管理信息系統

管理信息系統（Management Information Systems簡稱MIS）、是一個不斷發展的新型學科，MIS的定義隨著 計算機技術和通訊技術的進步也在不斷更新，在現階段普遍認為管理信息系統MIS、是由人和計算機設備或其他信息處理手段、組成並用於管理信息的系統。

管理信息由信息的採集、信息的傳遞、信息的儲存、信息的加工、信息的維護和信息的使用六個方面組成。完善的管理信息系統MIS具有以下四個標準：確定的信息需求、信息的可採集與可加工、可以通過程序為管理人員提供信息、可以對信息進行管理。具有統一規劃的資料庫是MIS成熟的重要標誌，它象徵著管理信息系統MIS是軟體工程的產物.、管理信息系統MIS是一個交叉性綜合性學科，組成部分有：計算機學科（網路通訊、資料庫、計算機語言等）.、數學（統計學、運籌學、線性規劃等）、管理學、模擬等多學科。信息是管理上的一項極為重要的資源，管理工作的成敗取決於能否做出有效的決策，而決策的正確程度則在很大程度上取決於信息的質量。所以能否有效的管理信息成為企業的首要問題，管理信息系統在強調管理、強調信息的現代社會中越來越得到普及。

20世紀，隨著全球經濟的蓬勃發展，眾多經濟學家紛紛提出了新的管理理論。20世紀50年代，西蒙提出管理依賴於信息和決策的思想。同時期的維納發表了控制論，他認為管理是一個過程。1958年，蓋爾寫到：“管理將以較低的成本得到及時準確的信息，做到較好的控制。”這個時期，計算機開始用於會計工作，出現數據處理一詞。

1970年，Walter T.Kennevan給剛剛出現的管理信息系統一詞下了一個定義：“以口頭或書面的形式，在合適的時間向經理、職員以及外界人員提供過去的、現在的、預測未來的有關企業內部及其環境的信息，以幫助他們進行決策。”在這個定義里強調了用信息支持決策，但並沒有強調應用模型，沒有提到計算機的應用。

1985年，管理信息系統的創始人，明尼蘇達大學的管理學教授Gordon B.Davis給了管理信息系統一個較完整的定義，即“管理信息系統是一個利用計算機軟硬體資源，手工作業，分析、計劃、控制和決策模型以及資料庫人－機系統。它能提供信息支持企業或組織的運行管理和決策功能。”這個定義全面地說明了管理信息系統的目標、功能和組成，而且反映了管理信息系統在當時達到的水平。

1. 管理信息是重要的資源

對企業來說，人、物資、能源、資金、信息是5大重要資源。人、物資、能源、資金這些都是可見的有形資源，而信息是一種無形的資源。以前人們比較看重有形的資源，進入信息社會和知識經濟時代以後，信息資源就顯得日益重要。因為信息資源決定了如何更有效地利用物資資源。信息資源是人類與自然的鬥爭中得出的知識結晶，掌握了信息資源，就可以更好地利用有形資源，使有形資源發揮更好的效益。

2. 管理信息是決策的基礎

決策是通過對客觀情況、對客觀外部情況、對企業外部情況、對企業內部情況的了解才能做出正確的判斷和決策。所以，決策和信息有著非常密切的聯繫。過去一些憑經驗或者拍腦袋的那種決策經常會造成決策的失誤，越來越明確信息是決策性基礎。

3. 管理信息是實施管理控制的依據

在管理控制中，以信息來控制整個的生產過程、服務過程的運作，也靠信息的反饋來不斷地修正已有的計劃，依靠信息來實施管理控制。有很多事情不能很好地控制，其根源是沒有很好地掌握全面的信息。

4.管理信息是聯繫組織內外的紐帶

企業跟外界的聯繫，企業內部各職能部門之間的聯繫也是通過信息互相溝通的。因此要溝通各部門的聯繫，使整個企業能夠協調地工作就要依靠信息。所以，它是組織內外溝通的一個紐帶，沒有信息就不可能很好地溝通內外的聯繫和步調一致地協同工作。

1．數據處理功能

2．計劃功能

根據現存條件和約束條件，提供各職能部門的計劃。如生產計劃、財務計劃、採購計劃等。並按照不同的管理層次提供相應的計劃報告。

3．控制功能

根據各職能部門提供的數據，對計劃執行情況進行監督、檢查、比較執行與計劃的差異、分析差異及產生差異的原因，輔助管理人員及時加以控制。

4．預測功能

運用現代數學方法、統計方法或模擬方法，根據現有數據預測未來。

5. 輔助決策功能

採用相應的數學模型，從大量數據中推導出有關問題的最優解和滿意解，輔助管理人員進行決策。以期合理利用資源，獲取較大的經濟效益。

1. 基於組織職能進行劃分

MIS 按組織職能可以劃分為辦公系統、決策系統、生產系統和信息系統。

2. 基於信息處理層次進行劃分

MIS基於信息處理層次進行劃分為面向數量的執行系統、面向價值的核算系統、報告監控系統，分析信息系統、規劃決策系統，自底向上形成信息金字塔。

3. 基於歷史發展進行劃分

第一代MIS 是由手工操作，使用工具是文件櫃、筆記本等。第二代MIS 增加了機械輔助辦公設備，如打字機、收款機、自動記賬機等。第三代MIS 使用計算機、電傳、電話、印表機等電子設備。

4. 基於規模進行劃分

隨著電信技術和計算機技術的飛速發展，現代MIS 從地域上劃分已逐漸由局域範圍走向廣域範圍。

5. MIS的綜合結構

MIS可以劃分為橫向綜合結構和縱向綜合結構，橫向綜合結構指同一管理層次各種職能部門的綜合，如勞資、人事部門。縱向綜合結構指具有某種職能的各管理層的業務組織在一起，如上下級的對口部門。

大量的研究與實踐表明，管理信息系統在我國應用的成敗並不單單取決於技術、資金、網際網路系統、應用軟體、軟體實施等硬環境，還取決於企業的管理基礎、文化底蘊等軟環境，而且這些軟環境往往起著更重要的作用。管理信息系統是一個人機管理系統，管理信息系統只有在信息流通順暢、管理規範的企業中才能更好地發揮作用。

1.規範化的管理體制。

從目前國內一些企事業單位的情況來看，通過組織內部的機制改革，明確組織管理的模式，做到管理工作程序化、管理業務標準化、報表文件統一化和數據資料完整化與代碼化是成功應用管理信息系統的關鍵。企業的管理信息系統必須具有市場信息管理、財務管理、原材料供應與庫存管理、成本核算管理、生產計劃管理、產品質量管理、人事與勞資管理、生產與管理流程管理等功能，而且所有功能都應該與總體目標相一致，否則很難建立起一套切合企業實際、能夠真正促使企業實現現代化管理的高效管理信息系統。

2.具備實施戰略管理的基礎或條件。

管理信息系統的建立、運行和發展與組織的目標和戰略規劃是分不開的。組織的目標和戰略規劃決定了管理信息系統的功能和實現這些功能的途徑。管理信息系統的戰略規劃是關於管理信息系統的長遠發展計劃，是企業戰略規劃的一個重要組成部分。這不僅由於管理信息系統的建設是一項耗資巨大、歷時長遠、技術複雜的工程，更因為信息已成為企業的生命動脈，管理信息系統的建設直接關係著企業能否持久創造價值，能否最終實現企業管理目標。一個有效的戰略規劃有助於在管理信息系統和用戶之間建立起良好介面，可以合理分配和使用信息資源，從而優化資源配置，提高生產效率。一個好的戰略規劃有助於制定出有效的激勵機制，從而激勵員工更加努力地工作，同時還可以促進企業改革的不斷深化，激發員工的創新熱情。而這些正是建立管理信息系統的必要條件。離開良好的戰略　管理環境，管理信息系統的實施即使可以取得成功，也不可能長久。

3.挖掘和培訓一批能夠熟練應用管理信息系統的人才。

一個項目能否得到成功實施，在很大程度上取決於其人才系統運行的狀況和人才存量對項目目標、組織任務的適應狀況。要在企業中成功實施信息化管理，就要求企業配備相應的技術與管理人才，可以通過兩個途徑來解決這個問題：挖掘其他企業的人才；培訓企業內部現有人才。

4.健全績效評價體系。

實施管理信息系統是一場管理革命，必須有與之配套的準則把改革成果鞏固下來。總體來說，健全的評價體系應該做到：有助於激勵員工最大限度地為企業創造價值；有助於企業將信息化與企業戰略有機結合起來；有助於對企業績效進行縱、橫向比較，從而找出差距，分析原因；有助於企業合理配置信息化建設資源。當然，這些目標的實現還取決於績效評價體系中的指標體系、配套的獎懲制度與監督制度等。企業是否具備建立管理信息系統所必需的績效評價體系，要結合企業現狀和同行業的相關數據進行分析，並且在實施過程中不斷進行檢驗。在推行管理信息化過程中一旦發現問題，就應當及時予以改進與完善。

系統規劃階段的任務是：在對原系統進行初步調查的基礎上提出開發新系統的要求，根據需要和可能，給出新系統的總體方案，並對這些方案進行可行性分析，產生系統開發計劃和可行性研究報告兩份文檔。

系統分析階段的任務是根據系統開發計劃所確定的範圍，對現行系統進行詳細調查，描述現行系統的業務流程，指出現行系統的局限性和不足之處，確定新系統的基本目標和邏輯模型，這個階段又稱為邏輯設計階段。

系統分析階段的工作成果體現在“系統分析說明書”中，這是系統建設的必備文件。它是提交給用戶的文檔，也是下一階段的工作依據，因此，系統分析說明書要通俗易懂，用戶通過它可以了解新系統的功能，判斷是否所需的系統。系統分析說明書一旦評審通過，就是系統設計的依據，也是系統最終驗收的依據。

系統分析階段回答了新系統“做什麼”的問題，而系統設計階段的任務就是回答“怎麼做”的問題，即根據系統分析說明書中規定的功能要求，考慮實際條件，具體設計實現邏輯模型的技術方案，也即設計新系統的物理模型。所以這個階段又稱為物理設計階段。它又分為總體設計和詳細設計兩個階段，產生的技術文檔是“系統設計說明書”。

系統實施階段的任務包括計算機等硬體設備的購置、安裝和調試，應用程序的編製和調試，人員培訓，數據文件轉換，系統調試與轉換等。系統實施是按實施計劃分階段完成的，每個階段應寫出“實施進度報告”。系統測試之後寫出“系統測試報告”。

系統投入運行后，需要經常進行維護，記錄系統運行情況，根據一定的程序對系統進行必要的修改，評價系統的工作質量和經濟效益。

例一

PHILIPS光源事業部要求各分銷商建立統一的綜合採購計劃，規範各分銷商的財務、業務信息系統，並且從各個層面考核分銷商的管理水平、經營業績，以保持總公司的經營業績和企業形象。

PHILIPS光源事業部使用了用友ERP/U8網路分銷系統，通過採用網際網路技術，從根本上解決了企業跨地域分銷 而帶來的異地業務協同和管理監控的難題。用友ERP/U8網路分銷系統是一個完全基於Web的資料庫應用程序（技術特點），不是一個簡單的頁面，而是可以處理複雜商業邏輯，強而有力的管理和強大的數據分析、挖掘能力的應用程序，而且具有傳統應用程序使用上的一切優點。

PHILIPS公司的分銷管理系統包括了總賬、應收應付、UFO表等財務系統模塊，又包括了採購管理、庫存管理、存貨核算和銷售管理等購銷存業務系統模塊。通過二次開發，分銷管理系統增加了報表系統作為基礎軟體的外掛模塊，該報表系統主要包括供應鏈管理模塊和應收款管理模塊。

PHILIPS分銷商管理信息系統的特點是財務業務協同管理，其重點是供應鏈管理和應收款管理。從PHILIPS分銷商管理信息系統數據流程可以看出，財務系統、購銷存系統以及報表系統三個系統實現了信息的共享和集成，企業實現了財務、業務的協同管理，企業管理和信息化建設融為一體，脫離了單一的財務軟體範疇，構建了一個管理型的信息系統。

例二

中國石化財務管理信息系統是為滿足其各層單位的財務核算與管理需求而建立的財務管理信息系統。該系統運行在各層單位財務核算部門，通過不同檔次的伺服器構架起總部與各煉油、化工分公司、子公司及生產廠的財務管理邏輯網；總部與各油田分公司、子公司及生產廠的財務管理邏輯網；總部與各省（市）、地、縣石油公司的財務管理邏輯網三條主幹網路，以實現符合國際會計準則的財務管理核算、科學決策和在線查詢、對帳體系。

中國石化財務管理信息系統採用客戶機/伺服器結構，伺服器主要處理網路用戶的請求並完成數據的處理統計，因此對伺服器可用性、可靠性上提出了極高的要求，以保證數據的完整性和系統連續運作的能力；要求伺服器具有強大的處理能力，以實現前端用戶的流暢訪問和本地數據的迅速統計處理；同時伺服器應具有一定的擴展能力，以便用戶能夠根據業務的增長方便地升級系統。

所以浪潮伺服器事業部根據用戶的需求，推薦中國石化採用NetLine720R伺服器搭建整個網路系統，浪潮有330多台NetLine720R伺服器入駐中國石油化工股份有限公司，為中石化信息化建設搭建起穩固的平台。整個系統運行穩定，為中國石化公司的財務管理和會計核算工作提供優良的計算平台，並為其高層決策提供了科學、準確、快捷的服務。

例三

企業簡介

1.1企業概況

申銀萬國證券股份有限公司是中國國內第一家股份制證券公司，由原上海申銀證券公司和原上海萬國證券公司於1996年7月16日合併組建而成。該公司的222家股東全部是國內著名的大中型企業，其中第一大股東單位是中國光大（集團）總公司。截止1999年底，該公司註冊資本為9.2億元, 凈資產達26.54億元，總資產為231.33億元, 擁有員工近3000名；主承銷A股172家, 佔全國A股上市公司總數的18%; 主承銷B股38家, 佔全國B股上市公司總數的35%; 連續四年被國際權威金融雜誌《歐洲貨幣》評為“中國最佳證券機構”，榮獲卓越獎；在1999年券商經營業績排名中，申銀萬國利潤總額、滬市A、B股交易總量名列全國券商第一。

1.2企業組織結構

申銀萬國證券股份有限公司在全國擁有下屬單位128家，股份公司下設北京和上海等十幾個總部，在每個總部下面又分設多個營業部。

1.4企業信息化建設狀況及其存在的問題

申銀萬國證券股份有限公司是我國較知名的證券公司之一，也是國內最早實行會計電算化的證券公司。公司在企業管理方面投入了大量的精力，早在1993年就開始試用財務系統，並於1996年在全公司推廣使用。當時使用的系統為用友賬務系統6.03DOS版，運行在NOVELL網上。該系統曾為申銀萬國公司的財務工作起了重要的作用，把財務人員從手工操作的繁重低效勞動中解放了出來。但是隨著公司業務的不斷拓展和規模的擴大，原有單機版分散化財務信息系統固有的缺陷給集團公司的管理帶來一系列問題，已經不能適應申銀萬國公司現代化管理的需要。

2.申銀萬國管理信息系統解決方案

2.1網路硬體環境解決方案 在原有網路環境基礎上，為使申銀萬國公司信息系統更好地發揮管理功能，新系統提出如下網路環境解決方案：

1、技術架構：應用系統採用三層架構，將應用伺服器與資料庫伺服器分離，其間通過高速乙太網連接。在客戶端只需安裝瀏覽器；主幹為100M快速乙太網，為大量數據傳遞、數據查詢提供足夠帶寬；總公司與各管理總部、各營業所採用64K帶寬的DDN專線，提供高性能、高保密性的點到點通信。

2、伺服器配置方案：總公司設置兩台中心伺服器，作為總部的中心數據伺服器、應用伺服器和WEB伺服器。中央伺服器採用高可靠性集群並配置磁碟陣列，採用磁帶機備份，充分保證數據的安全性及系統的穩定性。

3、財務信息系統備份方案：採用雙機熱備方式，保證在系統崩潰時能夠快速恢復。正常運行狀態下，一台主機為活動狀態，另一台主機為備份狀態。出現異常時，活動主機上的應用全部切換至備份主機。

4、客戶端配置：各管理總部、專業總部、分支營業部由若干客戶機組成，完成相應分支機構的財務處理業務，客戶機負責人機交互，完成數據的錄入、查詢等界面操作，通過DDN專線直接訪問總公司伺服器。

5、網路計算方案：分散式網路計算方案，採用面向對象的大型關係資料庫（ORACLE）。

6、平台方案：系統網路平台基於當前最先進的瀏覽器/伺服器應用模式，將傳統的運行在客戶端的應用軟體移植到伺服器端。客戶端不再需要應用程序，它們完全集中在伺服器端，大大簡化了實際應用！這意味著用戶完全可以通過瀏覽器來執行應用程序。使用戶可以低成本地使用網路，通過瀏覽器傳遞網上眾多的數據。適用於區域網、廣域網和INTERNET等各種網路環境。

2．3應用解決方案

作為面向大型、集團型證券公司整體化管理需要而建設的信息系統，申銀萬國管理信息系統從全局著眼，能夠實現整個集團的全面集中式管理，同時以集團總部為中心，實現數據、報表的迅速傳遞，為企業決策者提供及時的財務業務信息，真正實現財務預算的監控，防患於未然。

申銀萬國系統就是在充分考慮企業信息系統整體性和集成性的基礎上，採用一體化設計思路，徹底實現了數據的共享、交換和再應用。該系統的處理過程可以分為四個處理階段：證券業務管理、財務核算、管理會計、決策支持。

◆證券業務管理子系統是管理信息系統的基礎和前提，它能夠獲得交易數據、行情數據、資金動態數據，動態反映證券交易的成本和潛在的盈虧以及資金佔用情況，及時依據業務數據生成會計憑證，實現財務與業務一體化管理。

◆總賬子系統是財務核算與管理系統的核心模塊，它完成從憑證到賬簿的核算和管理，支持多幣種核算、跨單位查詢、跨年度查詢，實時動態地反映集團公司全體成員的財務狀況及經營成果。

◆項目管理子系統是管理會計的重要組成部分，其以項目為中心進行核算管理，提供多種條件的統計和查詢功能，可以滿足各種成本費用中心和利潤中心管理的要求。

◆財務分析和報表子系統提供的分析報表和數據，為領導進行科學、及時、合理的決策提供有效支持。

2．3．2安全機制

系統提供了理想的安全性保障功能。JAVA語言在安全性方面做了嚴格的限制，保證了瀏覽器（BROWSER）操作的安全。大型關係型資料庫均有著良好的安全性，並可與操作系統相結合。應用軟體提供了多層次的安全控制功能，包括用戶許可權管理（模塊許可權、功能許可權、科目許可權），操作日誌監控，數據的聯機備份與恢復等功能。保證系統的安全性，保證數據的安全性、正確性。用戶還可通過自設防火牆保證WEB伺服器的安全。

2．3．3 集成與介面

申銀萬國管理信息系統是在用友NC軟體基礎上結合證券行業及該企業管理特點做了部分專項開發的專用系統。該系統既充分利用了企業原有計算機資源，又易於滿足系統將來的擴展。在系統中能夠順利完成證券交易系統數據向證券業務管理系統的傳遞，證券業務數據以憑證形式向財務系統的傳遞，實現所有系統間的無縫連接。組件化結構和靈活配置功能使申銀萬國獲得真正量身定做的管理信息系統；ORACLE資料庫自身還提供與其他軟體連接的開放式介面，更增強了該系統的開放性。

3.管理升級評析

管理信息系統通過集中建賬、統一基礎科目設置、集中數據管理、遠程實時查賬等等手段，全面支持了申銀萬國公司的集中式集團管理模式。

4.項目管理專項評析

在實際業務中，有許多項目（如：資金合同、部門、對外投資、在建工程等）是作為成本費用中心或利潤中心來核算的，這些項目的核算量大且統計要求頻繁。如果使用傳統的科目核算方法，按項目開設賬頁，並在賬頁中按成本費用或收入科目設專欄進行明細核算，即所謂多欄賬，會導致科目數量成倍增加，造成科目體系龐大、錯賬率高、難以進行縱向橫向分析比較、統計核算匯總不便等許多弊端。採取這種科目結構，即使在計算機上也不會得到理想的管理效率和效果。

申銀萬國通過使用用友軟體中項目管理子系統，要求總公司及其所有所屬單位的財務在用友NC軟體中統一設置兩個項目大類，很好地解決了項目管理的問題，實現了以項目為中心進行核算管理的要求。同時，系統還提供多種條件的統計、查詢、自動生成報表的功能，以及計劃監督功能。

5.證券業務管理系統運用評析

在管理信息系統中，證券業務管理子系統是結合財政部要求將自營業務和受託業務分別管理的最新證券公司會計制度設計開發的專項正確業務核算和管理的系統。其證券自營業務管理系統覆蓋了當下證券公司自營業務的大多數業務，包括對自營證券、受託業務、自營B股、海外市場股票的核算和管理；能全面管理股票、債券、回購等業務，支持業務部門對業務數據的採集、統計和分析等。