地至展台之間的運輸，一個比較完整的集體安排的去程運輸過程可以大致分為展品集中、裝車、長途運輸、交接、接運、掏箱和開箱。

(3)回程運輸。是指將展品自展台運回至參展企業所在地的運輸，簡稱“回運”。但對統一安排運輸的集體展出組織而言，將展品自展台運至原展品集中地的運輸稱作“回運”，然後將展品自展品集中地分別運回至參展者所在地的運輸稱作“分運”，還有一種情況是將展品運至下一個展覽地，傳統上稱作“調運”。

不論是去程還是回程運輸，都可能出現未運到、途中損壞、丟失等情況，因而，展品運輸是一項需要重視並認真做好的工作。

按照會展物流管理進行的順序可以將會展物流的過程分為三個階段，即展前規劃階段、物流管理具體實施階段和展后評價階段。

1)展前規劃階段

展前物流規劃階段的管理對實現會展物流的具體目標、保證物流管理的具體實施至關重要。展前的物流規劃可以分為三個步驟。首先，要確定所要達到的目標，以及為實現這個目標所進行的各項工作的先後次序。其次，要分析研究在會展物流目標實現的過程中，可能發生的各種影響，尤其是不利因素，並確定對這些不利因素的對策。最後，要提出貫徹和指導實現物流目標的人力、物力、財力的具體措施。

2)具體實施階段

會展物流計劃確定以後，要把物流計劃付諸實施。因此，這個階段在會展物流各階段的管理中有突出地位。會展物流的實施管理就是對正在進行的各項物流活動進行管理，包括對會展物流活動的組織和指揮，對會展物流活動的監督和檢查，以及對會展物流活動的調節等活動。

3)展后評價階段

展后物流的評價是對會展物流實施后的結果與原計劃的物流目標進行對照、分析過程，可分為專門性評價和綜合性評價。專門性評價是對會展物流活動中某一方面或具體活動作出的分析，如倉儲中的貨物吞吐數量完成情況、運輸中的噸公里完成情況等。而綜合性評價是對某一管理部門或機構物流管理水平的全面分析，如倉庫的全員勞動生產率、運輸部門的運輸成本等。

我國的會展物流管理髮展時間不長，管理水平較低。鑒於會展組織者的理念與水平或者會展的規模與性質等因素的限制，傳統的會展物流管理模式依然在國內被廣泛使用。傳統的會展物流管理模式具有兩個主要的弱點：成本較高，服務水平較低；信息不暢，反應滯后。成本較高，服務水平較低表現在各參展商的展品物流需要自己尋找其物流服務商以完成展品從參展商處至展覽場館的運輸、儲存、保管、裝卸等作業，以及展覽結束后的回運等工作。因為單一的參展商展品物流量較少，難以爭取到較好的價格，單位物流成本較高，參展商也難以獲得全面有效的服務。而信息不暢，反應滯後主要表現在缺乏有效的物流信息管理系統，無法實現會展主辦方、參展商、展館方、物流服務商及時的信息共享，因此整個物流系統反應滯后。此外，鑒於各參展商都有自己的物流供應商，整個會展活動信息的流動發生在眾多的物流供應商、展覽主辦方、場館方之間，線路繁雜，溝通過程中經常會出現信息流通受阻現象，從而導致展品在場館外滯留，並影響搭建、布置展台的時間。

針對傳統會展物流管理模式的問題，現代會展物流管理模式可以通過指定會展唯一的高水平物流供應商，來降低服務成本、保證服務質量。此外，現代物流管理模式還強調加強會展舉辦方、參展商和物流服務商之間的信息溝通和合作。這就要求參展商需要將展品的種類、數量、起運時間、需要辦理的手續、展位布置時間等信息及時與物流服務商進行溝通。而物流服務商收集到所有參展商的物流信息后，需要根據各參展商的不同要求，兼顧安全、快捷、經濟等原則，與各參展商共同制訂最佳的物流方案。

與傳統的會展物流管理模式相比，現代會展物流管理模式具有物流供應鏈成本較低、服務水平高及信息交流通暢等特點。因為會展舉辦方指定唯一的物流服務商，完成整個會展的物流活動，所以可以通過規模效應，大大降低會展的物流成本。而所指定的物流服務商一般規模較大、網路分佈廣、具有豐富的經驗和很高的服務水平，能夠高效、順利地完成所有會展的物流活動。此外，由於指定了唯一的物流服務商，物流信息交流主要在參展商與物流商之間直接進行，縮短了信息渠道的長度。專業性的物流服務商熟悉物流各環節，在收集到所有參展商的展品物流信息后，可以統籌安排，協調一致，使各參展商的展品進場、布置等按順序交錯進行，從而避免展品滯留、等待、擁擠等現象的發生，提高工作效率。

儘管隨著物流理念的發展和物流信息技術的進步，越來越多的會展企業開始沿用現代會展物流管理模式；但是我國的會展物流管理現在還處在初級階段，其特徵是傳統的會展物流管理模式和現代物流管理模式並存，且在一定時期內仍將以傳統的會展物流管理模式為主導。

1．制定相應的會展物流政策

對於跨國境的會展物資流通，應堅持國家有關政府行政部門主導，並通過各種有效手段進行組織、引導、協調、管理，可採取以下具體的政策措施：在某些口岸會展舉辦城市，允許國外參展人員實行口岸簽證(即落地簽證)，或允許過境參展企業的工作人員在一定期限內實行免予簽證制，或對特定國家和地區參展人員在一定期限內實行一次簽證，多次出入境；公安、邊防、海關等部門簡化會展物資的證照辦理手續，實行一站聯檢制，創造快捷、便利的驗放條件，為會展物資的出入境創造優良環境；在新開闢的國際機場，在一定時期內對特定的外國航空公司允許不對等飛行，以增大會展物資運送的靈活性和自由度。對於國內各省市之間的會展物資流通，則需在政策上由地方政府主導，廣泛進行區域合作，形成穩定、高效、成熟的區際物流網路。

2．規劃組織化的物流渠道

組織化渠道是人們按照渠道形成機制加以系統組織所形成的渠道系統，在該系統中，傳統渠道內部關係再造，渠道成員之間通過不同程度的一體化合作而形成穩定的業務關係。這種組織化渠道是適應大市場、大流通的要求而產生的。

會展活動的組織化物流渠道主要有兩種類型：公司系統與計劃系統。公司系統是指由一家公司控制物流渠道的若干層次甚至整條渠道而形成的渠道系統，在會展物流過程中，扮演這一角色的是專業化物流中介公司，這些公司一般規模較大，兼容了物流過程中必然涉及的各個領域的業務服務，使物流過程中的社會分工轉為同一企業集團內部的分工，大大減少了矛盾衝突，增強了協調性。在實際操作時，這些公司是經參展企業和會展組織者的考察，通過競標方式選擇出來的，各方以契約關係為基礎，經過長期的合作則形成一條較為固定的組織化渠道。計劃系統與公司系統並不是在相同層面的並列關係，就會展物流而言，它是一種以會展展覽計劃為核心，按會展物資的流通方向、預設線路而緊密銜接所形成的渠道系統，計劃系統對物流渠道的長短、寬窄等指標都有一定的規定，這些指標的額定數值是在長期的物流運作實踐中總結出來的。

因此，規劃好組織化的物流渠道，選取最佳的專業中介物流公司作為合作夥伴，並制定好物流計劃是構建現代化會展物流體系的重要一環。

3．完善會展物流的配套設施

標準化是現代化的一個顯著標志，尤其是中國“入世”以後，各行各業、各方各面都要做到與國際接軌，在會展活動物流的組織與管理方面也是一樣，不僅要在物流運轉流程、操作方式等“軟體”上實現標準化服務，還要在物流配套設施設備等“硬體”的建設方面向國際先進水準看齊。

會展場館和會展倉儲配送中心的建造都應充分考慮到物流因素。具體來說，會展場館是會展活動的主會場，其物資通道的口徑與場館空間及面積要符合科學的比例，場館應配備合理大小的停車場和臨時倉庫；會展倉儲配送中心是集中儲存和管理參展企業展銷產品的場所，內部格局的設置要按照“快捷、便利”的原則進行動態設計，也就是說，隨時可以根據會展主題的不同，依據差異性展銷產品的特點更新，同時，倉儲中心還需配置計算機網路監控室，運用微機開展數據化管理。

4．運用多元化的物流手段

交通運輸條件的改善和運輸工具的進步將在很大程度上縮短時空距離，擴展物資的空間流通領域。在我國，目前廣泛用於物資運輸的運輸工具主要有貨物列車、汽車、船舶、飛機以及民問運輸工具等，這些工具有機地組合在一起，形成了多元化的會展物流手段。

貨物列車和船舶通常用來運送體積大、噸位重的大型物品，適宜時間條件較為寬鬆的中遠程運輸；汽車則是近程小型物資運輸的最佳載運工具，隨著近幾年公路情況的巨大改觀和眾多物資運送對汽車自身靈活性優勢的日益需要，公路運輸在物資運輸中的比重將越來越大；飛機以其快速、安全的優勢在運輸業中發揮出重要的作用，由於會展展銷產品作為“樣本”，數量有限，且對時間條件有較高要求，飛機運輸這一物流手段得到眾多參展企業的青睞，在會展物流的過程中始終佔據著“龍頭老大”的地位；民問運輸工具包括三輪車、手推車、平板車等多種類型，在小批量短距離運輸時可適當採用這些工具，如當會展倉儲配送中心到會展現場的空間距離相對較短時，使用民間運輸工具既靈活、成本又低，十分划算。

5．專業人才培養與物流技術創新

人才是發展的基石，創新是發展的動力。會展活動物流體系的發展水平與專業人才的培養和物流技術的創新息息相關，會展物流必須具備一定數量的專業技術人員，並且不斷引進全新的物流技術成果在會展物流實踐中加以應用。培養專業人才的路徑很多，可以吸收一部分從物資學校或高校物流管理專業畢業的技術操作與管理人員，將其推向會展物流組織管理工作的“前線”參與理論聯繫實踐，還可以定期從崗位上抽調部分有潛力的從業人員返回學校深造，接觸前沿的物流技術知識。物流技術主要指物資的運輸技術和倉儲技術，運輸技術的進步有利於物資“位移傳送”的“更快、更准、更安全”，先進的倉儲技術則提高了儲存物品的養護能力，物流技術的創新是時代的要求，也是提高物流效率最直接、效果最好的方式。